PAGE2018年檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本檔案歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各種文件材料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：歸檔的文件材料必須是真實反映公司工作活動的原始記錄，不得偽造、篡改。3.完整性原則：應歸檔的文件材料要齊全完整，保證檔案內(nèi)容的系統(tǒng)性。4.準確性原則：文件材料的內(nèi)容和形式應準確無誤，符合有關(guān)標準和規(guī)范。5.時效性原則：及時對文件材料進行整理歸檔，確保檔案的時效性。二、歸檔范圍（一）行政管理類1.公司設立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.公司各類會議文件，如會議通知、議程、紀要、決議等。3.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。4.公司人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動等相關(guān)材料。5.公司行政事務文件，如辦公用品采購、車輛管理、辦公區(qū)域管理等相關(guān)文件。6.公司對外聯(lián)絡文件，如函件、介紹信、合同等。（二）業(yè)務管理類1.公司業(yè)務規(guī)劃、計劃、方案等文件。2.公司業(yè)務合同、協(xié)議，包括銷售合同、采購合同、租賃合同等。3.公司業(yè)務報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等文件。4.公司業(yè)務項目文檔，如項目策劃書、項目進度報告、項目驗收報告等。5.公司業(yè)務客戶資料，包括客戶基本信息、業(yè)務往來記錄等。（三）財務管理類1.公司財務預算、決算報告。2.公司財務報表，如資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。3.公司財務憑證，包括記賬憑證、原始憑證等。4.公司財務審計報告、稅務申報資料等。5.公司資金管理文件，如資金申請、審批、使用記錄等。（四）技術(shù)研發(fā)類1.公司技術(shù)研發(fā)項目立項報告、可行性研究報告。2.公司技術(shù)研發(fā)過程中的實驗數(shù)據(jù)、測試報告、技術(shù)文檔等。3.公司技術(shù)成果資料，如專利證書、軟件著作權(quán)證書、技術(shù)鑒定報告等。4.公司技術(shù)標準、規(guī)范、操作規(guī)程等文件。（五）企業(yè)文化類1.公司企業(yè)文化建設規(guī)劃、方案。2.公司企業(yè)文化活動記錄，如員工文化活動、企業(yè)宣傳活動等相關(guān)資料。3.公司企業(yè)形象宣傳資料，如宣傳冊、宣傳片、海報等。4.公司員工文化作品，如攝影、繪畫、文學作品等。三、歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保應歸檔的文件材料及時、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應保持其真實性、完整性和原始性，不得隨意涂改、損壞或丟失。3.對于電子文件，應按照規(guī)定的格式和存儲方式進行收集，并確保其可讀性和可恢復性。（二）文件材料的整理1.歸檔的文件材料應按照分類標準進行整理，做到分類科學、排列有序。2.紙質(zhì)文件應進行編號、編目、裝訂，確保文件的整齊、牢固。3.電子文件應按照文件類別、年度、保管期限等進行分類存儲，并建立相應的索引目錄，便于查找和利用。（三）文件材料的質(zhì)量1.歸檔的文件材料應字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全。2.文件材料應使用耐久性強的書寫材料，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。3.電子文件應確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整、無病毒感染。四、歸檔流程（一）部門整理1.各部門在文件材料形成后，應及時進行整理，按照歸檔范圍和要求進行分類、編號、編目。2.部門整理完成后，將整理好的文件材料移交至綜合管理部門。（二）綜合管理部門審核1.綜合管理部門收到各部門移交的文件材料后，應進行認真審核，檢查文件材料的完整性、準確性和規(guī)范性。2.對于不符合要求的文件材料，綜合管理部門應及時通知相關(guān)部門進行補充或修正。（三）歸檔存儲1.經(jīng)審核合格的文件材料，綜合管理部門應按照檔案保管期限和分類方案進行歸檔存儲。2.紙質(zhì)檔案應存放在專門的檔案柜中，按照類別、年度、保管期限等順序排列；電子檔案應存儲在服務器或存儲設備上，并建立相應的備份機制。五、檔案保管期限（一）永久保管1.公司設立、變更、注銷等重要文件。2.公司年度財務決算報告。3.公司重大項目的立項、審批、驗收等文件。4.公司重要的合同、協(xié)議。5.公司具有長期保存價值的企業(yè)文化資料。（二）定期保管1.30年保管期限公司一般性業(yè)務合同、協(xié)議。公司年度業(yè)務報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)。公司行政事務文件中具有一定保存價值的文件。2.10年保管期限公司一般性會議文件。公司人事檔案中除永久保存外的其他材料。公司日常財務憑證。（三）保管期限的劃分依據(jù)檔案保管期限的劃分依據(jù)國家有關(guān)檔案管理規(guī)定，并結(jié)合公司實際情況確定。對于一些特殊的文件材料，可根據(jù)其重要程度和實際需要適當延長保管期限。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，可以向綜合管理部門提出申請，經(jīng)部門負責人批準后，在指定地點查閱。2.公司外部單位或個人查閱檔案的，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領導批準后，由綜合管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案時，查閱人應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.綜合管理部門對查閱申請進行審核，批準后方可提供檔案查閱服務。3.查閱人應在規(guī)定的時間和地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定場所，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。（三）利用方式1.檔案利用方式包括查閱、借閱、復印等。對于重要檔案或不宜外借的檔案，一般只提供查閱服務；對于確需借閱的檔案，應辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。2.復印檔案材料時，應經(jīng)綜合管理部門同意，并按照規(guī)定的收費標準收取費用。七、檔案保密（一）保密措施1.綜合管理部門應建立健全檔案保密制度，加強對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識。2.檔案管理人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容，不得擅自將檔案提供給無關(guān)人員查閱或使用。3.檔案存儲場所應具備必要的安全保密設施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設備，確保檔案的安全。（二）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務秘密等重要信息的檔案。2.公司尚未公開的重大決策、業(yè)務計劃、財務數(shù)據(jù)等文件。3.公司與客戶簽訂的保密協(xié)議中涉及的相關(guān)檔案。（三）保密期限檔案保密期限根據(jù)檔案內(nèi)容的重要程度和保密要求確定，一般與檔案保管期限相同。對于一些特殊的保密檔案，可適當延長保密期限。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，成員包括各部門相關(guān)人員。檔案鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應根據(jù)檔案保管期限表，對到期檔案進行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容和價值。2.對于仍有保存價值的檔案，應重新確定保管期限；對于確無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，報公司領導批準后進行銷毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準銷毀的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。紙質(zhì)檔案應采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀；電子檔案應采用格式化或刪除等方式進行銷毀，并確保數(shù)據(jù)無法