PAGE營養(yǎng)餐改善檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)營養(yǎng)餐改善項(xiàng)目的檔案管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，為項(xiàng)目實(shí)施、監(jiān)督、評(píng)估提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)參與營養(yǎng)餐改善項(xiàng)目的所有部門和人員，包括項(xiàng)目策劃、采購、配送、質(zhì)量監(jiān)控、財(cái)務(wù)管理等環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的各類檔案資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映營養(yǎng)餐改善項(xiàng)目的實(shí)際情況，不得虛構(gòu)、篡改。2.完整性原則：涵蓋項(xiàng)目從策劃到結(jié)束全過程的各類文件、記錄，確保無遺漏。3.規(guī)范性原則：檔案的形成、整理、歸檔應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。4.保密性原則：對(duì)涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案嚴(yán)格保密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)營養(yǎng)餐改善檔案的集中統(tǒng)一管理。其職責(zé)包括：1.制定和完善檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲(chǔ)等日常管理工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全與完整。5.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核。（二）各部門職責(zé)1.項(xiàng)目策劃部門負(fù)責(zé)收集、整理項(xiàng)目策劃階段的相關(guān)資料，包括項(xiàng)目規(guī)劃、需求調(diào)研、可行性分析報(bào)告等，并及時(shí)移交檔案管理部門。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，負(fù)責(zé)提供與項(xiàng)目策劃相關(guān)的變更資料。2.采購部門保管采購環(huán)節(jié)產(chǎn)生的各類檔案，如供應(yīng)商資質(zhì)文件、采購合同、訂單、驗(yàn)收記錄等。確保采購檔案資料的真實(shí)性、完整性，并按規(guī)定時(shí)間移交檔案管理部門。3.配送部門記錄配送過程中的相關(guān)信息，如配送路線、配送時(shí)間、配送人員等，形成配送檔案。對(duì)配送過程中出現(xiàn)的問題及處理情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，并及時(shí)歸檔。定期將配送檔案移交檔案管理部門。4.質(zhì)量監(jiān)控部門保存質(zhì)量檢測報(bào)告、不合格產(chǎn)品處理記錄等質(zhì)量監(jiān)控檔案。跟蹤營養(yǎng)餐質(zhì)量改進(jìn)情況，相關(guān)資料及時(shí)歸檔并移交。5.財(cái)務(wù)管理部門管理項(xiàng)目資金相關(guān)檔案，如預(yù)算文件、報(bào)銷憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等。按照財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定，對(duì)營養(yǎng)餐改善項(xiàng)目財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行整理、保管和移交。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.項(xiàng)目策劃類：包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、規(guī)劃方案、需求分析、可行性研究報(bào)告等。2.采購類：供應(yīng)商資料、采購合同、訂單、驗(yàn)收文件等。3.配送類：配送計(jì)劃及記錄、運(yùn)輸工具信息、配送人員檔案等。4.質(zhì)量監(jiān)控類：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)文件、檢測報(bào)告、不合格處理記錄等。5.財(cái)務(wù)管理類：預(yù)算編制與執(zhí)行文件、資金收支憑證、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。6.其他類：如項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告、評(píng)估報(bào)告、投訴處理記錄等。（二）編號(hào)規(guī)則采用分類編號(hào)法，對(duì)每類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)由字母和數(shù)字組成，具體規(guī)則如下：1.首位字母表示檔案類別，如“C”代表項(xiàng)目策劃類，“P”代表采購類，“D”代表配送類，“Q”代表質(zhì)量監(jiān)控類，“F”代表財(cái)務(wù)管理類，“O”代表其他類。2.中間數(shù)字為該類別檔案的順序號(hào)，從001開始依次編排。3.編號(hào)示例：“C001”表示項(xiàng)目策劃類的第1份檔案。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.檔案資料應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集齊全，并移交檔案管理部門。3.收集的檔案資料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文檔、圖表、照片、音像資料等各種形式。（二）整理方法1.檔案管理部門對(duì)收集的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一整理。按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行核對(duì)，確保資料內(nèi)容完整、簽字蓋章齊全。3.去除檔案資料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，采用A4紙規(guī)格進(jìn)行折疊或粘貼，使其整齊規(guī)范。4.對(duì)于電子文檔，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在指定的電子存儲(chǔ)設(shè)備中，同時(shí)建立相應(yīng)的電子目錄索引。五、檔案編目與裝訂（一）編目內(nèi)容1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、類別、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。2.對(duì)每份檔案編寫頁碼，確保頁碼連續(xù)、準(zhǔn)確。3.填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息，包括檔案類別、起止日期、保管期限等。（二）裝訂要求1.采用線裝或膠裝方式對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀。2.裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案內(nèi)容，避免損壞文件。3.對(duì)于紙張規(guī)格不一致的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行托裱或折疊處理，使其規(guī)格統(tǒng)一后再裝訂。六、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等。2.檔案應(yīng)按照類別和保管期限進(jìn)行分區(qū)存放，便于查找和管理。3.對(duì)于電子檔案，可以采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和參考價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）。2.具體保管期限規(guī)定如下：項(xiàng)目策劃類、采購類、質(zhì)量監(jiān)控類、財(cái)務(wù)管理類中的重要文件，如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、重大采購合同、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)文件、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等，保管期限為永久。配送類中的配送記錄、運(yùn)輸工具信息等，保管期限為長期（[X]年）。一般性的項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告、評(píng)估報(bào)告等，保管期限為短期（[X]年）。3.檔案保管期限屆滿后，由檔案管理部門提出鑒定意見，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀或繼續(xù)保存。（三）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，制定安全管理制度，明確安全責(zé)任。2.配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。七、檔案利用與借閱（一）利用規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記。查閱登記應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內(nèi)容、歸還日期等信息。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后,方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、抽取、撤換檔案內(nèi)容。4.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及專業(yè)人員組成。負(fù)責(zé)對(duì)保管期限屆滿的檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)保管期限屆滿的檔案進(jìn)行清理，列出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)檔案的價(jià)值和保存必要性，提出鑒定意見。3.經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，確定銷毀檔案名單。（三）銷毀方式1.對(duì)確定銷毀的檔案，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、銷毀檔案清單、