PAGE團支部工作檔案管理制度一、總則（一）目的為加強團支部工作檔案管理，確保團支部工作的規(guī)范化、制度化、科學化，提高團支部工作效率和質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司團支部工作檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：團支部工作檔案由團支部指定專人負責集中管理，確保檔案的完整性和準確性。2.規(guī)范有序原則：檔案管理應按照規(guī)定的程序和方法進行，做到分類科學、編號統(tǒng)一、排列有序。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關法律法規(guī)，確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責（一）團支部書記職責1.全面負責團支部工作檔案管理工作，制定檔案管理工作計劃和規(guī)章制度。2.指導檔案管理人員開展工作，定期檢查檔案管理工作情況。3.審核重要檔案資料，確保檔案內(nèi)容真實、準確、完整。（二）檔案管理人員職責1.負責團支部工作檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等具體工作。2.按照檔案管理規(guī)定，對檔案進行分類、編號、裝訂和上架，確保檔案存放有序。3.建立檔案查閱登記制度，嚴格控制檔案查閱范圍，做好檔案查閱記錄。4.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.團支部工作計劃、總結、報告等文件材料。2.團支部組織建設、團員管理等方面的文件材料，如團員登記表、入團申請書、團員證等。3.團支部開展活動的文件材料，包括活動方案、通知、照片、視頻、總結等。4.團支部與上級團組織、其他團支部及相關單位的往來文件材料。5.團支部獲得的榮譽證書、表彰文件等。6.其他與團支部工作相關的有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門和團員應及時將應歸檔的文件材料移交檔案管理人員，確保檔案收集的及時性。2.歸檔的文件材料應齊全、完整、真實，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對不符合要求的文件材料，檔案管理人員應及時通知相關部門或人員進行補充、修正。（三）整理方法1.按照檔案形成的時間順序、重要程度等進行分類，一般分為組織建設、團員管理、活動開展、工作交流、榮譽表彰等類別。2.對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.對每份文件材料進行裝訂，去除金屬物，保持文件的整齊美觀。4.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等內(nèi)容，便于查閱。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理人員對收集整理好的文件材料進行審核，確認無誤后進行歸檔。2.將歸檔的檔案按照類別和編號順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、編號等信息。3.將檔案盒存放在檔案柜中，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。（二）保管期限1.團支部工作檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括團支部工作計劃、總結、重要活動材料、上級團組織重要文件等。3.長期保管的檔案主要包括團支部組織建設、團員管理等方面的重要文件，保管期限為10年至30年。4.短期保管的檔案主要包括一般性的文件材料，保管期限為1年至5年。（三）保管要求1.檔案保管應選擇安全、干燥、通風的場所，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。4.電子檔案應定期進行備份，存儲在安全可靠的介質上，并做好數(shù)據(jù)維護工作。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本公司內(nèi)部人員查閱團支部工作檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限等，經(jīng)團支部書記批準后，方可查閱。2.查閱檔案應在檔案管理人員指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱地點。3.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。4.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱團支部工作檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)團支部書記批準后，方可借閱。2.借閱檔案應嚴格按照規(guī)定的期限歸還，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄檔案內(nèi)容。4.借閱結束后，借閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并承擔相應責任。六、檔案保密與銷毀（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對涉及公司機密和團員個人隱私的檔案，應采取特殊的保密措施。3.未經(jīng)批準，任何人不得擅自查閱、復制、傳播團支部工作檔案。（二）銷毀程序1.對保管期限已滿或已失去保存價值的檔案，由檔案管理人員提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，報團支部書記批準。2.經(jīng)批準后，檔案管理人員應會同相關人員對擬銷毀的檔案進行清點、核對，確保銷毀檔案的準確性。3.銷毀檔案應采用適當?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。4.對銷毀檔案的過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等，記錄由檔案管理人員和監(jiān)銷人員簽字確認后存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標逐步建立團支部工作檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應按照檔案整理的要求，將檔案信息錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.定期對信息化管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進行維護，更新檔案信息，確保數(shù)據(jù)的時效性。（三）系統(tǒng)安全與管理1.加強信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪