PAGE慈善組織檔案管理制度建設(shè)一、總則（一）目的為加強慈善組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在慈善工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本慈善組織及所屬各部門在各項慈善活動、行政管理、財務(wù)管理、項目運作等工作中形成的具有保存價值的各種載體的文件材料。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則慈善組織設(shè)立統(tǒng)一的檔案管理機構(gòu)，負責組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)全組織的檔案管理工作；各部門負責本部門檔案的收集、整理、保管和提供利用，并接受檔案管理機構(gòu)的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.真實完整原則檔案應(yīng)如實反映慈善組織的工作歷程、活動開展情況和業(yè)務(wù)成果，確保檔案內(nèi)容的真實性和完整性，不得篡改、偽造檔案信息。3.規(guī)范管理原則按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定和行業(yè)標準，建立健全檔案管理制度和業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標準化。4.安全保密原則加強檔案的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全；對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。5.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于慈善組織內(nèi)部各部門和社會各界對檔案的查閱、利用，提高檔案的使用效率，為慈善事業(yè)發(fā)展提供有力支持。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置慈善組織設(shè)立獨立的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責組織實施檔案管理工作。如因組織規(guī)模較小等原因暫不具備設(shè)立獨立檔案管理部門條件的，應(yīng)指定專人負責檔案管理工作，并明確其職責。（二）檔案管理機構(gòu)職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本慈善組織檔案管理制度并組織實施。2.負責組織、指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.集中統(tǒng)一管理慈善組織的各類檔案，對檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。4.負責檔案庫房的建設(shè)、維護和管理，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全存放。5.開展檔案信息化建設(shè)，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。6.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案提出處置意見，經(jīng)批準后進行銷毀或移交。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓和宣傳工作，提高全體員工的檔案意識和檔案管理水平。8.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為慈善組織的決策、項目實施、宣傳推廣等工作提供檔案支持和服務(wù)。（三）檔案管理人員職責1.認真學習和貫徹執(zhí)行國家檔案管理法律法規(guī)和本組織檔案管理制度，熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識和技能。2.負責檔案的日常收集、整理、保管、統(tǒng)計和利用工作，確保檔案的完整、準確和安全。3.對接收的檔案進行檢查、核對，對不符合要求的檔案及時督促相關(guān)部門進行整改。4.按照檔案分類標準和編號規(guī)則，對檔案進行分類、編號、編目等整理工作，編制檔案檢索工具，方便檔案的查找和利用。5.負責檔案庫房的日常管理，做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全防護工作，定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。6.嚴格遵守檔案保密制度，對涉及保密內(nèi)容的檔案信息嚴格保密，不得泄露。7.積極參與檔案信息化建設(shè)，錄入和維護檔案信息，確保檔案信息系統(tǒng)的正常運行。8.協(xié)助各部門做好檔案的查閱、借閱和利用工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時催還借出的檔案。9.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和分析，提出改進意見和建議，不斷提高檔案管理工作質(zhì)量。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.慈善組織在開展慈善活動過程中形成的文件材料，包括項目策劃書、實施方案、捐贈協(xié)議、受助對象資料、活動照片、視頻、總結(jié)報告等。2.行政管理工作中形成的文件材料，如組織章程、理事會決議、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)、人事檔案、財務(wù)報表、審計報告等。3.財務(wù)管理工作中形成的文件材料，如會計憑證、賬簿、財務(wù)報表、稅務(wù)申報資料、捐贈資金管理文件等。4.項目運作過程中形成的各類文件材料，包括項目申報書、立項批復(fù)、項目預(yù)算、項目執(zhí)行情況報告、項目驗收報告等。5.與國內(nèi)外其他慈善組織、政府部門、企業(yè)等合作交流過程中形成的文件材料，如合作協(xié)議、往來信函、交流活動記錄等。6.反映慈善組織發(fā)展歷程、重大事件、榮譽獎項等方面的文件材料，如組織沿革資料、大事記、榮譽證書等。7.其他具有保存價值的文件材料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。對于重要文件材料，應(yīng)在形成后及時移交檔案管理部門。2.檔案收集過程中，應(yīng)注意文件材料的真實性、完整性和準確性，對不符合要求的文件材料應(yīng)及時進行補充、修正或完善。3.對于電子文件，應(yīng)按照國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進行收集，確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件同步歸檔。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分文件材料的不同價值，確定合理的保管期限。3.便于檔案的保管、查閱和利用。（四）檔案整理方法1.分類慈善組織檔案分為黨群工作類、行政管理類、項目管理類、財務(wù)管理類、捐贈管理類、宣傳推廣類、人事管理類、業(yè)務(wù)交流類等類別。每個類別下可根據(jù)實際情況進一步細分二級類目。例如，項目管理類可細分為扶貧項目、教育項目、醫(yī)療項目等；財務(wù)管理類可細分為會計憑證、賬簿、財務(wù)報表等。2.編號按照檔案分類方案，對每一份檔案編制唯一的編號。編號應(yīng)簡潔明了，便于記憶和查找。例如，采用“類別代碼年度流水號”的形式進行編號，如“XM2023001”表示項目管理類2023年第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等項目。檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄，方便檔案的檢索和利用。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，保持檔案的整齊美觀。對于紙張規(guī)格不一致的文件材料，應(yīng)進行折疊或裱糊處理，使其規(guī)格統(tǒng)一。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風、排水良好的地點，遠離火源、水源和污染源。2.庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等安全防護設(shè)施，如安裝火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、防盜門窗、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠藥品投放裝置等。3.庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置專門的檔案架（柜），檔案架（柜）應(yīng)堅固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。檔案架（柜）應(yīng)按照檔案分類順序進行編號，標識清晰。（二）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，核對檔案數(shù)量、編號、保管期限等信息，確保檔案的完整和安全。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時記錄并報告處理。2.按照檔案保管期限的要求，對檔案進行分類存放。對保管期限已滿的檔案，應(yīng)及時進行鑒定和處置。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，確保電子檔案信息的安全可靠。電子檔案存儲應(yīng)采用多種存儲方式，如磁帶、光盤、硬盤等，并分別存儲在不同的地點。4.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。檔案管理人員應(yīng)定期記錄庫房溫濕度情況，并采取相應(yīng)的調(diào)節(jié)措施。5.嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入庫房。檔案管理人員進入庫房時，應(yīng)注意關(guān)閉門窗，防止灰塵、濕氣等進入庫房。（三）檔案的安全保護措施1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責，加強對檔案安全工作的監(jiān)督和檢查。2.加強檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保庫房24小時處于監(jiān)控狀態(tài)。配備必要的消防器材，并定期進行檢查和維護，確保消防器材完好有效。3.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)采取嚴格的保密措施，限制查閱范圍，對查閱人員進行登記備案，防止信息泄露。4.定期對檔案進行安全檢查和風險評估，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。對可能影響檔案安全的自然災(zāi)害、突發(fā)事件等，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，確保在緊急情況下能夠迅速采取措施保護檔案安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、準確判定的原則，根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，確定檔案的保管期限和處置方式。（二）檔案鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理機構(gòu)負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見和處置建議。（三）檔案鑒定方法1.審查檔案的內(nèi)容，包括文件材料的形成背景、目的、用途、涉及范圍等，判斷其對慈善組織工作和歷史研究的重要性。2.分析檔案的來源，如文件的產(chǎn)生部門、形成時間、與其他檔案的關(guān)聯(lián)等，確定其價值大小。3.考慮檔案的現(xiàn)實利用需求，評估其在慈善組織當前工作中的參考作用和利用頻率。4.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合慈善組織的實際情況，確定檔案的保管期限。（四）檔案保管期限劃分慈善組織檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案（1）慈善組織章程、理事會決議、重要會議記錄等反映組織基本情況和重大決策的文件材料。（2）涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私且具有長期保存價值的檔案。（3）反映慈善組織發(fā)展歷程、重大事件、重要榮譽等具有歷史意義的檔案。（4）捐贈資金數(shù)額巨大、影響深遠的捐贈項目檔案。2.長期保管的檔案（1）一般行政管理工作中形成的重要文件材料，如工作計劃、工作總結(jié)、人事任免文件等，保管期限為10年50年。（2）項目運作過程中形成的重要文件材料，如項目申報書、立項批復(fù)、項目執(zhí)行情況報告等，保管期限為10年30年。（3）財務(wù)管理工作中形成的重要會計憑證、賬簿、財務(wù)報表等，保管期限為10年30年。3.短期保管的檔案（1）一般性行政管理工作中形成的文件材料，如日常工作通知、簡報等，保管期限為1年5年。（2）項目運作過程中形成的一般性文件材料，如項目活動照片、簡單的工作記錄等，保管期限為1年5年。（3）臨時性慈善活動形成的文件材料，保管期限為1年3年。（五）檔案銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等詳細信息。2.檔案銷毀清冊報慈善組織負責人審批后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的利用（一）檔案利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本組織檔案管理制度，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.服務(wù)至上原則以滿足慈善組織內(nèi)部各部門和社會各界對檔案的利用需求為出發(fā)點，提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。3.安全保密原則在檔案利用過程中，要嚴格遵守檔案保密制度，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。（二）檔案利用范圍1.慈善組織內(nèi)部各部門在開展工作、制定決策、總結(jié)經(jīng)驗等過程中查閱相關(guān)檔案資料。2.捐贈人、受助對象及其他相關(guān)單位和個人因工作需要查閱與慈善項目相關(guān)的檔案信息。3.政府部門、社會組織、新聞媒體等因履行職責、開展調(diào)研、宣傳報道等需要查閱慈善組織檔案資料。（三）檔案查閱與借閱手續(xù)1.慈善組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外部單位或個人查閱檔案，應(yīng)提前向慈善組織提出書面申請，說明查閱理由、查閱范圍等，經(jīng)慈善組織負責人批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并辦理查閱登記手續(xù)。查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容，如需摘抄、復(fù)制、拍照，應(yīng)另行提出申請，經(jīng)批準后方可進行。3.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定及時催還借出的檔案，確保檔案按時歸還。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時記錄并報告處理。（四）