PAGE救援隊辦公室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)救援隊辦公室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和開發(fā)，為救援隊各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于救援隊辦公室檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、查閱和利用等管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：辦公室檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映救援隊工作的實際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則：全面收集與救援隊工作相關(guān)的各類文件資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及救援行動機(jī)密、隊員個人隱私等重要檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）辦公室主任職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)救援隊辦公室檔案管理工作，制定檔案管理工作計劃和目標(biāo)。2.監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。3.審核重要檔案的鑒定、銷毀等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作。2.建立檔案管理臺賬，準(zhǔn)確記錄檔案的收進(jìn)、移出、查閱、借閱等情況。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，確保檔案存放安全，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。4.按照規(guī)定的程序和要求，及時為查閱、利用檔案的人員提供服務(wù)。5.定期對檔案進(jìn)行清查盤點，確保檔案數(shù)量與臺賬一致。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件資料的收集、整理，并定期移交辦公室檔案管理人員。2.配合檔案管理人員做好檔案的查閱、利用等工作，提供相關(guān)信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級部門下發(fā)的與救援隊工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.救援隊制定的工作計劃、方案、總結(jié)、報告等。3.救援行動的預(yù)案、指令、記錄、總結(jié)等。4.隊員的個人檔案，包括簡歷、培訓(xùn)記錄、考核成績等。5.與外部單位簽訂的合作協(xié)議、合同等。6.各類會議記錄、紀(jì)要。7.財務(wù)報表、審計報告等。8.其他具有保存價值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料的及時、完整收集。2.收集的文件資料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀。3.對于電子文件，應(yīng)同時收集其對應(yīng)的紙質(zhì)文件，并確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財務(wù)檔案等類別。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，便于管理和查詢。3.編目：對每一份檔案進(jìn)行詳細(xì)編目，包括文件名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整齊裝訂，確保檔案的牢固和美觀。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映救援隊主要職能活動和歷史面貌的，對救援隊工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映救援隊一般工作活動，在較長時間內(nèi)對救援隊工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是在較短時間內(nèi)對救援隊工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：存放在專門的檔案庫房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.電子檔案：存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲在不同的介質(zhì)上，如磁帶、光盤等，并異地存放。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入。2.嚴(yán)格控制庫房的溫濕度，定期進(jìn)行檢查和記錄。3.做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，配備必要的消防器材、除濕設(shè)備、防蟲藥品等。4.對檔案庫房進(jìn)行定期清掃，保持庫房整潔。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理人員提出初步鑒定意見。2.組織相關(guān)人員組成鑒定小組，對初步鑒定意見進(jìn)行審核，確定檔案的存毀。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值等因素，綜合考慮是否仍有保存必要。（二）銷毀程序1.對確定需要銷毀的檔案，編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、編號、日期、數(shù)量等信息。2.銷毀清冊經(jīng)辦公室主任審核后，報上級主管部門批準(zhǔn)。3.按照批準(zhǔn)的銷毀清冊，在指定地點進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀的檔案出售或轉(zhuǎn)讓給其他單位或個人。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱。2.外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。3.涉及機(jī)密的檔案，查閱人員需經(jīng)嚴(yán)格的審批程序，確保查閱目的合法合規(guī)。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。2.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用服務(wù)1.檔案管理人員應(yīng)積極為利用檔案的人員提供幫助，根據(jù)查閱需求，迅速準(zhǔn)確地提供相關(guān)檔案。2.對于重要的檔案利用需求，應(yīng)主動與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保利用工作的順利進(jìn)行。3.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，總結(jié)經(jīng)驗，不斷改進(jìn)檔案利用服務(wù)工作。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便檔案信息的共享和交流。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.按照檔案整理的要求，將紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案信