PAGE健全團(tuán)組織檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)團(tuán)組織檔案管理，確保團(tuán)組織檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在團(tuán)組織工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各級(jí)團(tuán)組織的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：團(tuán)組織檔案由專門(mén)的檔案管理部門(mén)或人員進(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映團(tuán)組織的工作活動(dòng)和歷史面貌。3.保密性原則：對(duì)涉及團(tuán)組織機(jī)密和敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用和開(kāi)發(fā)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織團(tuán)組織檔案管理制度和工作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)團(tuán)組織檔案，確保檔案的安全和完整。3.開(kāi)展檔案的鑒定、銷毀工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行清理和評(píng)估。4.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為團(tuán)組織工作提供支持。5.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（二）團(tuán)組織負(fù)責(zé)人職責(zé)1.對(duì)本團(tuán)組織的檔案管理工作負(fù)總責(zé)，將檔案管理工作納入工作計(jì)劃，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督。2.指導(dǎo)和督促本團(tuán)組織的檔案收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題，為檔案管理工作提供必要的條件和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案不受損壞、丟失和霉變。4.按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)登記和催還檔案。5.積極參與檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，為團(tuán)組織提供檔案資料和信息服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)團(tuán)組織下發(fā)的文件、通知、指示、決議等。2.本公司/組織團(tuán)組織的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、活動(dòng)方案、活動(dòng)照片、視頻等。3.團(tuán)員檔案，包括入團(tuán)申請(qǐng)書(shū)、入團(tuán)志愿書(shū)、團(tuán)員證、團(tuán)組織關(guān)系介紹信等。4.團(tuán)費(fèi)收繳記錄、團(tuán)內(nèi)獎(jiǎng)勵(lì)與處分材料等。5.其他與團(tuán)組織工作相關(guān)的有保存價(jià)值的文件、資料和實(shí)物。（二）收集要求1.各部門(mén)和團(tuán)組織應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)重要的檔案資料應(yīng)進(jìn)行備份，防止原件損壞或丟失。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來(lái)源等進(jìn)行分類，一般可分為文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案（如活動(dòng)檔案、團(tuán)員檔案等）、聲像檔案等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案的原貌，避免損壞檔案內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥等。2.對(duì)電子檔案應(yīng)配備相應(yīng)的存儲(chǔ)設(shè)備，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.團(tuán)組織檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括上級(jí)團(tuán)組織下發(fā)的重要文件、本公司/組織團(tuán)組織的重要?dú)v史資料、團(tuán)員檔案等。3.長(zhǎng)期保管的檔案一般為10年至50年，主要包括一般性的文件、資料和活動(dòng)檔案等。4.短期保管的檔案一般為1年至10年，主要包括臨時(shí)性的文件、資料和活動(dòng)檔案等。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。2.清查時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案清查登記表，對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理。五、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱團(tuán)組織檔案，需填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在團(tuán)組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外單位人員查閱團(tuán)組織檔案，需持單位介紹信，經(jīng)本公司/組織檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案還需經(jīng)本公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱規(guī)定1.借閱檔案需填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理。（三）檔案復(fù)制1.因工作需要復(fù)制檔案，需填寫(xiě)檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)保證內(nèi)容完整、清晰，不得改變檔案原貌。2.復(fù)制的檔案應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問(wèn)題的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.鑒定工作應(yīng)在檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成鑒定小組進(jìn)行。（二）鑒定內(nèi)容1.對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行重新審查，確定檔案是否仍有保存價(jià)值。2.對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行審查，剔除重復(fù)、無(wú)用的檔案資料。3.對(duì)檔案的載體進(jìn)行審查，確保檔案的可讀性和可保存性。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并填寫(xiě)檔案銷毀登記表，監(jiān)銷人和銷毀人應(yīng)簽字確認(rèn)。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步收集、整理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等管理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。3.電子檔案應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，確保不同軟件和設(shè)備能夠讀取。（二）電子檔案的保管1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份設(shè)備應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。2.對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)進(jìn)行定期檢查，確保溫度、濕度等條件符合要求。3.建立電子檔案的安全管理制度，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，防止電子檔案被非法訪問(wèn)和篡改。（三）電子檔案的利