PAGE總工會(huì)檔案管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)總工會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于總工會(huì)機(jī)關(guān)及所屬各部門(mén)、各基層工會(huì)組織。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：總工會(huì)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映總工會(huì)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保檔案信息安全。5.服務(wù)性原則：檔案管理工作要為總工會(huì)各項(xiàng)工作服務(wù)，為社會(huì)提供有效信息。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)總工會(huì)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理全總工會(huì)的檔案工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)等日常工作。2.制定檔案管理制度和工作流程，并組織實(shí)施。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目，建立檔案檢索系統(tǒng)。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和利用效果跟蹤。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)。6.做好檔案的安全防護(hù)工作，確保檔案實(shí)體和信息安全。7.開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理水平。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.黨群工作類(lèi)：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、工會(huì)組織建設(shè)、會(huì)員管理等方面的文件材料。2.行政管理類(lèi)：涵蓋總工會(huì)機(jī)關(guān)行政管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤保障等方面的文件。3.業(yè)務(wù)工作類(lèi)：涉及工會(huì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，如勞動(dòng)競(jìng)賽、職工維權(quán)、困難職工幫扶、文化體育活動(dòng)等文件。4.聲像檔案類(lèi)：包括照片、錄音、錄像等反映總工會(huì)工作活動(dòng)的聲像資料。5.實(shí)物檔案類(lèi)：如獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、證書(shū)等具有保存價(jià)值的實(shí)物。（二）檔案編號(hào)1.采用年度類(lèi)別順序號(hào)的編號(hào)方法。2.年度用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類(lèi)別用大寫(xiě)字母表示，如“A”代表黨群工作類(lèi)，“B”代表行政管理類(lèi)等。4.順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從“001”開(kāi)始依次編號(hào)。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.總工會(huì)機(jī)關(guān)各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、報(bào)表等。2.所屬各基層工會(huì)組織上報(bào)的各類(lèi)文件、材料。3.工會(huì)工作中形成的重要會(huì)議記錄、決議、決定等。4.與其他單位簽訂的合同、協(xié)議等文件。5.反映工會(huì)工作成果的各類(lèi)榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等實(shí)物。6.工會(huì)組織開(kāi)展活動(dòng)的照片、錄音、錄像等聲像資料。（二）收集要求1.各部門(mén)和基層工會(huì)組織應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.按照分類(lèi)方案進(jìn)行整理，做到分類(lèi)科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.文書(shū)檔案整理：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)整理，裝訂成冊(cè)，編制卷內(nèi)目錄、備考表等。2.聲像檔案整理：對(duì)照片、錄音、錄像等進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，并配以文字說(shuō)明。3.實(shí)物檔案整理：對(duì)實(shí)物進(jìn)行登記造冊(cè)，注明名稱(chēng)、來(lái)源、日期等信息，并拍照留存。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.文書(shū)檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.聲像檔案、實(shí)物檔案應(yīng)在相關(guān)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、分類(lèi)準(zhǔn)確、編目規(guī)范。2.歸檔文件應(yīng)編制歸檔文件目錄，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)保存。3.電子文件應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行整理歸檔，存儲(chǔ)在符合安全要求的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行備份。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.確定檔案保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需要等因素綜合考慮。（四）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施。2.庫(kù)房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列有序，便于查找和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.本總工會(huì)工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱與本總工會(huì)相關(guān)的檔案，須經(jīng)總工會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門(mén)審核。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，確定查閱檔案的范圍，并安排專(zhuān)人協(xié)助查閱。4.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。查閱過(guò)程中，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。（三）借閱范圍1.因特殊情況需要借閱檔案的，須經(jīng)總工會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)總工會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫(xiě)《檔案借閱登記薄》，注明借閱人姓名、部門(mén)、借閱時(shí)間、借閱檔案名稱(chēng)、數(shù)量等信息。3.借閱人員憑借閱證借閱檔案，借閱證應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并報(bào)告。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案管理人員組成。（二）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和總工會(huì)檔案管理規(guī)定為依據(jù)。2.全面分析檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史保存價(jià)值。3.準(zhǔn)確判定檔案的保管期限。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析其重要性、時(shí)效性和完整性。2.參考檔案的形成背景、歷史沿革和利用情況。3.征求相關(guān)部門(mén)和人員的意見(jiàn)。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)總工會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案信息徹底銷(xiāo)毀。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀后的《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立總工會(huì)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合總工會(huì)檔案管理的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線(xiàn)錄入、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪(fǎng)問(wèn)控制等安全措施，確保檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)具備一定的信息化技能，熟悉檔案管理信息系統(tǒng)的操作。2.嚴(yán)格遵守檔案信息化管理相關(guān)規(guī)定，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和保密性。3.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。九、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)1.對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)突出，如檔案收集完整、整理規(guī)范、提供利用效果顯著等的部門(mén)和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)積極參與檔案信息化建設(shè)，提出合理化建議并取得良好效果的人員，給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。（二