PAGE監(jiān)獄疫情期間檔案收集制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)監(jiān)獄疫情期間檔案管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，有效服務(wù)疫情防控工作及監(jiān)獄各項(xiàng)業(yè)務(wù)開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于監(jiān)獄在疫情期間各類檔案資料的收集工作，包括但不限于疫情防控方案、應(yīng)急預(yù)案、人員信息、物資管理記錄、醫(yī)療救治檔案、獄情動態(tài)記錄等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)及檔案管理相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案收集工作合法合規(guī)。2.全面及時原則：全面收集疫情期間涉及監(jiān)獄工作的各類檔案資料，做到及時、準(zhǔn)確，不遺漏重要信息。3.真實(shí)有效原則：所收集的檔案資料必須真實(shí)反映疫情期間監(jiān)獄工作實(shí)際情況，確保其有效性和可查性。二、檔案收集職責(zé)分工（一）疫情防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)疫情期間檔案收集工作，明確各部門職責(zé)，審核重要檔案資料，確保檔案收集工作符合監(jiān)獄整體疫情防控策略。（二）檔案管理部門1.制定檔案收集計(jì)劃和具體工作流程，指導(dǎo)各部門開展檔案收集工作。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管各部門移交的檔案資料，建立健全檔案目錄和檢索體系。3.對檔案收集工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案收集質(zhì)量。（三）各業(yè)務(wù)部門1.按照檔案管理部門要求，負(fù)責(zé)本部門疫情期間檔案資料的收集、整理和初步審核。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料的及時、準(zhǔn)確提交。3.配合檔案管理部門做好檔案資料的交接和歸檔工作。三、檔案收集范圍及要求（一）疫情防控方案與預(yù)案1.收集范圍監(jiān)獄制定的各類疫情防控總體方案、專項(xiàng)工作方案，如封閉管理方案、人員排查方案等。針對不同疫情情況的應(yīng)急預(yù)案，包括應(yīng)急響應(yīng)流程、人員調(diào)配方案、物資保障預(yù)案等。2.要求方案和預(yù)案應(yīng)內(nèi)容完整，涵蓋疫情防控各環(huán)節(jié)工作要求和措施。明確責(zé)任主體和工作流程，具有可操作性。隨疫情形勢變化及時修訂更新，并留存修訂記錄。（二）人員信息檔案1.收集范圍監(jiān)獄全體工作人員（包括民警、職工、外協(xié)人員等）的基本信息，如姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、工作崗位等。人員健康狀況信息，包括每日體溫監(jiān)測記錄、核酸檢測結(jié)果、疫苗接種情況等。人員進(jìn)出監(jiān)獄記錄，如進(jìn)出時間、事由、審批情況等。2.要求信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，確保人員身份標(biāo)識清晰。健康狀況信息要每日更新，記錄完整，可追溯。人員進(jìn)出記錄應(yīng)詳細(xì)規(guī)范，有相應(yīng)審批手續(xù)和憑證。（三）物資管理檔案1.收集范圍疫情防控物資采購計(jì)劃、合同及采購憑證。物資出入庫記錄，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、出入庫時間、經(jīng)手人等。物資庫存盤點(diǎn)記錄，定期盤點(diǎn)物資數(shù)量、質(zhì)量狀況等。物資使用情況記錄，如發(fā)放對象、使用時間、用途等。2.要求物資采購相關(guān)資料應(yīng)齊全，符合采購程序。出入庫記錄應(yīng)及時、準(zhǔn)確，做到賬物相符。庫存盤點(diǎn)記錄應(yīng)真實(shí)反映物資實(shí)際情況，對盤盈盤虧情況有詳細(xì)說明和處理結(jié)果。（四）醫(yī)療救治檔案1.收集范圍監(jiān)獄內(nèi)部醫(yī)療救治工作記錄，包括患病人員信息、癥狀表現(xiàn)、診斷結(jié)果、治療方案及過程記錄等。與外部醫(yī)療機(jī)構(gòu)協(xié)作救治的相關(guān)資料，如轉(zhuǎn)診記錄、會診記錄、醫(yī)療費(fèi)用結(jié)算憑證等。疫情期間醫(yī)療物資使用記錄，如藥品、醫(yī)療器械的領(lǐng)用和消耗情況。2.要求醫(yī)療救治記錄應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確，體現(xiàn)醫(yī)療救治全過程。與外部協(xié)作資料應(yīng)完整，確保醫(yī)療救治工作可追溯。醫(yī)療物資使用記錄應(yīng)與物資管理檔案相銜接，做到數(shù)據(jù)一致。（五）獄情動態(tài)檔案1.收集范圍每日獄情分析報告，包括服刑人員思想動態(tài)、行為表現(xiàn)、違規(guī)違紀(jì)情況等。突發(fā)事件及處置記錄，如服刑人員突發(fā)疾病、群體矛盾沖突等事件的發(fā)生時間、地點(diǎn)、經(jīng)過、處置措施及結(jié)果等。輿情監(jiān)測記錄，關(guān)注社會輿論對監(jiān)獄疫情防控工作的反映，收集相關(guān)信息。2.要求獄情分析報告應(yīng)客觀、全面，有針對性地提出應(yīng)對措施。突發(fā)事件處置記錄應(yīng)詳細(xì)完整，體現(xiàn)應(yīng)急處置過程和效果。輿情監(jiān)測記錄應(yīng)及時準(zhǔn)確，對重要輿情有分析和應(yīng)對措施。四、檔案收集流程（一）收集準(zhǔn)備1.檔案管理部門根據(jù)疫情防控工作需要和檔案管理要求，制定檔案收集清單和詳細(xì)的工作指引，明確各部門應(yīng)收集的檔案資料范圍、格式要求、提交時間等。2.組織各部門檔案收集人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉檔案收集流程和要求，掌握檔案整理基本方法。（二）部門收集1.各業(yè)務(wù)部門按照檔案收集清單和工作指引，指定專人負(fù)責(zé)收集本部門疫情期間產(chǎn)生的各類檔案資料。2.收集人員對檔案資料進(jìn)行初步整理，確保資料齊全、完整，符合格式要求。3.對收集到的檔案資料進(jìn)行分類，編制本部門檔案資料目錄清單，并將目錄清單提交給檔案管理部門。（三）集中移交1.各部門檔案收集人員按照規(guī)定時間，將整理好的檔案資料集中移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門接收人員對移交的檔案資料進(jìn)行核對，檢查資料數(shù)量、完整性、準(zhǔn)確性等是否符合要求。3.如發(fā)現(xiàn)問題，及時與移交部門溝通，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)資料。（四）整理歸檔1.檔案管理部門對接收的檔案資料進(jìn)行進(jìn)一步整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號、編目等。2.將整理好的檔案資料裝訂成冊或裝入檔案盒，編制檔案索引，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案資料便于查詢和利用。3.對重要檔案資料進(jìn)行備份，防止檔案丟失或損壞。五、檔案收集時間要求（一）日常收集各部門應(yīng)在每周[X]前，將本周產(chǎn)生的疫情期間檔案資料收集整理完畢，并提交至檔案管理部門。（二）階段性收集1.每月末，各部門應(yīng)對本月檔案資料進(jìn)行全面梳理，形成月度檔案資料匯總清單，于次月[X]日前提交給檔案管理部門。2.每季度末，檔案管理部門對本季度收集的檔案資料進(jìn)行集中整理歸檔，并形成季度檔案工作報告。3.疫情防控工作結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，各部門應(yīng)將疫情期間所有檔案資料整理齊全并移交檔案管理部門，檔案管理部門應(yīng)在接收后[X]個工作日內(nèi)完成全面歸檔工作。六、檔案安全與保密（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)確保檔案存儲場所安全，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.對電子檔案要做好數(shù)據(jù)備份和安全防護(hù)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.檔案查閱、借閱過程中，要嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，確保檔案實(shí)體安全。（二）保密管理1.參與檔案收集工作的所有人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對涉及監(jiān)獄疫情防控工作機(jī)密、服刑人員個人隱私等信息予以保密。2.檔案查閱、借閱應(yīng)履行嚴(yán)格的審批手續(xù)，限定查閱、借閱范圍，嚴(yán)禁無關(guān)人員接觸檔案資料。3.對違反保密規(guī)定的行為，要依法依規(guī)追究責(zé)任。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各部門檔案收集工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集的及時性、完整性、準(zhǔn)確性等。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評估1.將檔案收集工作納入監(jiān)獄各部門年度績效考核體系，制定明確的考核指標(biāo)和評分標(biāo)準(zhǔn)。2.對檔案收集工作成績突出的部門和個人給予表彰獎勵，對工作不力、影響檔案收集質(zhì)量