PAGE檔案管理三合一制度政府一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本檔案管理三合一制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門(mén)及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映本公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，不得擅自篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則檔案應(yīng)全面收集、整理本公司/組織在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件材料，確保檔案的完整性，避免重要文件材料的遺漏。4.保密性原則對(duì)涉及本公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息的泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高檔案的利用效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本公司/組織檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程。2.負(fù)責(zé)本公司/組織各類(lèi)檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案工作，對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行檢查、考核，提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議。4.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理的效率和水平。6.參與本公司/組織重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，定期向檔案管理部門(mén)移交檔案，并辦理交接手續(xù)。3.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常管理和利用工作，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案的安全。4.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作，提供相關(guān)檔案信息和資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度，做好檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，妥善保管檔案實(shí)體，維護(hù)檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，做好檔案的統(tǒng)計(jì)報(bào)表工作。5.積極開(kāi)展檔案利用工作，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供檔案資料。6.負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的操作和維護(hù)，確保檔案信息的安全、準(zhǔn)確和完整。7.參與檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.本公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括但不限于公文、合同、協(xié)議、會(huì)議記錄、報(bào)表、圖紙、技術(shù)資料、聲像資料等。2.本公司/組織與外部單位往來(lái)的文件材料，如信函、傳真、電子郵件、合作項(xiàng)目文件等。(二)收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署齊全，載體應(yīng)符合檔案管理要求。3.對(duì)電子文件材料，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計(jì)。（四）整理方法1.分類(lèi)按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)、科研項(xiàng)目類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)、會(huì)計(jì)檔案類(lèi)、干部職工檔案類(lèi)等類(lèi)別。2.編號(hào)對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便于檔案的檢索和利用。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、檔案裝具等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)、編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對(duì)電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限、存放位置等信息，便于檔案的管理和統(tǒng)計(jì)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。（三）檔案的保護(hù)1.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。2.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等，防止檔案信息的泄露和丟失。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的檔案保管期限表，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、客觀(guān)、公正的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，確定檔案的保管期限。2.對(duì)保管期限已滿(mǎn)的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其是否仍具有保存價(jià)值，如涉及本公司/組織重要權(quán)益、歷史研究等方面的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，報(bào)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。3.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門(mén)，一份報(bào)本公司/組織財(cái)務(wù)部門(mén)備案。4.按照批準(zhǔn)的銷(xiāo)毀意見(jiàn)，對(duì)檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。5.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與利用（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案管理人員應(yīng)定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表、檔案利用情況統(tǒng)計(jì)表等，及時(shí)、準(zhǔn)確地反映檔案管理工作的基本情況。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。（二）利用工作1.制定檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、方式、程序等。2.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱、借閱手續(xù)。3.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。4.對(duì)涉及本公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行利用，防止檔案信息的泄露。5.檔案利用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。6.積極開(kāi)展檔案編研工作，編寫(xiě)檔案參考資料、大事記等，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和有效利用。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)選用適合本公司/組織的檔案管理軟件，建立檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類(lèi)、編號(hào)、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)（對(duì)重要敏感數(shù)據(jù)）、用戶(hù)權(quán)限管理等措施，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。（三）信息化管理要求