PAGE市場(chǎng)監(jiān)管所檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)市場(chǎng)監(jiān)管所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在市場(chǎng)監(jiān)管工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本所實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于市場(chǎng)監(jiān)管所全體工作人員在履行職責(zé)過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：市場(chǎng)監(jiān)管所檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映市場(chǎng)監(jiān)管工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.分類(lèi)科學(xué)原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容特點(diǎn)等進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于管理和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案安全，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理本所各類(lèi)檔案，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門(mén)做好文件材料的收集、整理和歸檔工作，定期對(duì)各部門(mén)檔案管理情況進(jìn)行檢查和考核。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.開(kāi)展檔案編研工作，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為市場(chǎng)監(jiān)管工作提供參考依據(jù)。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向綜合檔案室移交。2.嚴(yán)格按照檔案管理要求，做好日常工作中文件材料的形成、積累和保管，確保文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確。3.積極配合綜合檔案室開(kāi)展檔案管理工作，及時(shí)提供所需檔案信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.綜合檔案室管理人員熱愛(ài)檔案工作，具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。認(rèn)真履行檔案管理各項(xiàng)職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案管理工作規(guī)范有序。負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、裝訂、編目、上架、保管等，保證檔案排列有序、存放安全。根據(jù)檔案利用需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料，做好檔案查閱、借閱登記和催還工作。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決，確保檔案賬實(shí)相符。做好檔案信息化管理工作，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲(chǔ)、維護(hù)和備份，保障檔案信息系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。參與檔案編研工作，對(duì)檔案信息進(jìn)行分析研究，編寫(xiě)檔案參考資料，為市場(chǎng)監(jiān)管工作提供服務(wù)。2.業(yè)務(wù)部門(mén)檔案管理人員負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集、整理和初步分類(lèi)工作，確保文件材料的完整性和準(zhǔn)確性。按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的文件材料移交綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的檔案信息支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與市場(chǎng)監(jiān)管工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本所形成的各類(lèi)文件材料，包括工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、執(zhí)法文書(shū)、案件卷宗、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.市場(chǎng)監(jiān)管工作中形成的各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、調(diào)研報(bào)告、宣傳資料等。4.本所工作人員在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的個(gè)人工作記錄、業(yè)務(wù)筆記等。5.其他與市場(chǎng)監(jiān)管工作有關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀或丟失。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)收集其定稿、修改稿、審核稿等不同版本，以便全面反映文件形成過(guò)程。4.電子文件應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并做好備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.按照檔案的形成年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)。2.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)文件題名、日期、文號(hào)、責(zé)任者等信息。3.按照分類(lèi)方案對(duì)文件材料進(jìn)行排列，同一類(lèi)別的文件按照時(shí)間順序或重要程度排列。4.將排列好的文件材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保裝訂牢固、整齊美觀。5.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，以便于查找和利用。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具及排列1.采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放安全、整齊有序。2.檔案應(yīng)按照類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行排列，便于查找和管理。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管：凡是反映本所主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本所、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種。凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)本所工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為定期保管。（四）檔案清查與核對(duì)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案賬實(shí)相符。2.清查核對(duì)內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)記錄并采取措施解決。3.對(duì)清查核對(duì)情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成清查報(bào)告，歸檔保存。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合市場(chǎng)監(jiān)管工作實(shí)際，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核后予以銷(xiāo)毀。3.對(duì)仍有一定保存價(jià)值，但已不具備繼續(xù)歸檔保存條件的檔案，可進(jìn)行縮微、數(shù)字化等處理后繼續(xù)保存。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷審查鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。2.填寫(xiě)檔案鑒定審批表，詳細(xì)注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、鑒定意見(jiàn)等內(nèi)容，經(jīng)所長(zhǎng)審批后生效。3.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，包括檔案題名、文號(hào)、日期保管期限等信息。（四）銷(xiāo)毀方法及監(jiān)督1.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等符合保密要求的方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案銷(xiāo)毀的憑證。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本所工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、其他單位因工作需要查閱本所相關(guān)檔案。3.司法機(jī)關(guān)、公民因法律規(guī)定需要查閱本所相關(guān)檔案。（二）利用方式1.查閱：本所工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱登記表，經(jīng)綜合檔案室管理人員同意后，在指定地點(diǎn)查閱。查閱檔案時(shí)不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所長(zhǎng)審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損，不得擅自復(fù)制檔案。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、單位、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等信息。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以便查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)檔案利用情況。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平,為市場(chǎng)監(jiān)管工作提供便捷的檔案信息支持。（二）數(shù)字化工作流程1.檔案掃描：按照檔案整理要求，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理：對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、拼接等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案目錄信息和圖像文件存儲(chǔ)到檔案信息管理系統(tǒng)中，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系，便于查詢(xún)和利用。4.掛接存儲(chǔ)：將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全可靠。（三）信息系統(tǒng)管理1.配備專(zhuān)業(yè)的檔案信息化管理人員，負(fù)責(zé)