PAGE食品經(jīng)營(yíng)許可證檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)食品經(jīng)營(yíng)許可檔案管理，規(guī)范食品經(jīng)營(yíng)許可行為，保障食品安全，依據(jù)《食品經(jīng)營(yíng)許可管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在食品經(jīng)營(yíng)許可申請(qǐng)、受理、審查、決定、發(fā)證、變更、延續(xù)、注銷(xiāo)、撤銷(xiāo)、撤回等全過(guò)程中形成的各類(lèi)文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確反映食品經(jīng)營(yíng)許可工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理食品經(jīng)營(yíng)許可過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)檔案，確保檔案資料的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案的整理、保管、利用等工作應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，做到規(guī)范有序。4.保密性原則：對(duì)涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善食品經(jīng)營(yíng)許可證檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理食品經(jīng)營(yíng)許可檔案，建立檔案管理臺(tái)賬，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等工作進(jìn)行規(guī)范管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.按照檔案管理要求，負(fù)責(zé)本部門(mén)食品經(jīng)營(yíng)許可業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、初步審核等工作，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.在辦理食品經(jīng)營(yíng)許可業(yè)務(wù)過(guò)程中，應(yīng)妥善保管相關(guān)文件、資料、記錄等，確保其真實(shí)、完整、有效。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失、霉變等情況發(fā)生。4.按照規(guī)定為檔案查閱、借閱人員辦理相關(guān)手續(xù)，做好檔案查閱、借閱登記工作，及時(shí)催還借出的檔案。5.協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作，錄入、更新檔案信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.食品經(jīng)營(yíng)許可申請(qǐng)書(shū)及相關(guān)申請(qǐng)材料，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、食品經(jīng)營(yíng)和貯存場(chǎng)所的具體方位圖、與食品經(jīng)營(yíng)相適應(yīng)的經(jīng)營(yíng)設(shè)備、工具清單、食品安全管理制度文本、主要設(shè)備設(shè)施布局、操作流程等文件資料。2.食品經(jīng)營(yíng)許可受理通知書(shū)、補(bǔ)正材料通知書(shū)、不予受理決定書(shū)等受理環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件。3.食品經(jīng)營(yíng)許可現(xiàn)場(chǎng)核查記錄、核查報(bào)告、整改報(bào)告等審查環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件。4.食品經(jīng)營(yíng)許可審批表、準(zhǔn)予許可決定書(shū)、食品經(jīng)營(yíng)許可證副本等決定環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件。5.食品經(jīng)營(yíng)許可證變更、延續(xù)、注銷(xiāo)、撤銷(xiāo)、撤回等后續(xù)管理環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件，包括申請(qǐng)書(shū)、相關(guān)證明材料、決定書(shū)等。6.其他與食品經(jīng)營(yíng)許可相關(guān)的文件、資料、記錄，如申請(qǐng)人提交的補(bǔ)充材料、溝通記錄、會(huì)議紀(jì)要等。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在食品經(jīng)營(yíng)許可業(yè)務(wù)辦結(jié)后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將相關(guān)檔案資料收集齊全，并進(jìn)行初步整理，確保資料完整、清晰。2.收集的檔案資料應(yīng)使用原件，如無(wú)法提供原件，需提供經(jīng)核對(duì)無(wú)誤的復(fù)印件，并注明原件存放處。復(fù)印件應(yīng)加蓋申請(qǐng)人或相關(guān)部門(mén)公章。3.對(duì)電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，并確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照食品經(jīng)營(yíng)許可業(yè)務(wù)流程，將檔案分為申請(qǐng)類(lèi)、受理類(lèi)、審查類(lèi)、決定類(lèi)、后續(xù)管理類(lèi)等類(lèi)別。每個(gè)類(lèi)別下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如申請(qǐng)類(lèi)可分為新辦申請(qǐng)、變更申請(qǐng)、延續(xù)申請(qǐng)等。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用“年份+流水號(hào)”的形式，如“2023001”表示2023年第1份檔案。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)成冊(cè)保存。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱和保管。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.業(yè)務(wù)部門(mén)整理好的檔案資料，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案資料齊全、完整、整理規(guī)范。2.核對(duì)無(wú)誤后，檔案管理部門(mén)按照檔案分類(lèi)和編號(hào)規(guī)則，將檔案進(jìn)行歸檔存放。歸檔后的檔案應(yīng)排列有序，便于查找和利用。（二）保管期限1.食品經(jīng)營(yíng)許可檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案包括：食品經(jīng)營(yíng)許可決定書(shū)、食品經(jīng)營(yíng)許可證副本等重要文件。長(zhǎng)期保管的檔案包括：食品經(jīng)營(yíng)許可申請(qǐng)書(shū)、現(xiàn)場(chǎng)核查記錄、核查報(bào)告等與食品經(jīng)營(yíng)許可業(yè)務(wù)相關(guān)的主要文件，保管期限為[X]年。短期保管的檔案包括：受理通知書(shū)、補(bǔ)正材料通知書(shū)、不予受理決定書(shū)等一般性文件，保管期限為[X]年。2.檔案保管期限從食品經(jīng)營(yíng)許可業(yè)務(wù)辦結(jié)之日起計(jì)算。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。檔案應(yīng)上架存放，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、存儲(chǔ)、檢索等管理，確保電子檔案的安全和有效利用。3.對(duì)涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等措施，確保信息安全。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱食品經(jīng)營(yíng)許可檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案資料，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查，確保檔案資料完整無(wú)損后辦理歸還手續(xù)。（二）借閱1.外單位人員因工作需要借閱食品經(jīng)營(yíng)許可檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)本公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并與借閱人員簽訂《檔案借閱承諾書(shū)》，明確借閱人員的權(quán)利和義務(wù)，以及應(yīng)承擔(dān)的保密責(zé)任。3.借閱人員應(yīng)按照約定的時(shí)間歸還檔案資料，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)借閱情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)催還借出的檔案。4.借閱人員不得將檔案資料轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如因特殊情況需要復(fù)制檔案資料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與鑒定（一）統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案數(shù)量、種類(lèi)、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、報(bào)送及時(shí)。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門(mén)，一份報(bào)送本公司/組織領(lǐng)導(dǎo)。（二）鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，組織業(yè)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出存毀意見(jiàn)。對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，報(bào)經(jīng)本公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括檔案名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀方式等，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。銷(xiāo)毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)食品經(jīng)營(yíng)許可檔案的數(shù)字化管理，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、高效利用和安全存儲(chǔ)，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）電子檔案的收集與整理1.在食品經(jīng)營(yíng)許可業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則，及時(shí)收集電子文件，并進(jìn)行分類(lèi)整理。電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步歸檔，確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)電子文件進(jìn)行進(jìn)一步的整理和編目，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將電子檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)中，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）電子檔案的利用與安全管理1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，為檔案查閱、借閱人員提供便捷的查詢服務(wù)。查閱、借閱人員可通過(guò)系統(tǒng)查詢電子檔案信息，并根據(jù)需要進(jìn)行在線瀏覽、下載等操作。2.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置