PAGE辦公室檔案管理制度存在一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）辦公室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和統(tǒng)計(jì)工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，定期對(duì)各部門檔案管理情況進(jìn)行檢查和考核。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的安全和有效利用。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作中形成的各類檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向辦公室移交。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作，確保檔案管理工作的順利開展。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，積極配合辦公室做好檔案管理的各項(xiàng)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各類文件、通知、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。2.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、報(bào)表、憑證等。3.公司組織的各類會(huì)議、培訓(xùn)、活動(dòng)等形成的文件、資料、記錄等。4.公司員工的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。5.公司的財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)檔案、稅務(wù)檔案等。6.公司的技術(shù)檔案、科研檔案、項(xiàng)目檔案等。7.公司的固定資產(chǎn)檔案、設(shè)備檔案等。8.其他與公司工作相關(guān)的檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門在工作中形成的檔案收集齊全，不得遺漏。2.檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、偽造或損毀。3.收集的檔案應(yīng)分類整理，便于后續(xù)的歸檔和管理。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等特征進(jìn)行分類，一般分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、技術(shù)檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于查找和管理。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于查閱和統(tǒng)計(jì)。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂應(yīng)使用統(tǒng)一的檔案裝訂設(shè)備和材料，不得使用金屬物裝訂。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。3.人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、技術(shù)檔案等應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對(duì)收集整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的質(zhì)量。2.將審核后的檔案移交辦公室檔案管理人員，辦公室檔案管理人員進(jìn)行再次審核，并辦理交接手續(xù)。3.辦公室檔案管理人員按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則，將檔案進(jìn)行歸檔，并填寫檔案歸檔登記表。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司的重要文件、決議、合同、協(xié)議等。3.長期保管的檔案主要包括公司的一般性文件、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括公司的臨時(shí)性文件、資料等，保管期限為1年至5年。（四）保管要求1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，定期進(jìn)行維護(hù)和更新。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案的安全和有效利用。2.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到辦公室檔案查閱室查閱。2.借閱：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到辦公室檔案管理人員處辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)使用統(tǒng)一的復(fù)制設(shè)備和材料，確保復(fù)制質(zhì)量。（三）利用限制1.涉及公司機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱、借閱和復(fù)制給無關(guān)人員。2.檔案利用過程中，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。3.檔案利用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用情況等因素進(jìn)行綜合評(píng)估。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由辦公室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，確定其保存價(jià)值。2.分析比較法：對(duì)同類檔案進(jìn)行分析比較，確定其保存價(jià)值。3.效益評(píng)估法：對(duì)檔案的利用效益進(jìn)行評(píng)估，確定其保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見，并填寫檔案銷毀申請(qǐng)表。2.檔案銷毀申請(qǐng)表經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由辦公室檔案管理人員負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底和安全。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和網(wǎng)絡(luò)化利用。2.提高檔案管理的效率和水平，為公司各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等功能的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)：建立公司檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和遠(yuǎn)程查詢。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的