PAGE建設部工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為公司工程建設、運營管理、維護維修、技術創(chuàng)新以及各類決策提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項目從項目策劃、可行性研究、設計、施工、竣工驗收至交付使用全過程中形成的各類文件材料的歸檔管理。（三）基本原則1.真實性原則：工程檔案應如實反映工程建設活動的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集工程建設各階段、各環(huán)節(jié)形成的文件材料，保證檔案的齊全完整。3.準確性原則：檔案內(nèi)容準確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠，簽字蓋章手續(xù)完備。4.系統(tǒng)性原則：對工程檔案進行科學分類、編號和整理，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和利用。5.及時性原則：工程文件材料應隨工程進度同步整理歸檔，確保檔案的時效性。（四）管理職責1.公司檔案管理部門負責制定和完善公司工程檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。指導、協(xié)調各工程項目部的檔案管理工作，組織檔案業(yè)務培訓。集中統(tǒng)一管理公司重要工程項目檔案，對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作進行全面監(jiān)督和檢查。2.工程項目部負責本項目工程檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的完整、準確和及時。配備專（兼）職檔案管理人員，負責本項目檔案管理的具體工作，并接受公司檔案管理部門的業(yè)務指導。按照公司檔案管理要求，定期向公司檔案管理部門移交項目檔案。3.各職能部門在各自職責范圍內(nèi)，負責對本部門形成的與工程建設相關的文件材料進行收集、整理，并及時移交工程項目部歸檔。協(xié)助工程項目部做好工程檔案管理工作，提供必要的支持和配合。二、工程檔案的歸檔范圍（一）前期文件1.項目立項批復、可行性研究報告及審批文件。2.環(huán)境影響評價報告及審批文件。3.建設用地規(guī)劃許可證、土地使用證等相關文件。4.工程勘察、設計招投標文件及合同。5.工程設計文件，包括初步設計、施工圖設計等。（二）施工文件1.施工招投標文件及合同。2.施工組織設計、施工方案及技術交底記錄。3.工程定位測量、放線記錄。4.原材料、構配件、設備的質量證明文件及檢驗報告，包括產(chǎn)品合格證、質量檢驗報告、復試報告等。5.施工過程中的各類技術文件，如隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量驗收記錄、工程質量問題處理記錄等。6.施工日志、工程大事記。7.工程進度計劃及實際進度記錄。8.工程變更文件，包括設計變更、工程洽商記錄等。9.施工安全與文明施工文件，如安全檢查記錄、安全教育培訓記錄、安全事故處理報告等。（三）監(jiān)理文件1.監(jiān)理招投標文件及合同。2.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則。3.監(jiān)理月報、監(jiān)理季報、監(jiān)理工作總結。4.工程質量監(jiān)理文件，如監(jiān)理通知、監(jiān)理旁站記錄、工程質量評估報告等。5.工程進度監(jiān)理文件，如進度協(xié)調會紀要、工程進度調整記錄等。6.工程費用監(jiān)理文件，如工程計量支付證書、費用索賠審批文件等。（四）竣工驗收文件1.工程竣工驗收報告。2.工程竣工決算報告及審計文件。3.工程質量保修書。4.工程竣工圖，包括建筑、結構、電氣、給排水、暖通等專業(yè)竣工圖。5.工程竣工驗收備案表及相關備案文件。（五）其他文件1.工程聲像資料，如工程建設過程中的照片、錄像等。2.工程電子文件，包括各類文檔、圖紙的電子版本。3.與工程建設相關的其他重要文件，如會議紀要、來往信函、協(xié)議等。三、工程檔案的收集與整理（一）收集要求1.工程項目部應明確檔案收集的責任人，按照檔案歸檔范圍，及時收集工程建設過程中形成的各類文件材料。2.各職能部門應在文件材料形成后，及時整理并移交工程項目部，確保檔案收集的完整性和及時性。3.對重要文件材料，如工程變更文件、技術難題解決方案等，應實行跟蹤收集，確保無一遺漏。（二）整理要求1.工程檔案應按照分類標準進行整理，做到分類科學、組卷合理、排列有序。2.歸檔文件材料應齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。對破損、褪色的文件材料應進行修復或復制。3.工程檔案應編制卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表和案卷封面。卷內(nèi)目錄應包括序號、文件編號、責任者、文件題名、日期、頁號、備注等項目；卷內(nèi)備考表應注明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)（照片、圖紙等除外）及在組卷過程中需要說明的問題；案卷封面應包括檔號（全宗號、目錄號、案卷號）、檔案館代號、案卷題名、編制單位、起止日期、保管期限、密級等項目。4.工程竣工圖應加蓋竣工圖章，竣工圖章應包括編制單位、制圖人、審核人、技術負責人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)等內(nèi)容?？⒐D應與工程實際相符，如有變更，應在竣工圖上準確標注變更內(nèi)容，并附變更通知單。四、工程檔案的保管（一）保管場所公司應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。.（二）保管期限工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保存的檔案包括：項目立項批復、可行性研究報告及審批文件、環(huán)境影響評價報告及審批文件、建設用地規(guī)劃許可證、土地使用證、工程竣工驗收報告、工程竣工決算報告及審計文件、工程質量保修書、工程竣工圖等。2.長期保存的檔案包括：工程勘察、設計、施工、監(jiān)理招投標文件及合同，施工組織設計、施工方案及技術交底記錄，工程定位測量、放線記錄，原材料、構配件、設備的質量證明文件及檢驗報告，隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量驗收記錄，工程變更文件，監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則，監(jiān)理月報、監(jiān)理季報、監(jiān)理工作總結，工程質量監(jiān)理文件，工程進度監(jiān)理文件，工程費用監(jiān)理文件等。保管期限為10年至50年。3.短期保存的檔案包括：施工日志、工程大事記，工程進度計劃及實際進度記錄，工程質量問題處理記錄，安全檢查記錄、安全教育培訓記錄、安全事故處理報告等。保管期限為5年以下。（三）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制；對電子檔案應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。五、工程檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.公司檔案管理部門應定期對保管期滿的工程檔案進行鑒定，成立由檔案管理部門、工程項目部及相關技術專家組成的鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。2.鑒定小組應根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，提出鑒定意見。3.對仍有保存價值的檔案，應重新確定保管期限；對確無保存價值的檔案，應編制銷毀清冊。（二）銷毀1.在公司主管領導批準后，對確無保存價值的檔案進行銷毀。銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。2.銷毀清冊應包括檔案題名、檔號、文號、責任者、保管期限、銷毀日期等內(nèi)容，并由監(jiān)銷人員和銷毀人員簽字確認。3.銷毀清冊應永久保存，以備查考。六、工程檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工程建設、運營管理、維護維修、技術創(chuàng)新、項目審計、資質申報等工作需要，可查閱、借閱工程檔案。外部單位因工作需要查閱公司工程檔案的，應按照國家有關規(guī)定辦理相關手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱工程檔案，應填寫《工程檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位查閱公司工程檔案，應出具單位介紹信，并填寫《工程檔案查閱申請表》，經(jīng)公司主管領導簽字同意后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。查閱過程中，不得擅自摘抄、復制、拍照或傳播檔案內(nèi)容。如需摘抄、復制、拍照的，應另行辦理審批手續(xù)。3.檔案管理人員應按照規(guī)定的利用范圍和手續(xù)，及時提供檔案利用服務，并做好利用記錄。利用記錄應包括利用時間、利用部門、利用人、檔案題名、檔號、查閱內(nèi)容及利用效果等內(nèi)容。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或拆卷。2.如需復制檔案，應使用檔案管理部門統(tǒng)一提供的設備和紙張，并保證復制件與原件內(nèi)容一致。復制件應加蓋檔案管理部門印章，并注明“復制件”字樣。3.借閱檔案應按時歸還，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。歸還時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和準確性，如有損壞或丟失，應及時查明原因，并追究借閱人的責任。七、工程檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立公司工程檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)工程檔案的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡化管理和信息化利用，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.工程檔案數(shù)字化對紙質檔案進行掃描，形成電子檔案，并進行圖像處理和數(shù)據(jù)掛接，確保電子檔案與紙質檔案內(nèi)容一致。對工程聲像資料、電子文件等進行分類整理和數(shù)字化存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設開發(fā)或選用適合公司工程檔案管理的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務流程的信息化管理。在信息系統(tǒng)中設置權限管理模塊，對不同用戶的操作權限進行嚴格控制，確保檔案信息的安全。3.檔案信息資源共享通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡，實現(xiàn)工程檔案信息資源的共享，方便各部門查閱和利用檔案。建立與外部相關單位的信息交換機制，實現(xiàn)工程檔案信息的互聯(lián)互通和共享利用。（三）信息化管理要求1.加強檔案管理人員的信息化技能培訓，提高其計算機操作水平和信息管