PAGE農(nóng)村公路檔案單合一制度一、總則（一）目的為加強農(nóng)村公路檔案管理，提高檔案管理效率和質量，確保農(nóng)村公路建設、養(yǎng)護、管理等工作的檔案資料完整、準確、系統(tǒng)，依據(jù)相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本地區(qū)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本地區(qū)農(nóng)村公路規(guī)劃、建設、養(yǎng)護、管理等工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則農(nóng)村公路檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則檔案資料應真實反映農(nóng)村公路建設、養(yǎng)護、管理等工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確、內(nèi)容完整。3.規(guī)范有序原則檔案管理應遵循相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，建立規(guī)范的檔案管理制度和工作流程，確保檔案管理工作有序進行。4.安全保密原則加強檔案安全保密工作，確保檔案資料不泄露、不丟失，保障檔案信息安全。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本地區(qū)農(nóng)村公路檔案管理制度和工作流程。2.負責農(nóng)村公路檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，確保檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)。3.指導和監(jiān)督農(nóng)村公路建設、養(yǎng)護、管理等部門的檔案管理工作，定期組織檔案業(yè)務培訓和檢查。4.負責農(nóng)村公路檔案信息化建設，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享利用。5.做好檔案安全保密工作，制定檔案安全保密制度，加強檔案保管場所的安全防范措施，確保檔案資料的安全。（二）農(nóng)村公路建設、養(yǎng)護、管理等部門職責1.負責本部門農(nóng)村公路建設、養(yǎng)護、管理等工作中形成的檔案資料的收集、整理、歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。2.按照檔案管理部門的要求，做好檔案資料的分類、編號、裝訂等工作，確保檔案資料的規(guī)范有序。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.加強對本部門檔案管理工作的領導，明確專人負責檔案管理工作，確保檔案管理工作的順利開展。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.農(nóng)村公路規(guī)劃文件、規(guī)劃圖紙、規(guī)劃報告等。2.農(nóng)村公路建設項目前期文件，包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、初步設計文件、施工圖設計文件等。3.農(nóng)村公路建設項目施工過程中的文件，包括施工組織設計、施工日志、工程變更文件、工程質量檢驗報告、工程試驗檢測報告、工程計量支付文件等。4.農(nóng)村公路建設項目竣工驗收文件，包括竣工驗收報告、竣工驗收鑒定書、工程決算報告等。5.農(nóng)村公路養(yǎng)護管理文件，包括養(yǎng)護計劃、養(yǎng)護記錄、養(yǎng)護工程文件、路況檢測報告等。6.農(nóng)村公路路政管理文件，包括路政巡查記錄、路政處罰決定書、路政許可文件等。7.農(nóng)村公路其他相關文件，包括農(nóng)村公路建設、養(yǎng)護、管理工作中的會議紀要、領導批示、統(tǒng)計報表等。（二）檔案收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時收集本部門工作中形成的檔案資料，并確保檔案資料的真實、完整、準確。2.檔案資料應字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，采用耐久性強的書寫材料和載體進行記錄。3.對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照檔案管理部門的要求進行存儲和備份。（三）檔案整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、保管、查閱和統(tǒng)計。（四）檔案整理方法1.分類按照農(nóng)村公路檔案的形成領域和內(nèi)容性質，將檔案分為規(guī)劃類、建設類、養(yǎng)護類、路政類等類別。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。3.裝訂將檔案資料按照一定的順序進行裝訂，確保檔案資料的整齊、牢固。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于檔案的查閱和利用。四、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔要求1.各部門應定期將整理好的檔案資料移交檔案管理部門進行歸檔，歸檔時間不得超過次年上半年。2.檔案管理部門應按照檔案整理要求對移交的檔案資料進行審核驗收，對不符合要求的檔案資料應及時退回原部門進行補充完善。3.檔案歸檔應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認，確保檔案資料的交接手續(xù)齊全。（二）檔案保管期限農(nóng)村公路檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案涉及農(nóng)村公路建設、養(yǎng)護、管理等工作的重要決策、重大事件、重要文件等，如農(nóng)村公路規(guī)劃文件、建設項目前期文件、竣工驗收文件等。2.長期保管的檔案涉及農(nóng)村公路建設、養(yǎng)護、管理等工作的一般性文件和資料，如施工過程中的文件、養(yǎng)護管理文件、路政管理文件等，保管期限為30年。3.短期保管的檔案涉及農(nóng)村公路建設、養(yǎng)護、管理等工作的臨時性文件和資料，如會議紀要、統(tǒng)計報表等，保管期限為10年。（三）檔案保管方式1.紙質檔案應采用專門的檔案柜進行存放，并按照檔案類別和保管期限進行分類排列，便于查找和管理。2.電子檔案應建立檔案數(shù)據(jù)庫，采用磁盤、磁帶、光盤等存儲介質進行存儲，并定期進行備份，確保電子檔案的安全。3.聲像檔案應采用專門的設備進行存儲，并按照檔案類別和保管期限進行分類整理，建立相應的目錄和索引，便于查找和利用。（四）檔案保管場所要求1.檔案保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案資料的安全。2.檔案保管場所應配備必要的檔案管理設備，如檔案柜、電腦、打印機、復印機、掃描儀等，便于檔案的整理、保管、查閱和利用。3.檔案保管場所應建立檔案管理制度，明確檔案管理人員的職責和工作流程，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。五、檔案查閱與利用（一）檔案查閱范圍本地區(qū)農(nóng)村公路建設、養(yǎng)護、管理等部門及相關單位因工作需要，可以查閱農(nóng)村公路檔案。（二）檔案查閱程序1.查閱單位應填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等信息，并加蓋單位公章。2.檔案管理部門對查閱申請表進行審核，符合查閱條件的，予以批準，并開具檔案查閱介紹信。3.查閱人員憑檔案查閱介紹信到檔案保管場所查閱檔案，查閱過程中應遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、損毀、抽取、撤換檔案資料。4.查閱人員如需復印、拍照檔案資料，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（三）檔案利用規(guī)定1.檔案利用應遵循合法、合理、必要的原則，不得將檔案資料用于與工作無關的目的。2.檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、復印、拍照等利用情況進行詳細記錄，確保檔案利用的規(guī)范有序。3.檔案利用過程中如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，查閱人員應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應的責任。六、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設目標建立農(nóng)村公路檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享利用，提高檔案管理工作效率和質量。（二）檔案信息化建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對農(nóng)村公路紙質檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并建立相應的目錄和索引，便于檔案的查閱和利用。2.檔案數(shù)據(jù)庫建設建立農(nóng)村公路檔案數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字化檔案資料錄入數(shù)據(jù)庫，并按照檔案類別、保管期限、形成時間等進行分類存儲，實現(xiàn)檔案信息的集中管理和共享利用。3.檔案管理系統(tǒng)開發(fā)開發(fā)農(nóng)村公路檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等業(yè)務流程的信息化管理，提高檔案管理工作效率和質量。（三）檔案信息化管理要求1.檔案管理部門應加強檔案信息化建設的組織領導，明確專人負責檔案信息化管理工作，確保檔案信息化建設工作的順利開展。2.檔案信息化建設應遵循相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案信息的安全保密。3.檔案管理部門應定期對檔案數(shù)據(jù)庫進行備份，確保檔案信息的安全。4.檔案管理部門應加強對檔案管理人員的信息化培訓，提高檔案管理人員的信息化水平和業(yè)務能力。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則檔案鑒定應遵循全面審查、區(qū)別對待、準確判定的原則，確保檔案鑒定工作的科學性和準確性。（二）檔案鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成，負責對農(nóng)村公路檔案進行鑒定。（三）檔案鑒定方法1.審查檔案內(nèi)容對檔案資料的真實性、完整性、準確性進行審查，判斷檔案資料是否具有保存價值。2.分析檔案價值根據(jù)檔案資料的形成領域、內(nèi)容性質、保管期限等因素，分析檔案資料的價值大小，確定檔案資料的保管期限。3.征求意見征求檔案形成部門和相關業(yè)務部門的意見，了解檔案資料的利用情況和保存價值，確保檔案鑒定工作的客觀公正。（四）檔案銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出銷毀意見