PAGE秘書處檔案歸檔規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強秘書處檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于秘書處各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）檔案定義本規(guī)章制度所指檔案是指秘書處工作中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則。秘書處檔案由專門的檔案管理部門或人員集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則。檔案應(yīng)如實反映秘書處工作的實際情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則。檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄秘書處工作的各個方面，確保檔案的完整性。4.保密性原則。對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息的泄露。5.便于利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案歸檔范圍（一）行政管理類檔案1.上級機關(guān)來文，包括指示、通知、通報、批復(fù)等。2.秘書處制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告等。3.會議文件，包括會議通知、議程、報告、決議、紀(jì)要等。4.人事檔案，包括員工招聘、錄用、考核、晉升、獎懲、離職等相關(guān)材料。5.財務(wù)檔案，包括預(yù)算、決算、財務(wù)報表、審計報告等。6.固定資產(chǎn)檔案，包括設(shè)備采購、驗收、使用、維護(hù)、報廢等相關(guān)材料。7.行政事務(wù)檔案，包括辦公用品采購、車輛管理、接待安排等相關(guān)材料。（二）業(yè)務(wù)工作類檔案1.項目檔案，包括項目立項、可行性研究報告、項目計劃、項目實施過程中的各類文件、項目驗收報告等。2.業(yè)務(wù)合同檔案，包括合同簽訂、履行、變更、終止等相關(guān)材料。3.業(yè)務(wù)報表檔案，包括各類業(yè)務(wù)統(tǒng)計報表、分析報告等。4.業(yè)務(wù)調(diào)研檔案，包括調(diào)研方案、調(diào)研數(shù)據(jù)、調(diào)研報告等。（三）其他類檔案1.聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等。2.電子檔案，包括電子文件、數(shù)據(jù)庫等。3.榮譽檔案，包括獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌等相關(guān)材料。三、檔案歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)符合檔案管理的要求，字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全。3.對重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止文件材料的丟失。（二）文件材料的整理1.收集的文件材料應(yīng)按照檔案歸檔范圍進(jìn)行分類整理，確保文件材料的分類準(zhǔn)確、合理。2.對文件材料應(yīng)進(jìn)行編號、編目，編制文件材料目錄，便于檔案的查閱和利用。3.對文件材料應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保文件材料的整齊、牢固。（三）文件材料的歸檔1.整理好的文件材料應(yīng)及時歸檔，歸檔時間不得超過文件材料形成后的次年上半年。2.歸檔的文件材料應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門或人員應(yīng)按照檔案管理的要求，對歸檔的文件材料進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全。四、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地點。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架、檔案柜，對檔案進(jìn)行分類存放。（二）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指反映秘書處主要職能活動和歷史面貌的，對秘書處工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。3.長期保管的檔案是指反映秘書處一般工作活動，在較長時間內(nèi)對秘書處工作有查考利用價值的檔案。保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案是指反映秘書處短期工作活動，在較短時間內(nèi)對秘書處工作有查考利用價值的檔案。保管期限為5年以下。（三）檔案保管要求1.檔案管理部門或人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查、清點，確保檔案的完整、安全。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)、復(fù)制，確保檔案的可讀性。3.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止電子檔案的丟失。4.對檔案庫房應(yīng)定期進(jìn)行清潔、消毒，防止檔案受到污染和損壞。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外單位人員查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)秘書處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案的，應(yīng)經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱檔案的人員應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱室。2.查閱檔案的人員應(yīng)按照檔案管理部門或人員的要求，填寫檔案查閱登記表，如實記錄查閱檔案的時間、內(nèi)容、目的等。3.查閱檔案的人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換檔案材料。（三）檔案利用1.檔案管理部門或人員應(yīng)根據(jù)查閱檔案的申請，及時提供檔案資料，確保查閱工作的順利進(jìn)行。2.對檔案的利用情況應(yīng)進(jìn)行登記，記錄檔案的利用時間、利用人、利用內(nèi)容等。3.對檔案的利用效果應(yīng)進(jìn)行跟蹤反饋，及時了解檔案的利用情況，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷提高檔案管理工作水平。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門或人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.檔案鑒定工作應(yīng)成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門或人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。3.檔案鑒定小組應(yīng)按照檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和方法，對檔案進(jìn)行全面、系統(tǒng)的審查，確定檔案的保管期限和價值。（二）檔案銷毀1.對失去保存價值的檔案，應(yīng)按照檔案銷毀程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)檔案鑒定小組審核、秘書處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，確保檔案銷毀工作的安全、徹底。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案銷毀工作的真實性和合法性。5.檔案銷毀后，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，雙方簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)1.檔案管理部門或人員應(yīng)加強檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理工作的效率和水平。2.檔案信息化建設(shè)應(yīng)包括檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)、應(yīng)用，檔案數(shù)字化處理等。3.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等功能，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化、自動化。(二)檔案數(shù)字化處理1.檔案管理部門或人員應(yīng)按照檔案數(shù)字化處理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。2.檔案數(shù)字化處理應(yīng)包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等環(huán)節(jié)。3.檔案數(shù)字化處理后，應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保檔案數(shù)字化處理的質(zhì)量。（三）檔案信息化安全管理1.檔案管理部門或人員應(yīng)加強檔案信息化安全管理，確保檔案信息的安全。2.檔案