PAGE圖書館檔案資料清點(diǎn)制度一、總則（一）目的本制度旨在建立科學(xué)、規(guī)范、高效的圖書館檔案資料清點(diǎn)工作機(jī)制，確保圖書館檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為圖書館的各項業(yè)務(wù)活動提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于本圖書館全體工作人員，涵蓋圖書館所擁有的各類檔案資料，包括但不限于館藏圖書、期刊、報紙、電子文獻(xiàn)、檔案文件、視聽資料等。（三）基本原則1.全面性原則：對圖書館所有檔案資料進(jìn)行全面清點(diǎn)，確保無一遺漏。2.準(zhǔn)確性原則：清點(diǎn)過程中要保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，如實(shí)反映檔案資料的實(shí)際情況。3.及時性原則：按照規(guī)定的時間周期進(jìn)行清點(diǎn)，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。4.責(zé)任性原則：明確各崗位人員在清點(diǎn)工作中的職責(zé)，確保工作落實(shí)到人。二、清點(diǎn)組織與人員職責(zé)（一）清點(diǎn)工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立以圖書館館長為組長，副館長為副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員的清點(diǎn)工作領(lǐng)導(dǎo)小組。其職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)制定和修訂圖書館檔案資料清點(diǎn)制度。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)清點(diǎn)工作，解決清點(diǎn)過程中出現(xiàn)的重大問題。3.審核清點(diǎn)結(jié)果報告，對清點(diǎn)工作進(jìn)行總結(jié)和評估。（二）各部門職責(zé)1.采編部負(fù)責(zé)對新采購的圖書、期刊等資料進(jìn)行及時登記和入庫，并確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確錄入圖書館管理系統(tǒng)。在清點(diǎn)過程中，核對新入庫資料的數(shù)量、品種與采購清單是否一致，協(xié)助其他部門查找缺失或錯誤的資料。2.流通部負(fù)責(zé)對借閱區(qū)的圖書進(jìn)行日常整理和盤點(diǎn)，及時發(fā)現(xiàn)圖書的丟失、損壞情況。配合其他部門進(jìn)行全館性清點(diǎn)工作，提供借閱數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。3.典藏部承擔(dān)圖書館檔案資料的分類、上架、保管等工作，對館藏資料的存放位置和數(shù)量有清晰的了解。負(fù)責(zé)定期對所管理區(qū)域的檔案資料進(jìn)行詳細(xì)清點(diǎn)，記錄實(shí)際情況，并與系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行比對。4.信息技術(shù)部保障圖書館管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。根據(jù)清點(diǎn)工作的需要，提供技術(shù)支持，協(xié)助處理數(shù)據(jù)查詢、統(tǒng)計等相關(guān)技術(shù)問題。（三）清點(diǎn)人員職責(zé)1.參與清點(diǎn)工作的人員應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照清點(diǎn)流程和方法進(jìn)行操作。2.如實(shí)記錄清點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，包括資料的缺失、損壞、錯架等情況，并及時報告給相關(guān)負(fù)責(zé)人。3.對自己所負(fù)責(zé)區(qū)域的清點(diǎn)結(jié)果負(fù)責(zé)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、清晰。三、清點(diǎn)周期與方式（一）清點(diǎn)周期1.年度全面清點(diǎn)：每年[具體日期]前，對圖書館所有檔案資料進(jìn)行一次全面清點(diǎn)。2.季度重點(diǎn)清點(diǎn)：每季度末，針對特定類型或區(qū)域的檔案資料進(jìn)行重點(diǎn)清點(diǎn)，如熱門借閱圖書、珍貴檔案文件等。3.不定期抽查清點(diǎn)：根據(jù)工作需要或發(fā)現(xiàn)的問題線索，不定期對部分檔案資料進(jìn)行抽查清點(diǎn)。（二）清點(diǎn)方式1.人工清點(diǎn)：對于紙質(zhì)檔案資料，由清點(diǎn)人員逐本、逐件進(jìn)行清點(diǎn)，記錄數(shù)量、名稱、版本等信息。2.系統(tǒng)核對：利用圖書館管理系統(tǒng)，將實(shí)際清點(diǎn)結(jié)果與系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行比對，查找差異。3.實(shí)地盤點(diǎn)：對資料的存放位置進(jìn)行實(shí)地查看核實(shí)，確保資料擺放有序，無錯架、亂架現(xiàn)象。四、清點(diǎn)流程（一）準(zhǔn)備階段1.制定清點(diǎn)計劃：根據(jù)清點(diǎn)周期和工作安排，制定詳細(xì)的清點(diǎn)計劃，明確清點(diǎn)范圍、時間、人員分工等。2.培訓(xùn)清點(diǎn)人員：組織清點(diǎn)人員參加培訓(xùn)，使其熟悉清點(diǎn)流程、方法和相關(guān)要求，確保清點(diǎn)工作的質(zhì)量。3.準(zhǔn)備清點(diǎn)工具：如清點(diǎn)表格、標(biāo)簽、計算器等。4.備份系統(tǒng)數(shù)據(jù)：在清點(diǎn)前，對圖書館管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以防數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）實(shí)施階段1.按照清點(diǎn)計劃，各部門清點(diǎn)人員對所負(fù)責(zé)區(qū)域的檔案資料進(jìn)行清點(diǎn)。2.對于每一項資料，認(rèn)真核對其數(shù)量、名稱、版本、存放位置等信息，并如實(shí)記錄在清點(diǎn)表格上。3.在清點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)資料有缺失、損壞、錯架等問題，應(yīng)及時標(biāo)記并記錄詳細(xì)情況。4.信息技術(shù)部人員同步對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，與實(shí)際清點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行比對，查找差異原因并記錄。（三）匯總階段1.各部門清點(diǎn)人員將清點(diǎn)結(jié)果匯總至部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人對本部門的數(shù)據(jù)進(jìn)行初步審核和整理。2.各部門負(fù)責(zé)人將審核后的結(jié)果提交給清點(diǎn)工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室，由辦公室進(jìn)行全面匯總和分析。（四）結(jié)果處理階段1.對于清點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的差異，組織相關(guān)人員進(jìn)行復(fù)查核實(shí)，查找原因。如因錄入錯誤導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際不符，及時修正系統(tǒng)數(shù)據(jù)。如發(fā)現(xiàn)資料丟失或損壞，查明責(zé)任，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。如存在錯架現(xiàn)象，及時進(jìn)行調(diào)整，確保資料擺放正確。2.根據(jù)清點(diǎn)結(jié)果，撰寫清點(diǎn)報告，內(nèi)容包括清點(diǎn)基本情況、差異分析、處理結(jié)果等。3.將清點(diǎn)報告提交給清點(diǎn)工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核，經(jīng)審核通過后存檔備案。五、清點(diǎn)結(jié)果的記錄與報告（一）記錄要求1.清點(diǎn)記錄應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確，包括資料名稱、數(shù)量、版本、存放位置、發(fā)現(xiàn)的問題等信息。2.記錄表格應(yīng)清晰規(guī)范，便于查閱和統(tǒng)計分析。3.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)記錄問題描述、發(fā)現(xiàn)時間、處理情況等。（二）報告內(nèi)容1.清點(diǎn)基本情況：包括清點(diǎn)時間、范圍、方式以及參與清點(diǎn)的人員等。2.清點(diǎn)結(jié)果：詳細(xì)列出實(shí)際清點(diǎn)數(shù)量與系統(tǒng)記錄數(shù)量的差異情況，分類統(tǒng)計缺失、損壞、錯架等問題的數(shù)量和具體情況。3.差異分析：對出現(xiàn)差異的原因進(jìn)行分析，如人為失誤、系統(tǒng)故障、自然損耗等。4.處理結(jié)果：針對發(fā)現(xiàn)的問題，說明采取的處理措施和處理結(jié)果，如追回丟失資料、修復(fù)損壞資料、調(diào)整錯架圖書等。5.改進(jìn)建議：根據(jù)清點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，提出改進(jìn)工作的建議和措施，以提高圖書館檔案資料管理水平。（三）報告提交與存檔1.清點(diǎn)報告應(yīng)在清點(diǎn)工作結(jié)束后[規(guī)定時間]內(nèi)提交給清點(diǎn)工作領(lǐng)導(dǎo)小組。2.領(lǐng)導(dǎo)小組審核通過后的清點(diǎn)報告由圖書館辦公室負(fù)責(zé)存檔，作為重要的管理資料保存，以備后續(xù)查閱和參考。六、檔案資料的整理與修復(fù)（一）整理原則1.按照圖書館檔案資料的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保資料分類準(zhǔn)確、有序。2.對破損、老化的資料進(jìn)行修復(fù)或更換，保證資料的完整性和可讀性。3.清理冗余、重復(fù)的資料，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。（二）整理流程1.分類排序：將清點(diǎn)后的檔案資料按照類別進(jìn)行排序，如按照圖書的學(xué)科分類、期刊的年份和期號等進(jìn)行排列。2.剔除清理：對不符合館藏要求、損壞嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)或已失去保存價值的資料進(jìn)行剔除處理，并做好記錄。3.修復(fù)裝訂：對于破損的圖書、檔案文件等進(jìn)行修復(fù)，如修補(bǔ)書頁、裝訂文件等，確保其能夠正常使用和保存。4.上架歸位：整理后的資料按照規(guī)定的存放位置進(jìn)行上架，確保擺放整齊、便于查找。（三）修復(fù)要求1.對于一般性破損的資料，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)男迯?fù)方法進(jìn)行處理，盡量恢復(fù)其原貌。2.對于珍貴或稀有資料的修復(fù)，應(yīng)遵循專業(yè)的修復(fù)原則和方法，確保修復(fù)過程中不損壞資料的原有價值。3.修復(fù)后的資料應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量檢查，確保符合保存和使用要求。七、檔案資料的安全與保護(hù)（一）安全管理1.加強(qiáng)圖書館的安全保衛(wèi)工作，設(shè)置必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、防盜門窗等，防止檔案資料被盜、被搶。2.對圖書館工作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識，規(guī)范操作流程，確保在清點(diǎn)和整理過程中不發(fā)生安全事故。3.嚴(yán)格控制圖書館的出入人員，對非工作人員進(jìn)入圖書館進(jìn)行登記和管理，防止無關(guān)人員接觸檔案資料。（二）保護(hù)措施1.改善檔案資料的存放環(huán)境，保持適宜的溫度、濕度和通風(fēng)條件，防止資料受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.對珍貴檔案資料采取特殊的保護(hù)措施，如使用專門的檔案盒、袋進(jìn)行包裝，采用防蟲、防潮、防火的材料進(jìn)行存放。3.定期對檔案資料進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)并處理潛在的安全隱患和損壞問題。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.清點(diǎn)工作領(lǐng)導(dǎo)小組定期對清點(diǎn)工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保清點(diǎn)工作按照制度要求和流程規(guī)范進(jìn)行。2.設(shè)立監(jiān)督舉報渠道，鼓勵圖書館工作人員對清點(diǎn)工作中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報，對舉報屬實(shí)的給予獎勵。（二）考核辦法1.將檔案資料清點(diǎn)工作納入圖書館工作人員的績效考核體系，對在清點(diǎn)工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的個人和部門給予表彰和獎勵。2.對于未按照規(guī)定完成清點(diǎn)