PAGE臨時采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司臨時采購行為，加強對臨時采購活動的內(nèi)部控制，確保采購業(yè)務(wù)合法合規(guī)、采購過程公開透明、采購結(jié)果真實有效，提高公司資金使用效益，防范采購風(fēng)險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門因臨時性生產(chǎn)經(jīng)營需求而發(fā)生的采購活動，包括但不限于辦公用品、設(shè)備維修配件、零星物料等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：臨時采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。2.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公正、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門檢查。3.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本，提高資金使用效益。4.職責(zé)分離原則：明確采購業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的職責(zé)分工，確保不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。二、臨時采購的申請與審批（一）申請1.各部門因臨時性業(yè)務(wù)需要進(jìn)行采購時，應(yīng)填寫《臨時采購申請表》，詳細(xì)注明采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、需求日期等信息。2.申請部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對采購申請的必要性、合理性進(jìn)行審核，并簽字確認(rèn)。（二）審批1.《臨時采購申請表》經(jīng)申請部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至采購部門。2.采購部門收到申請表后，對采購項目的市場供應(yīng)情況、價格合理性等進(jìn)行初步審核，并報采購部門負(fù)責(zé)人審批。3.采購部門負(fù)責(zé)人審批通過后，申請表根據(jù)預(yù)算金額大小分別提交至不同層級的領(lǐng)導(dǎo)審批：預(yù)算金額在[X]元以下的，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。預(yù)算金額在[X]元至[X]元之間的，由財務(wù)負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)共同審批。預(yù)算金額在[X]元以上的，由總經(jīng)理審批。三、采購實施（一）采購方式選擇1.根據(jù)采購項目的特點、金額大小等因素，選擇合適的采購方式，包括但不限于詢價采購、競爭性談判、單一來源采購等。2.詢價采購適用于采購金額較小、市場貨源充足、價格比較透明的項目。采購部門應(yīng)向至少三家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，比較各供應(yīng)商的報價和其他交易條件，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。3.競爭性談判適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、有一定競爭程度的項目。采購部門應(yīng)邀請至少三家具備相應(yīng)資質(zhì)和能力的供應(yīng)商參與談判，通過談判確定成交供應(yīng)商。4.單一來源采購適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購等特殊情形。采購部門應(yīng)提供充分的理由和依據(jù)，并按照公司規(guī)定的審批程序進(jìn)行審批。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商名錄，對供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等進(jìn)行評估和記錄。2.在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)優(yōu)先選擇名錄中的供應(yīng)商。如名錄中無合適供應(yīng)商，可通過市場調(diào)研、行業(yè)推薦等方式尋找新的供應(yīng)商。3.對新供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，要求其提供營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、資質(zhì)證書、業(yè)績證明等相關(guān)資料，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營資格和相應(yīng)的供應(yīng)能力。4.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。（三）采購執(zhí)行1.采購人員應(yīng)按照采購合同的約定，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，跟蹤采購進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)按量交貨。2.采購過程中如發(fā)生變更事項，如采購數(shù)量、規(guī)格型號、交貨時間等，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂補充協(xié)議。同時，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批程序?qū)ψ兏马椷M(jìn)行審批。3.采購人員應(yīng)收集整理采購過程中的相關(guān)文件和資料，如采購申請表、詢價函、報價單、采購合同等，作為采購業(yè)務(wù)的檔案進(jìn)行保管。四、驗收與付款（一）驗收1.采購項目到貨后，采購部門應(yīng)及時通知申請部門、質(zhì)量檢驗部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗收。2.驗收人員應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行檢驗，填寫《采購驗收單》。3.如驗收合格，驗收人員應(yīng)在《采購驗收單》上簽字確認(rèn)；如驗收不合格，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨等措施，直至驗收合格。（二）付款1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同和驗收情況，填寫《付款申請單》，注明采購項目名稱、合同編號、付款金額、付款方式等信息。2.《付款申請單》經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至財務(wù)部門。3.財務(wù)部門對付款申請進(jìn)行審核，核對采購合同、驗收單、發(fā)票等相關(guān)資料，確保付款金額準(zhǔn)確無誤、付款條件符合合同約定。審核通過后，報財務(wù)負(fù)責(zé)人審批。4.財務(wù)負(fù)責(zé)人審批通過后，按照公司規(guī)定的付款流程進(jìn)行付款。付款方式包括支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行支付等。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對臨時采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購活動是否符合本制度規(guī)定，采購程序是否合規(guī)，采購結(jié)果是否真實有效等。2.各部門應(yīng)配合內(nèi)部審計部門的工作，如實提供相關(guān)資料和信息。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)接受相關(guān)政府部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，及時整改發(fā)現(xiàn)的問題。2.對于涉及重大采購項目或社會關(guān)注度較高的采購活動，公司可邀請外部專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行審計或評估，提高采購活動的透明度和公信力。六、風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對臨時采購業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、價格風(fēng)險、付款風(fēng)險等。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果確定風(fēng)險等級，對高風(fēng)險事項采取重點監(jiān)控和防范措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.針對供應(yīng)商違約風(fēng)險，采購部門應(yīng)在采購合同中明確違約責(zé)任條款，加強對供應(yīng)商的跟蹤管理，及時掌握供應(yīng)商的經(jīng)營狀況和履約能力。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能存在違約風(fēng)險，應(yīng)及時采取措施，如要求供應(yīng)商提供擔(dān)保、增加預(yù)付款比例等。2.針對質(zhì)量風(fēng)險，應(yīng)加強采購產(chǎn)品的驗收管理，嚴(yán)格按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.針對價格風(fēng)險，采購部門應(yīng)加強市場調(diào)研，及時掌握市場價格動態(tài)，合理確定采購價格。同時，可通過與供應(yīng)商談判、招標(biāo)等方式爭取更有利的價格條款。4.針對付款風(fēng)險，財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審核付款申請，確保付款條件符合合同約定。同時，應(yīng)加強對供應(yīng)商的信用管理，防范供應(yīng)商惡意拖欠貨款等風(fēng)險。七、信息與溝通（一）信息收集與傳遞1.采購部門應(yīng)建立采購信息管理系統(tǒng)，及時收集、整理、傳遞采購業(yè)務(wù)相關(guān)信息，包括采購申請、審批、采購執(zhí)行、驗收付款等環(huán)節(jié)的信息。2.各部門應(yīng)按照規(guī)定的流程和時間節(jié)點，及時向采購部門提供采購相關(guān)信息，確保信息傳遞的準(zhǔn)確性和及時性。（二）溝通協(xié)調(diào)機(jī)制1.建立采購業(yè)務(wù)溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，加強采購部門與申請部門、質(zhì)量檢驗部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門之間的溝通協(xié)調(diào)。2.定期召開采購業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)會議，