PAGE天津市城建檔案借閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)天津市城建檔案的管理，規(guī)范檔案借閱行為，保障檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本借閱制度。（二）適用范圍本制度適用于天津市行政區(qū)域內(nèi)涉及城建檔案借閱的單位和個(gè)人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家和天津市有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保借閱活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全保密原則：保護(hù)檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。3.服務(wù)利用原則：在確保檔案安全的前提下，最大限度地滿足合法的檔案利用需求，提高檔案利用效率。二、借閱主體與權(quán)限（一）內(nèi)部機(jī)構(gòu)借閱1.天津市城建檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部各部門因工作需要借閱檔案的，須填寫《城建檔案內(nèi)部借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、檔案名稱及編號(hào)、預(yù)計(jì)借閱期限等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作實(shí)際情況進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后由檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。（二）相關(guān)單位借閱1.天津市行政區(qū)域內(nèi)的建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位等相關(guān)單位因工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收等工作需要借閱城建檔案的，應(yīng)向天津市城建檔案管理機(jī)構(gòu)提交《城建檔案借閱申請(qǐng)表》，并加蓋單位公章。2.申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)說明借閱檔案的用途、所需檔案的具體內(nèi)容、借閱期限等。同時(shí)，需提供單位介紹信及借閱人員有效身份證件。3.檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查借閱單位的資質(zhì)、借閱用途的合理性以及借閱人員的身份真實(shí)性。審核通過后，報(bào)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）個(gè)人借閱1.因特殊原因確需個(gè)人借閱城建檔案的，僅限于與城建檔案形成或利用有直接關(guān)系的人員。個(gè)人需填寫《城建檔案?jìng)€(gè)人借閱申請(qǐng)表》，說明借閱理由、所需檔案內(nèi)容等。2.所在單位出具證明材料，證明其借閱目的的真實(shí)性和必要性。經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)審核批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。三、借閱流程（一）申請(qǐng)借閱人需根據(jù)自身情況，按照上述借閱主體與權(quán)限的要求，填寫相應(yīng)的《城建檔案借閱申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，確保所提供信息真實(shí)準(zhǔn)確。（二）審核1.檔案管理部門收到借閱申請(qǐng)表后，首先對(duì)申請(qǐng)表的填寫內(nèi)容進(jìn)行完整性和準(zhǔn)確性檢查。對(duì)于填寫不規(guī)范或信息不完整的申請(qǐng)表，及時(shí)通知借閱人補(bǔ)充完善。2.按照不同的借閱主體，分別進(jìn)行審核。對(duì)于內(nèi)部機(jī)構(gòu)借閱，重點(diǎn)審核借閱目的與部門工作的關(guān)聯(lián)性；對(duì)于相關(guān)單位借閱，審核單位資質(zhì)及借閱用途的合法性；對(duì)于個(gè)人借閱，審核所在單位證明及借閱理由的合理性。3.審核人員應(yīng)在申請(qǐng)表上簽署審核意見，明確是否同意借閱以及借閱期限等關(guān)鍵信息。審核通過后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至檔案管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。（三）審批檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)審核意見，結(jié)合檔案管理的實(shí)際情況和工作需要，對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行最終審批。審批過程中，如發(fā)現(xiàn)存在疑問或不符合規(guī)定的情況，應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通核實(shí)，必要時(shí)可要求補(bǔ)充相關(guān)材料或調(diào)整借閱申請(qǐng)。審批通過后，申請(qǐng)表返回檔案管理部門，進(jìn)入借閱手續(xù)辦理環(huán)節(jié)。（四）登記檔案管理人員根據(jù)審批通過的申請(qǐng)表，對(duì)借閱檔案進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括借閱日期、借閱人姓名（或單位名稱）、檔案名稱及編號(hào)、借閱期限、歸還日期等信息。同時(shí)，在檔案管理系統(tǒng)中錄入借閱記錄，確保檔案借閱信息的可追溯性和信息化管理。（五）借閱1.檔案管理人員根據(jù)登記信息，從檔案庫房中提取相應(yīng)的檔案，交予借閱人。2.向借閱人當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量，核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，并告知借閱人檔案的保管要求和注意事項(xiàng)。3.借閱人需在《城建檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取檔案。（六）歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理機(jī)構(gòu)提交《城建檔案借閱延期申請(qǐng)表》，說明延期原因及預(yù)計(jì)歸還時(shí)間。2.經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)后方可延期。未經(jīng)批準(zhǔn)逾期未歸還的，檔案管理機(jī)構(gòu)將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。3.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量、完整性及有無損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)檔案有缺失、損壞或涂改等問題，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.確認(rèn)無誤后，檔案管理人員在《城建檔案借閱登記表》上記錄歸還日期，并將檔案歸還至檔案庫房原存放位置。同時(shí)，在檔案管理系統(tǒng)中更新借閱狀態(tài)為“已歸還”。四、借閱期限與延期（一）借閱期限1.一般情況下，內(nèi)部機(jī)構(gòu)借閱城建檔案的期限為[X]個(gè)工作日；相關(guān)單位借閱期限根據(jù)具體檔案用途和實(shí)際工作需要確定，最長(zhǎng)不超過[X]個(gè)工作日；個(gè)人借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日。2.對(duì)于涉及重大工程項(xiàng)目或特殊用途的檔案借閱，借閱期限可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)，但需在申請(qǐng)表中明確說明原因，并經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人特別批準(zhǔn)。（二）延期1.借閱人如需延期歸還檔案，應(yīng)在借閱期限屆滿前[X]個(gè)工作日向檔案管理機(jī)構(gòu)提出申請(qǐng)。2.申請(qǐng)時(shí)應(yīng)詳細(xì)說明延期原因，如因工程建設(shè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)尚未完成、檔案資料仍在使用等合理理由。3.檔案管理機(jī)構(gòu)收到延期申請(qǐng)后，將進(jìn)行審核。審核通過后，通知借閱人辦理延期手續(xù)，并重新確定延期后的歸還日期。4.延期次數(shù)一般不超過[X]次，每次延期時(shí)間不得超過原借閱期限的[X]%。五、檔案利用要求（一）遵守保密規(guī)定1.借閱人應(yīng)對(duì)所借閱的城建檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。2.嚴(yán)禁將檔案轉(zhuǎn)借他人或用于非申請(qǐng)用途的其他活動(dòng)。3.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的檔案，借閱人應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)保密法律法規(guī)進(jìn)行管理和使用，確保不發(fā)生泄密事件。（二）愛護(hù)檔案1.借閱人在借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、污損、抽取、撤換或損壞檔案。2.如需對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制，應(yīng)提前向檔案管理機(jī)構(gòu)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后按照規(guī)定的復(fù)制方式和要求進(jìn)行操作。復(fù)制件應(yīng)注明出處，并與原件核對(duì)無誤后妥善保管。3.歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案的整潔、完好，如有損壞應(yīng)及時(shí)向檔案管理機(jī)構(gòu)說明情況并承擔(dān)相應(yīng)修復(fù)或賠償責(zé)任。（三）規(guī)范使用1.借閱人應(yīng)按照檔案管理機(jī)構(gòu)規(guī)定的使用方式和范圍使用檔案，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或改變檔案用途。2.在使用檔案過程中，如需摘錄、引用檔案內(nèi)容，應(yīng)保持內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得斷章取義或歪曲原意。3.對(duì)于檔案中的技術(shù)資料、數(shù)據(jù)等信息，如需對(duì)外提供或公開引用，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，確保符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范要求。六、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.檔案管理機(jī)構(gòu)定期對(duì)借出的城建檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括借閱期限、檔案歸還情況、檔案利用是否符合規(guī)定等。2.每[X]個(gè)月進(jìn)行一次全面檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)記錄并通知借閱人整改。（二）不定期抽查1.根據(jù)工作需要，檔案管理機(jī)構(gòu)不定期對(duì)部分借閱檔案進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、利用過程中的合規(guī)性等。2.對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，及時(shí)進(jìn)行糾正，并按照本制度的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本借閱制度的借閱人，檔案管理機(jī)構(gòu)將視情節(jié)輕重給予警告、暫停借閱權(quán)限、罰款等處理措施。2.如因違規(guī)行為導(dǎo)致檔案信息泄露、檔案損壞或丟失等嚴(yán)重后果的，借閱人應(yīng)依法承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。3.對(duì)于違規(guī)單位，檔案管理機(jī)構(gòu)將與其上級(jí)主管部門溝通協(xié)調(diào)，采取限制其后續(xù)檔案借閱申請(qǐng)等措施，督促其加強(qiáng)內(nèi)部管理，規(guī)范檔案利用行為。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由天津