PAGE農(nóng)機站信息檔案管理制度一、總則（一）目的為加強農(nóng)機站信息檔案管理，確保農(nóng)機站信息檔案的完整、準確、安全和有效利用，提高農(nóng)機站工作效率和服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本農(nóng)機站實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于農(nóng)機站各部門及全體工作人員在信息檔案管理方面的活動。（三）基本原則1.真實性原則：信息檔案應(yīng)如實反映農(nóng)機站各項工作的實際情況。2.完整性原則：涵蓋農(nóng)機站工作的各個方面，確保檔案資料的全面性。3.安全性原則：采取有效措施保障信息檔案的安全，防止信息泄露、損壞和丟失。4.便利性原則：便于信息的查詢、檢索和利用，提高工作效率。二、信息檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善農(nóng)機站信息檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理農(nóng)機站各類信息檔案，包括文件、資料、報表、圖片、音像等。3.對信息檔案進行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立信息檔案檢索系統(tǒng)，方便查詢和利用檔案信息。5.定期對信息檔案進行清查、核對，確保檔案的準確性和完整性。6.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮防、防蟲、防盜等工作，確保檔案安全。7.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀等工作。（二）各部門職責1.負責本部門信息檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.明確專人負責信息檔案管理，確保檔案資料的及時歸檔和規(guī)范管理。3.配合檔案管理部門做好信息檔案的查詢、利用等工作。4.嚴格遵守信息檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案資料。（三）工作人員職責1.嚴格遵守信息檔案管理制度，自覺維護檔案的安全和完整。2.在工作中形成的各類文件、資料等，應(yīng)及時整理、歸檔，確保檔案資料的時效性。3.不得私自留存、隱匿應(yīng)歸檔的信息檔案。4.按照規(guī)定的程序和要求，正確查詢、利用信息檔案。三、信息檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級部門下發(fā)的與農(nóng)機站工作相關(guān)的文件、通知、指示等。2.農(nóng)機站制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、報告等。3.農(nóng)機購置補貼相關(guān)資料，包括農(nóng)戶申請、審核審批文件、補貼發(fā)放記錄等。4.農(nóng)機技術(shù)推廣資料，如推廣項目方案、技術(shù)培訓資料、示范基地建設(shè)資料等。5.農(nóng)機安全監(jiān)理資料，包括農(nóng)機登記、檢驗、駕駛證核發(fā)、安全檢查記錄等。6.農(nóng)機作業(yè)服務(wù)資料，如作業(yè)合同、作業(yè)面積統(tǒng)計、作業(yè)質(zhì)量反饋等。7.財務(wù)資料，包括預(yù)算、決算、收支憑證、固定資產(chǎn)臺賬等。8.人事資料，如人員招聘、考核、晉升、培訓等相關(guān)文件。9.其他與農(nóng)機站工作有關(guān)的文件、資料、圖片、音像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責信息檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、準確收集。2.收集的信息檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得隨意涂改、損壞。3.在收集過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案資料不完整或不符合要求，應(yīng)及時補充或更正。（三）整理方法1.分類：按照信息檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為綜合管理類、農(nóng)機購置補貼類、農(nóng)機技術(shù)推廣類、農(nóng)機安全監(jiān)理類、農(nóng)機作業(yè)服務(wù)類、財務(wù)類、人事類等類別。2.編號：對每一類信息檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，便于快速檢索。四、信息檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家相關(guān)標準要求。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如電腦、打印機、復(fù)印機等，便于檔案的管理和利用。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放在檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.音像檔案應(yīng)按照類別進行整理，存儲在專門的音像設(shè)備中，并建立相應(yīng)的目錄索引。（三）保管期限1.農(nóng)機站信息檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案包括：上級重要文件、農(nóng)機站重大決策文件、財務(wù)決算等。3.長期保管的檔案包括：農(nóng)機購置補貼檔案、農(nóng)機技術(shù)推廣項目檔案、農(nóng)機安全監(jiān)理檔案等，保管期限一般為10年至30年。4.短期保管的檔案包括：一般性文件、臨時性報表等，保管期限一般為1年至5年。（四）檔案清查1.定期對信息檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、準確性、保管狀況等。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行處理，確保檔案的安全和完整。五、信息檔案的利用（一）利用范圍1.為農(nóng)機站內(nèi)部工作提供參考，如制定工作計劃、決策依據(jù)、技術(shù)支持等。2.向上級部門報送工作信息，如工作總結(jié)、統(tǒng)計報表等。3.為農(nóng)戶提供農(nóng)機購置補貼政策咨詢、技術(shù)指導等服務(wù)。4.接受社會監(jiān)督，如公開農(nóng)機購置補貼信息、農(nóng)機安全監(jiān)理信息等。（二）利用方式1.查閱：工作人員因工作需要可查閱相關(guān)信息檔案，查閱時應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并辦理借閱手續(xù)，借閱期限不得超過規(guī)定時間。3.復(fù)制：根據(jù)利用需要，可對檔案進行復(fù)制，但應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并注明復(fù)制用途。（三）利用審批1.內(nèi)部查閱檔案，由查閱人所在部門負責人簽字批準。2.借閱檔案，需填寫借閱申請表，并經(jīng)檔案管理部門負責人、農(nóng)機站分管領(lǐng)導簽字批準。3.對外提供檔案復(fù)制件，需經(jīng)農(nóng)機站主要領(lǐng)導簽字批準。六、信息檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實利用價值，對檔案進行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循實事求是、全面審查的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、各相關(guān)部門負責人及業(yè)務(wù)骨干組成，負責對檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案進行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、形成時間等因素，確定其保管期限和現(xiàn)實利用價值。2.參考檔案的利用情況，對利用率較低、已失去保存價值的檔案進行重點鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制銷毀清單。2.銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負責人、農(nóng)機站分管領(lǐng)導簽字確認。3.按照規(guī)定的程序，對檔案進行銷毀，銷毀時應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字。4.銷毀后的檔案清單應(yīng)永久保存。七、信息檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的農(nóng)機站信息檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理的效率和準確性，方便信息的查詢、檢索和利用。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.信息錄入：將檔案的相關(guān)信息錄入信息管理系統(tǒng)，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限、內(nèi)容摘要等。3.系統(tǒng)功能：信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能，方便檔案的管理和利用。（三）信息化安全管理1.建立信息安全管理制度，加強對信息系統(tǒng)的安全防護，防止信息泄露、病毒感染等安全事故的發(fā)生。