PAGE合同管理及檔案管理制度一、總則（一）目的本制度旨在加強公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，確保合同合法有效，維護公司合法權(quán)益；同時加強檔案管理，保證合同及相關(guān)檔案資料的完整性、準確性和安全性，為公司經(jīng)營決策提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等，以及與合同相關(guān)的檔案資料管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等活動必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保合同合法有效。2.審慎嚴謹原則：在合同簽訂前，應(yīng)對合同對方的主體資格、信用狀況、履約能力等進行充分調(diào)查和評估，審慎簽訂合同。3.全程管理原則：對合同從簽訂到終止的全過程進行跟蹤管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，確保合同順利履行。4.檔案完整原則：合同檔案資料應(yīng)全面、準確、完整地記錄合同簽訂、履行等情況，便于查閱和追溯。二、合同管理（一）合同簽訂管理1.合同承辦部門職責(zé)負責(zé)合同項目的調(diào)研、談判、起草合同文本等工作。對合同對方的主體資格、信用狀況、履約能力等進行調(diào)查核實，并提供相關(guān)資料。組織合同評審，協(xié)調(diào)解決合同簽訂過程中的問題。2.合同文本審核合同承辦部門起草的合同文本應(yīng)提交法律合規(guī)部門進行審核。法律合規(guī)部門應(yīng)從法律角度對合同條款的合法性、完整性、準確性等進行審查，提出修改意見。涉及重大合同或復(fù)雜法律問題的，應(yīng)組織相關(guān)部門和專業(yè)人員進行會審，必要時可咨詢外部法律顧問。3.合同審批合同承辦部門將審核通過的合同文本及相關(guān)資料提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)合同的性質(zhì)、金額、風(fēng)險等因素進行審批，簽署審批意見。對于重大合同，需經(jīng)公司董事會或股東會審議通過后方可簽訂。4.合同簽訂合同經(jīng)審批通過后，由合同承辦部門與合同對方簽訂。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，確保合同條款清晰、準確、完整。合同簽訂人應(yīng)具備相應(yīng)的授權(quán)，在合同上簽字并加蓋公司公章或合同專用章。（二）合同履行管理1.合同承辦部門負責(zé)合同的具體履行工作，應(yīng)按照合同約定的時間、地點、方式等要求履行義務(wù)，確保合同順利執(zhí)行。2.建立合同履行跟蹤機制，合同承辦部門應(yīng)定期對合同履行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施解決。對于可能影響合同履行的重大事項，應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)報告。3.合同對方提出變更合同要求的，合同承辦部門應(yīng)及時與對方溝通協(xié)商，并按照合同變更的程序進行處理。合同變更需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，簽訂書面變更協(xié)議。（三）合同變更管理1.合同變更的提出合同履行過程中，因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同的，合同承辦部門或合同對方應(yīng)及時提出變更申請，并說明變更的原因、內(nèi)容及對合同履行的影響。2.合同變更的審核合同承辦部門應(yīng)將變更申請?zhí)峤环珊弦?guī)部門進行審核。法律合規(guī)部門應(yīng)從法律角度對變更內(nèi)容的合法性、合理性等進行審查，提出審核意見。3.合同變更的審批合同變更申請經(jīng)審核通過后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)變更的情況進行審批，簽署審批意見。4.合同變更的簽訂合同變更經(jīng)審批通過后，由合同承辦部門與合同對方簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。（四）合同終止管理1.合同終止的條件合同履行完畢、合同解除、合同無效、合同被撤銷等情況下，合同終止。2.合同終止的通知合同承辦部門應(yīng)在合同終止事由發(fā)生后及時通知合同對方，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.合同終止的結(jié)算合同終止后，合同承辦部門應(yīng)按照合同約定進行結(jié)算，清理債權(quán)債務(wù)。涉及款項支付的，應(yīng)按照公司財務(wù)管理制度辦理支付手續(xù)。4.合同終止的檔案管理合同終止后，合同承辦部門應(yīng)將合同及相關(guān)檔案資料整理歸檔，妥善保管。（五）合同糾紛處理1.合同履行過程中發(fā)生糾紛的，合同承辦部門應(yīng)及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并與合同對方協(xié)商解決。協(xié)商解決不成的，應(yīng)及時采取法律措施維護公司合法權(quán)益。2.法律合規(guī)部門應(yīng)參與合同糾紛的處理，提供法律支持和建議。必要時可聘請外部律師代理訴訟或仲裁。3.合同糾紛處理過程中，應(yīng)注意收集和保存相關(guān)證據(jù)，確保公司在糾紛處理中處于有利地位。三、檔案管理（一）檔案分類1.合同檔案：包括合同文本、合同審批文件、合同變更協(xié)議、合同履行記錄等。2.合同相關(guān)資料檔案：包括合同對方的主體資格證明、信用狀況報告、履約能力評估報告、招投標文件、談判記錄、往來信函等。（二）檔案收集1.合同承辦部門負責(zé)合同及相關(guān)資料檔案的收集工作。在合同簽訂、履行、變更、終止等過程中，應(yīng)及時將相關(guān)文件資料整理歸檔，確保檔案資料的完整性和準確性。2.檔案管理人員應(yīng)定期對合同承辦部門提交的檔案資料進行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時通知承辦部門補充或更正。（三）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標準對收集到的檔案資料進行整理，編制檔案目錄，便于查閱和檢索。2.對合同檔案應(yīng)按照合同簽訂時間、合同類別等進行分類存放，對合同相關(guān)資料檔案應(yīng)按照資料性質(zhì)、時間順序等進行整理歸檔。（四）檔案保管1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案資料的安全存放。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、變質(zhì)等情況應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)或處理。3.對重要的合同檔案應(yīng)進行備份，備份資料應(yīng)妥善保管，防止丟失或損壞。（五）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)按照檔案查閱申請表的要求提供檔案資料，并做好查閱記錄。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料。3.涉及公司商業(yè)秘密或重要信息的合同檔案，查閱人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（六）檔案借閱1.因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人批準后，辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱的，應(yīng)辦理延期手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損等。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案資料。（七）檔案銷毀1.對已失去保存價值的合同檔案，檔案管理部門應(yīng)定期進行清理，提出銷毀意見。2.檔案銷毀意見應(yīng)報公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同進行銷毀。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀地點、監(jiān)銷人等信息。四、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設(shè)立合同管理及檔案管理監(jiān)督小組，定期對各部門的合同管理及檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的合規(guī)性，檔案資料的完整性、準確性、安全性等。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時提出整改意見，責(zé)令相關(guān)部門限期整改。（二）考核評價1.建立合同管理及檔案管理工作考核評價制度，對各部門的合同管理及檔案管理工作進行考核評價。2.考核評價指標包括合同簽訂合規(guī)率、合同履行率、檔案資料完整率、檔案