PAGE襄陽(yáng)行政檔案三合一制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)襄陽(yáng)行政檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本市行政檔案管理實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于襄陽(yáng)市各級(jí)行政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位及其所屬機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱“各單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則各單位的檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由本單位檔案管理部門(mén)歸口負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案的形成、收集、整理、保管和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，必須保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映本單位各項(xiàng)工作活動(dòng)的歷史面貌。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全防護(hù)措施，確保檔案實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密制度，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案信息化水平，為檔案利用提供便利條件，充分發(fā)揮檔案的作用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)本單位各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)、監(jiān)督本單位各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和所屬單位的檔案工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。4.參與本單位重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的文件材料收集、整理和歸檔工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，建立和維護(hù)檔案信息系統(tǒng)。6.定期向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。（二）各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的文件材料的收集、整理，并定期移交本單位檔案管理部門(mén)。2.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.按照檔案管理部門(mén)的要求，做好本機(jī)構(gòu)檔案的日常管理和安全保密工作。（三）檔案工作人員職責(zé)1.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，遵守檔案管理工作紀(jì)律和職業(yè)道德規(guī)范。2.負(fù)責(zé)檔案的具體業(yè)務(wù)操作，包括文件材料的收集、整理、編目、上架、檢索、利用服務(wù)等。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案收集（一）收集范圍1.反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的文件材料，包括各類會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.本單位在履行職責(zé)過(guò)程中形成的重要業(yè)務(wù)文件，如行政審批文件、執(zhí)法文書(shū)、項(xiàng)目申報(bào)與審批文件、招投標(biāo)文件等。3.本單位與上級(jí)機(jī)關(guān)、其他單位之間的往來(lái)文件，包括請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函件等。4.本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、獎(jiǎng)懲等文件材料。5.本單位舉辦或參與的重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目形成的文件材料，如活動(dòng)方案、領(lǐng)導(dǎo)講話、照片、音像資料等。6.本單位資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記、評(píng)估、處置等文件材料。7.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體符合要求。3.對(duì)電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集，確保電子文件的格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并與紙質(zhì)文件同步歸檔。4.收集的文件材料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，便于后續(xù)移交檔案管理部門(mén)。（三）收集時(shí)間1.當(dāng)年形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年完成收集整理并移交檔案管理部門(mén)。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)收集整理并移交。3.對(duì)于上級(jí)機(jī)關(guān)或其他單位交辦的文件材料，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)收集整理并反饋辦理結(jié)果。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.年度分類法將檔案按年度分開(kāi)，不同年度的檔案分別整理。2.機(jī)構(gòu)分類法在年度分類的基礎(chǔ)上，按內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類。3.問(wèn)題分類法將檔案按問(wèn)題分為不同類別，如行政管理、業(yè)務(wù)工作、人事管理、財(cái)務(wù)管理等。（三）整理步驟1.裝訂對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整、裱糊或復(fù)制，去除金屬物，按一定順序裝訂成冊(cè)。2.編頁(yè)號(hào)在每份文件材料的有文字頁(yè)面上，按順序編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，正面編在右上角，背面編在左上角。3.編目填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目；填寫(xiě)備考表，說(shuō)明卷內(nèi)文件的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況；編制案卷封面，包括全宗名稱、類目名稱（年度、機(jī)構(gòu)、問(wèn)題）、案卷題名、起止日期、保管期限、密級(jí)、件數(shù)、頁(yè)數(shù)、歸檔號(hào)等項(xiàng)目。4.裝盒將整理好的案卷裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背上填寫(xiě)相關(guān)信息，如全宗號(hào)、年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等。（四）數(shù)字化整理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保圖像清晰可讀。2.對(duì)掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理，包括去污、糾偏、裁剪、拼接等，提高圖像質(zhì)量。3.按照檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)，錄入文件的題名、文號(hào)、責(zé)任者、日期、頁(yè)數(shù)等元數(shù)據(jù)信息，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。4.將數(shù)字化圖像與對(duì)應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)掛接，形成完整的數(shù)字化檔案信息庫(kù)。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.各單位應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施設(shè)備。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，定期進(jìn)行監(jiān)測(cè)記錄，并根據(jù)溫濕度變化情況及時(shí)采取調(diào)控措施。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序，便于查找和利用。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時(shí)修復(fù)或更換。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本單位、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管定期保管期限分為30年、10年。對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。（四）檔案清點(diǎn)與核對(duì)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.在檔案移交、接收、整理、鑒定、銷毀等工作前后，應(yīng)進(jìn)行檔案核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤后方可進(jìn)行相關(guān)操作。（五）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的安全教育培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和應(yīng)急處置能力。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如消防器材、防盜報(bào)警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、查閱登記制度，對(duì)檔案利用過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)控，防止檔案丟失、損壞和信息泄露。4.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等措施，確保電子檔案信息安全。六、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)專家組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定工作。（二）鑒定依據(jù)根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和本單位檔案管理實(shí)際情況，結(jié)合檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，確定檔案的保管期限。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)檔案逐件、逐頁(yè)進(jìn)行審查，分析檔案的價(jià)值，確定保管期限。2.綜合分析法綜合考慮檔案的形成背景、歷史聯(lián)系、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面分析，確定保管期限。（四）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)提出檔案鑒定意見(jiàn)，填寫(xiě)檔案鑒定表，包括檔案題名、文號(hào)、責(zé)任者、日期、保管期限、鑒定理由等項(xiàng)目。2.檔案鑒定小組對(duì)檔案鑒定意見(jiàn)進(jìn)行審核，形成鑒定報(bào)告。3.根據(jù)鑒定報(bào)告，對(duì)保管期限已滿或失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行處置。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括各類檔案的總數(shù)、永久保管檔案數(shù)、定期保管檔案數(shù)等。2.檔案整理情況統(tǒng)計(jì)，如整理的案卷數(shù)量、數(shù)字化檔案數(shù)量等。3.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)，包括查閱檔案的人次、卷次、利用目的等。4.檔案移交情況統(tǒng)計(jì)，如向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交檔案的數(shù)量、時(shí)間等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案數(shù)量、整理、利用、移交等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，形成檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)報(bào)送。2.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)與檔案管理的其他環(huán)節(jié)緊密結(jié)合，為檔案管理決策提供依據(jù)。八、檔案利用（一）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、其他單位因工作需要查閱本單位檔案。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱本單位檔案。4.社會(huì)組織和個(gè)人因特殊情況需要查閱本單位檔案，按照有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱本單位工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱登記表，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。（三）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、單位、查閱（借閱）理由、檔案題名、文號(hào)、保管期限、查閱（借閱）期限等信息。（四）利用反饋檔案利用結(jié)束后，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)了解檔案利用效果，收集利用者的意見(jiàn)和建議，不斷改進(jìn)檔案利用服務(wù)工作。九、檔案移交（一）移交范圍1.按規(guī)定應(yīng)向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交的檔案。2.本單位所屬機(jī)構(gòu)撤銷、合并后，應(yīng)向本單位檔案管理部門(mén)移交的檔案。（二）移交時(shí)間1.各單位應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度應(yīng)向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交的檔案整理完畢，編制移交清單，辦理移交手續(xù)。2.本單位所屬機(jī)構(gòu)撤銷、合并后，應(yīng)在機(jī)構(gòu)變動(dòng)后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)，將檔