PAGE項目指揮部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強項目指揮部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在項目建設(shè)、管理和決策中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本項目實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于項目指揮部各部門及參與項目建設(shè)的相關(guān)單位和個人在項目建設(shè)過程中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則項目指揮部設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對項目檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則項目檔案應(yīng)全面、準(zhǔn)確地反映項目建設(shè)全過程的真實情況，包括項目前期準(zhǔn)備、工程建設(shè)、竣工驗收等各個環(huán)節(jié)的文件材料，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.有效利用原則充分開發(fā)和利用項目檔案資源，為項目建設(shè)、管理、運營和決策提供及時、有效的信息支持，提高項目管理水平和經(jīng)濟效益。4.安全保密原則加強檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置項目指揮部設(shè)立檔案管理辦公室，作為項目檔案管理的專門機構(gòu)，負(fù)責(zé)項目檔案的日常管理工作。檔案管理辦公室可設(shè)在綜合管理部門或指定專人負(fù)責(zé)。（二）檔案管理辦公室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善項目檔案管理制度負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和宣傳國家檔案法律法規(guī)，結(jié)合項目實際，制定具體的檔案管理辦法、實施細(xì)則和工作流程，確保項目檔案管理工作有章可循。2.負(fù)責(zé)項目檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作制定檔案收集范圍和歸檔要求，指導(dǎo)各部門和相關(guān)單位做好文件材料的收集、整理工作；對收集到的檔案進行分類、編號、裝訂、編目等整理工作；按照規(guī)定的保管期限和保管要求，將整理好的檔案進行妥善保管；積極為項目建設(shè)、管理和決策提供檔案利用服務(wù)，及時準(zhǔn)確地提供所需檔案資料。3.負(fù)責(zé)項目檔案信息化建設(shè)建立項目檔案管理信息系統(tǒng)，將項目檔案進行數(shù)字化處理，實現(xiàn)檔案信息的在線查詢、借閱、統(tǒng)計分析等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)對項目各部門和相關(guān)單位檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)定期對各部門和相關(guān)單位的檔案管理工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改；對檔案管理工作表現(xiàn)突出的部門和個人進行表彰和獎勵，對違反檔案管理制度的行為進行糾正和處理。5.負(fù)責(zé)組織項目檔案的鑒定、銷毀工作按照國家有關(guān)規(guī)定和項目檔案管理制度，定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，報項目指揮部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后組織銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案銷毀工作的安全、規(guī)范。6.負(fù)責(zé)與上級主管部門、地方檔案行政管理部門及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系及時了解國家檔案工作政策法規(guī)的變化和要求，積極爭取上級主管部門和地方檔案行政管理部門的支持和指導(dǎo)；加強與其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)交流與合作，促進項目檔案管理工作水平的提高。（三）各部門檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在項目建設(shè)過程中形成的文件材料的收集、整理和歸檔工作明確本部門文件材料的收集范圍和責(zé)任人，按照檔案管理要求，及時將本部門形成的文件材料進行分類整理，定期移交檔案管理辦公室歸檔。2.協(xié)助檔案管理辦公室做好項目檔案的其他管理工作積極配合檔案管理辦公室開展檔案的整理、編目、數(shù)字化處理、利用服務(wù)等工作，提供必要的人力、物力支持；參與項目檔案的鑒定、銷毀工作，提出本部門的意見和建議。3.負(fù)責(zé)對本部門兼職檔案管理人員進行培訓(xùn)和指導(dǎo)定期組織本部門兼職檔案管理人員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其檔案管理業(yè)務(wù)水平；指導(dǎo)本部門兼職檔案管理人員做好文件材料的收集整理工作，確保本部門檔案管理工作的規(guī)范有序。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍項目檔案的收集范圍包括項目前期準(zhǔn)備、工程建設(shè)、竣工驗收等各個環(huán)節(jié)形成的具有保存價值的文件材料，主要包括以下幾類：1.項目前期文件項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目立項批復(fù)、土地使用證、規(guī)劃許可證等。2.工程技術(shù)文件工程設(shè)計文件（初步設(shè)計、施工圖設(shè)計等）、工程變更文件、工程技術(shù)交底記錄、施工組織設(shè)計、施工方案、施工日志、工程測量記錄、工程試驗檢測報告、工程質(zhì)量驗收文件等。3.項目管理文件項目建設(shè)計劃、項目進度報告、項目質(zhì)量管理制度、項目安全管理制度、項目合同文件（勘察設(shè)計合同、施工合同、監(jiān)理合同、材料設(shè)備采購合同等）、項目招投標(biāo)文件、項目會議紀(jì)要、項目工作聯(lián)系單、項目大事記等。4.項目財務(wù)文件項目投資計劃、項目資金預(yù)算、項目財務(wù)決算報告、項目審計報告、項目費用支付憑證等。5.項目竣工驗收文件項目竣工驗收報告、項目竣工決算審計報告、項目質(zhì)量評估報告、項目安全評價報告、項目環(huán)保驗收報告、項目檔案驗收報告等。6.其他文件與項目建設(shè)有關(guān)的聲像資料、電子文件、實物檔案等。（二）收集要求1.及時性各部門和相關(guān)單位應(yīng)在文件材料形成后及時收集，確保檔案的完整性和時效性。對于重要文件和緊急文件，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)移交檔案管理辦公室。2.完整性收集的文件材料應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿等，確保能夠全面反映項目建設(shè)的全過程。3.準(zhǔn)確性收集的文件材料應(yīng)真實準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全，不得擅自涂改、偽造。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系按照項目建設(shè)的不同階段、不同專業(yè)、不同類別，對文件材料進行分類整理，使檔案之間具有系統(tǒng)性和邏輯性。2.保持文件材料的有機聯(lián)系在分類整理過程中，應(yīng)注意保持文件材料之間的歷史聯(lián)系和因果關(guān)系，便于查找和利用。3.便于保管和利用整理后的檔案應(yīng)便于裝訂、編目、上架、保管和查閱，符合檔案管理的規(guī)范化要求。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將項目檔案分為工程前期文件、工程技術(shù)文件、項目管理文件、項目財務(wù)文件、項目竣工驗收文件、其他文件等六大類，每大類下再根據(jù)具體情況進行細(xì)分。2.編號對整理好的檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用“年度項目名稱類別順序號”的格式，例如：2023XX項目工程技術(shù)文件001。3.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進行裱糊、修補，然后按照一定的順序進行裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查找和利用。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.定期歸檔各部門和相關(guān)單位應(yīng)按照檔案管理辦公室規(guī)定的時間，定期將整理好的檔案移交檔案管理辦公室歸檔。一般情況下，應(yīng)在次年上半年完成上一年度檔案的歸檔工作。2.歸檔手續(xù)移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。檔案移交清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、數(shù)量等內(nèi)容。（二）保管期限項目檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管凡是反映項目建設(shè)全過程的重要文件材料，如項目立項批復(fù)、可行性研究報告、項目竣工驗收報告、項目竣工決算審計報告等，應(yīng)永久保管。2.長期保管凡是反映項目建設(shè)主要過程和基本情況的文件材料，如工程設(shè)計文件、工程變更文件、工程質(zhì)量驗收文件、項目合同文件等，保管期限為30年。3.短期保管凡是反映項目建設(shè)一般性過程和情況的文件材料，如項目工作聯(lián)系單、項目會議紀(jì)要等，保管期限為10年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管檔案管理辦公室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計、防蟲藥等，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.電子檔案保管應(yīng)建立電子檔案存儲系統(tǒng)，對電子檔案進行分類存儲，并定期進行備份。電子檔案存儲系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)安全防護功能，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失、損壞和泄露。同時，應(yīng)制定電子檔案的遷移和轉(zhuǎn)換計劃，確保電子檔案的長期可讀性。3.聲像檔案保管聲像檔案應(yīng)按照載體形式進行分類保管，如照片、錄音帶、錄像帶等。照片應(yīng)沖洗成紙質(zhì)照片，并進行整理編目；錄音帶、錄像帶應(yīng)定期進行回放檢查，確保聲像資料的完整性和可播放性。聲像檔案應(yīng)存儲在專門的檔案庫房或存儲設(shè)備中，防止受潮、霉變、磁粉脫落等損壞。（四）檔案保管期限的調(diào)整檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和項目實際情況進行定期調(diào)整。在檔案保管期限調(diào)整過程中，應(yīng)按照檔案鑒定的程序和方法，對檔案進行重新鑒定，確定檔案的保管期限是否需要延長、縮短或銷毀。檔案保管期限調(diào)整后，應(yīng)及時對檔案目錄和相關(guān)檔案管理系統(tǒng)進行更新。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和項目檔案管理制度，確保檔案利用工作的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)項目建設(shè)原則檔案利用工作應(yīng)緊密圍繞項目建設(shè)、管理和決策的需要，積極主動地為項目各部門和相關(guān)單位提供檔案信息服務(wù)，提高項目管理水平和經(jīng)濟效益。3.確保安全原則在檔案利用過程中，應(yīng)采取必要的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄露。（二）利用范圍1.項目建設(shè)為項目工程設(shè)計變更、施工方案調(diào)整、質(zhì)量安全管理等提供檔案資料支持。2.項目管理為項目進度控制、成本核算、合同管理等提供檔案信息服務(wù)。3.項目決策為項目指揮部領(lǐng)導(dǎo)決策提供相關(guān)檔案資料依據(jù)。4.其他根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和項目實際需要，為其他單位或個人提供檔案查閱服務(wù)。（三）借閱程序1.填寫借閱申請表借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的編號、題名、日期、借閱目的、借閱期限等內(nèi)容。2.審批檔案借閱申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理辦公室負(fù)責(zé)人審批。檔案管理辦公室負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、密級、利用情況等因素進行審批，并在借閱申請表上簽署意見。3.借閱登記經(jīng)審批同意后，檔案管理人員應(yīng)按照借閱申請表的內(nèi)容進行借閱登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案編號、題名、日期、借閱期限等信息，并向借閱人發(fā)放檔案。4.歸還借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、完整性和安全性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)，并在借閱登記冊上注明歸還日期。（四）利用方式1.查閱檔案管理人員應(yīng)根據(jù)借閱人的需求，提供相應(yīng)的檔案資料供查閱。查閱檔案時，借閱人應(yīng)在檔案查閱室進行，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的收費標(biāo)準(zhǔn)收取復(fù)印費用。2.借閱對于確需將檔案帶出查閱室的，應(yīng)嚴(yán)格按照借閱程序進行審批，并辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案。借閱期限屆滿后，應(yīng)及時歸還檔案。(五)利用監(jiān)督檔案管理辦公室應(yīng)加強對檔案利用工作的監(jiān)督檢查，定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案利用過程中存在的問題。對于違反檔案利用規(guī)定的行為，應(yīng)及時進行糾正和處理，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理辦公室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員為成員。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對已超過保管期限的檔案進行鑒定。（二）鑒定原則與方法1.鑒定原則堅持全面的歷史觀點，從項目建設(shè)的實際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.鑒定方法檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合分析檔案的保存價值。對于重要項目的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限；對于一般性項目的檔案，可按照規(guī)定的保管期限進行鑒定。（三）鑒定程序1.初步審查檔案管理辦公室根據(jù)檔案的保管期限，定期對已超過保管期限的檔案進行清理，列出擬鑒定檔案清單，提交檔案鑒定小組進行初步審查。2.詳細(xì)審查檔案鑒定小組對擬鑒定檔案進行詳細(xì)審查，逐卷逐件地分析檔案的內(nèi)容和價值，提出鑒定意見。3.審批檔案鑒定小組的鑒定意見經(jīng)項目指揮部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后生效。（四）銷毀程序1.編制銷毀清單經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案管理辦公室應(yīng)編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.組織銷毀檔案管理辦公室應(yīng)按照檔案銷毀清單，組織專人對檔案進行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的安全、規(guī)范。3.銷毀記錄檔案管理辦公室應(yīng)對檔案銷毀過程進行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息。銷毀記錄應(yīng)長期保存。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)項目檔案管理工作貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善項目檔案管理制度，確保項目檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.組織制定檔案工作計劃和目標(biāo)根據(jù)項目建設(shè)實際情況，組織制定檔案工作計劃和目標(biāo)，并組織實施。定期對檔案管理工作進行總結(jié)和評估，不斷提高檔案管理工作水平。3.協(xié)調(diào)檔案管理工作中的重大問題協(xié)調(diào)檔案管理辦公室與各部門之間的工作關(guān)系，解決檔案管理工作中出現(xiàn)的重大問題。加強與上級主管部門、地方檔案行政管理部門及其他相關(guān)單位的聯(lián)系與溝通，爭取各方對項目檔案管理工作的支持與指導(dǎo)。4.負(fù)責(zé)檔案管理隊伍建設(shè)組織