PAGE銀行電腦檔案管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范銀行電腦檔案的管理，確保電腦檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，為銀行各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于銀行各部門及分支機(jī)構(gòu)在電腦系統(tǒng)中形成的各類檔案，包括但不限于業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、系統(tǒng)文檔、程序代碼、用戶信息等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.完整性原則：全面、系統(tǒng)地收集和整理各類電腦檔案，保證檔案內(nèi)容的完整無缺。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，與實(shí)際業(yè)務(wù)情況相符。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。5.保密性原則：對涉及銀行機(jī)密和客戶隱私的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密。6.可追溯性原則：檔案的形成、存儲、使用和銷毀等環(huán)節(jié)應(yīng)具有可追溯性，便于查詢和審計(jì)。（四）職責(zé)分工1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善銀行電腦檔案管理制度，并組織實(shí)施。統(tǒng)籌規(guī)劃電腦檔案的存儲、保管和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的電腦檔案管理工作，開展檔案管理培訓(xùn)和宣傳。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，建立檔案索引和數(shù)據(jù)庫。按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)。定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理問題。負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，確保檔案的時(shí)效性和合規(guī)性。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門電腦檔案的日常管理，指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和保管。按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和相關(guān)資料移交檔案管理部門。在業(yè)務(wù)活動中，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案的安全和保密。配合檔案管理部門開展檔案的查閱、借閱工作，提供必要的協(xié)助。3.信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)電腦系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行，保障檔案數(shù)據(jù)的安全存儲。協(xié)助檔案管理部門制定和實(shí)施檔案備份、恢復(fù)等技術(shù)方案，確保檔案數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性。對涉及系統(tǒng)開發(fā)、升級等過程中產(chǎn)生的檔案進(jìn)行整理和歸檔，移交檔案管理部門。配合檔案管理部門開展檔案安全檢查和技術(shù)防范工作，提供技術(shù)支持。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的交易數(shù)據(jù)、賬戶信息、報(bào)表數(shù)據(jù)等。2.系統(tǒng)開發(fā)文檔，包括需求規(guī)格說明書、設(shè)計(jì)文檔、測試報(bào)告等。3.程序代碼，包括源程序、目標(biāo)程序、可執(zhí)行文件等。4.用戶信息，包括用戶注冊信息、權(quán)限設(shè)置等。5.系統(tǒng)日志，記錄系統(tǒng)操作、錯(cuò)誤信息等。6.其他與銀行電腦系統(tǒng)相關(guān)的文件和資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，符合業(yè)務(wù)實(shí)際情況。3.對于電子檔案，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性，避免數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)、來源、時(shí)間等因素進(jìn)行分類，如業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)類、系統(tǒng)文檔類、程序代碼類等。2.編號：為每類檔案編制唯一的編號，便于識別和管理。3.編目：對檔案進(jìn)行編目，包括檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，形成檔案目錄。4.裝訂：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。三、檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.電子存儲：利用磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等存儲設(shè)備，對電子檔案進(jìn)行集中存儲。2.紙質(zhì)存儲：對于重要的紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行專柜存放，確保檔案的安全。（二）存儲要求1.存儲設(shè)備的選擇：應(yīng)選用質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的存儲設(shè)備，確保檔案數(shù)據(jù)的安全存儲。2.存儲環(huán)境的要求：存儲設(shè)備應(yīng)放置在安全、干燥、通風(fēng)的環(huán)境中，避免受到溫度、濕度、磁場等因素的影響。3.數(shù)據(jù)備份：定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。備份周期應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求和數(shù)據(jù)重要性確定，一般為每天、每周或每月備份一次。4.存儲設(shè)備的維護(hù)：定期對存儲設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）保管期限1.永久保管：對于涉及銀行核心業(yè)務(wù)、重要?dú)v史資料、法律法規(guī)要求永久保存的檔案，應(yīng)進(jìn)行永久保管。2.定期保管：其他檔案根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和重要程度，確定保管期限，一般為5年、10年、15年等。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（四）保管措施1.建立檔案庫房管理制度：檔案庫房應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入。庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。2.檔案標(biāo)識：對存儲的檔案應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識，標(biāo)明檔案名稱、編號、保管期限等信息，便于查找和管理。3.檔案盤點(diǎn)：定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、存儲位置等信息，確保檔案的賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。四、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：銀行內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.外部查閱：因司法機(jī)關(guān)、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等外部單位依法需要查閱檔案的，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，經(jīng)銀行分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。查閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）借閱手續(xù)1.內(nèi)部借閱：銀行內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。2.外部借閱：因特殊情況需要將檔案借給外部單位的，應(yīng)按照外部查閱的程序辦理審批手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議。借閱期限應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況確定，借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)收回檔案。（三）查閱與借閱記錄檔案管理部門應(yīng)建立查閱與借閱記錄臺賬，詳細(xì)記錄查閱與借閱的時(shí)間、人員、檔案名稱、編號、查閱與借閱期限等信息。查閱與借閱記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢和審計(jì)。五、檔案的安全與保密（一）安全管理1.網(wǎng)絡(luò)安全：加強(qiáng)銀行電腦系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.用戶認(rèn)證：建立嚴(yán)格的用戶認(rèn)證機(jī)制，采用用戶名、密碼、數(shù)字證書等多種認(rèn)證方式，確保用戶身份的真實(shí)性和合法性。3.數(shù)據(jù)加密：對重要的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。4.安全審計(jì)：定期對電腦系統(tǒng)的安全狀況進(jìn)行審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（二）保密管理1.保密制度：制定嚴(yán)格的保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施，對涉及銀行機(jī)密和客戶隱私的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.保密培訓(xùn)：對員工進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高員工的保密意識和保密技能。3.保密標(biāo)識：對涉及保密的檔案應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識，標(biāo)明保密等級和保密期限。4.保密監(jiān)督：加強(qiáng)對保密工作的監(jiān)督檢查，對違反保密制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，一般為每年一次。鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、信息技術(shù)部門代表等人員組成。2.全面審查：鑒定小組應(yīng)對檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等進(jìn)行全面審查，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。3.準(zhǔn)確判斷：根據(jù)審查結(jié)果，準(zhǔn)確判斷檔案是否需要銷毀、繼續(xù)保管或延長保管期限。（二）銷毀程序1.編制銷毀清單：經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.審批：《檔案銷毀清單》應(yīng)報(bào)銀行分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀實(shí)施：審批通過后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作。銷毀方式可采用物理銷毀（如粉碎、焚燒等）或電子銷毀（如數(shù)據(jù)擦除等）。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、人員等信息。4.監(jiān)銷：銷毀工作應(yīng)有專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。（三）銷毀記錄檔案管理部門應(yīng)建立檔案銷毀記錄臺賬，詳細(xì)記錄檔案銷