PAGE婦聯(lián)檔案責(zé)任制度匯編表一、總則（一）目的為加強婦聯(lián)檔案管理工作，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，更好地服務(wù)婦聯(lián)各項工作，特制定本檔案責(zé)任制度匯編表。（二）適用范圍本制度適用于婦聯(lián)機關(guān)各部門、所屬事業(yè)單位以及與婦聯(lián)工作相關(guān)的各類檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則婦聯(lián)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責(zé)收集、整理、保管和利用檔案。2.真實準確原則檔案內(nèi)容必須真實反映婦聯(lián)工作的實際情況，確保檔案信息的準確性和可靠性。3.安全保密原則加強檔案安全保密措施，防止檔案信息泄露、丟失和損壞，確保檔案的安全性。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為婦聯(lián)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置婦聯(lián)設(shè)立專門的檔案管理科室，配備專職檔案管理人員，負責(zé)檔案管理工作的具體實施。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合婦聯(lián)工作實際，制定完善的檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理負責(zé)收集、整理婦聯(lián)機關(guān)各部門、所屬事業(yè)單位以及其他相關(guān)部門形成的各類檔案，按照檔案分類標準進行科學(xué)分類和編號，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.檔案保管建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，確保檔案的安全保管。定期對檔案進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。4.檔案利用服務(wù)為婦聯(lián)機關(guān)各部門、所屬事業(yè)單位以及其他相關(guān)部門提供檔案查閱、借閱等利用服務(wù)，根據(jù)工作需要，及時準確地提供檔案資料，為婦聯(lián)工作決策提供支持。5.檔案信息化建設(shè)推進檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和遠程查閱利用，提高檔案管理工作的效率和水平。6.檔案鑒定與銷毀按照國家有關(guān)規(guī)定，定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀處理，確保檔案信息的時效性和準確性。7.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)對婦聯(lián)機關(guān)各部門、所屬事業(yè)單位以及其他相關(guān)部門的檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。三、檔案收集（一）收集范圍1.文書檔案包括婦聯(lián)機關(guān)各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀要等。2.業(yè)務(wù)檔案涵蓋婦女權(quán)益保障、婦女發(fā)展、家庭建設(shè)、兒童工作等方面的業(yè)務(wù)文件、資料、統(tǒng)計報表等。3.人事檔案婦聯(lián)機關(guān)工作人員的個人檔案，包括履歷、考核、任免、獎懲、工資等方面的材料。4.財務(wù)檔案財務(wù)憑證、賬簿、報表、審計報告等財務(wù)文件。5.聲像檔案婦聯(lián)組織的重要活動、會議、調(diào)研等形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。6.實物檔案婦聯(lián)獲得的榮譽證書、獎杯、錦旗等實物。（二）收集要求1.及時收集各部門應(yīng)在文件材料形成或辦理完畢后，及時將檔案移交檔案管理部門，確保檔案收集的及時性。2.完整齊全收集的檔案應(yīng)完整無缺，包括文件的正本、副本、附件等，確保檔案內(nèi)容的完整性。3.真實準確檔案內(nèi)容必須真實可靠，不得擅自修改、偽造檔案信息。（三）收集程序1.部門整理各部門負責(zé)對本部門形成的檔案進行初步整理，按照檔案分類標準進行分類，編制檔案目錄。2.移交登記各部門將整理好的檔案移交檔案管理部門，辦理移交登記手續(xù)，雙方簽字確認。3.檔案管理部門審核檔案管理部門對移交的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性，對不符合要求的數(shù)據(jù)及時返回原部門進行補充完善。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循檔案形成規(guī)律按照檔案形成的時間順序、來源、內(nèi)容等特征進行整理，保持檔案之間的有機聯(lián)系。2.便于保管和利用整理后的檔案應(yīng)便于保管和查找利用，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）整理方法1.文書檔案整理按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類，編制歸檔文件目錄，裝訂成冊，并編制檔號。2.業(yè)務(wù)檔案整理根據(jù)業(yè)務(wù)工作特點，按照不同的業(yè)務(wù)類別進行分類整理，建立業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案的信息化管理。3.人事檔案整理按照干部人事檔案管理規(guī)定，對人事檔案進行分類整理，建立人事檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案的動態(tài)管理。4.財務(wù)檔案整理按照會計檔案管理辦法，對財務(wù)檔案進行分類整理，裝訂成冊，并編制會計檔案目錄。5.聲像檔案整理對聲像檔案進行分類編號，注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息，并制作聲像檔案目錄。6.實物檔案整理對實物檔案進行登記造冊，注明實物名稱、來源、日期等信息，并妥善保管。（三）整理要求1.分類準確嚴格按照檔案分類標準進行分類，確保檔案分類的準確性和一致性。2.編號規(guī)范檔號編制應(yīng)符合規(guī)范要求，便于檔案的查找和管理。3.目錄清晰檔案目錄應(yīng)清晰準確，便于查閱和利用。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案庫房設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案裝具配備符合標準的檔案柜、檔案架等裝具，用于存放檔案。（二）保管措施1.溫濕度控制檔案庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.防火防盜檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜設(shè)施，如滅火器、消防栓、防盜門、防盜窗等，定期進行檢查和維護。3.防蟲防鼠采取防蟲、防鼠措施，如放置防蟲藥品、封堵鼠洞等，防止檔案受到蟲害和鼠害。4.防光防塵檔案庫房應(yīng)采用遮光窗簾、防塵罩等措施，防止光線和灰塵對檔案的損害。5.定期檢查定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、褪色等情況，及時發(fā)現(xiàn)和處理問題。（三）檔案數(shù)字化1.數(shù)字化范圍對重要的檔案進行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的遠程查閱和利用。2.數(shù)字化要求數(shù)字化檔案應(yīng)保證圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準確無誤，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標準。3.數(shù)據(jù)存儲與備份數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)利用檔案利用應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)和檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)工作需要根據(jù)婦聯(lián)工作實際需要，及時、準確地提供檔案利用服務(wù)，為婦聯(lián)工作決策提供支持。3.嚴格審批手續(xù)檔案利用應(yīng)履行嚴格的審批手續(xù)，確保檔案信息的安全。（二）利用方式1.查閱因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱登記制度，對查閱檔案的人員、時間、內(nèi)容等進行詳細登記。2.借閱歸還借閱檔案的人員應(yīng)按時歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.保密要求查閱和借閱檔案的人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查對檔案進行全面審查，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值。2.科學(xué)鑒定采用科學(xué)的鑒定方法和標準，確保檔案鑒定的準確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和檔案管理人員組成，負責(zé)檔案鑒定工作的組織實施。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案價值評估檔案對婦聯(lián)工作的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值。2.保管期限根據(jù)檔案價值確定檔案的保管期限，保管期限分為永久、長期和短期。3.密級根據(jù)檔案內(nèi)容確定檔案的密級，密級分為絕密、機密和秘密。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊對擬銷毀的檔案進行登記造冊，注明檔案名稱、文號、日期、保管期限、密級等信息。2.審批銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定工作小組審核后，報婦聯(lián)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀實施按照審批意見，由檔案管理部門組織實施檔案銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽字確認。4.銷毀記錄檔案管理部門應(yīng)建立檔案銷毀記錄，將銷毀清冊、審批文件、銷毀過程記錄等資料歸檔保存。八、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計各類檔案的數(shù)量，包括文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、實物檔案等。2.檔案利用情況統(tǒng)計檔案查閱、借閱的次數(shù)、人數(shù)、時間等利用情況。3.檔案鑒定與銷毀情況統(tǒng)計檔案鑒定的數(shù)量、保管期限調(diào)整情況、銷毀檔案的數(shù)量等。（二）統(tǒng)計方法1.定期統(tǒng)計檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行統(tǒng)計，形成檔案統(tǒng)計報表。2.數(shù)據(jù)錄入將檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)錄入檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的信息化管理。（三）統(tǒng)計分析1.數(shù)據(jù)分析對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，了解檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。2.趨勢分析通過對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的長期分析，掌握檔案管理工作的發(fā)展趨勢，及時調(diào)整檔案管理策略。九、檔案保密（一）保密制度1.人員保密檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。對涉及國家機密、婦聯(lián)工作秘密的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理。2.場所保密檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。檔案管理部門應(yīng)加強對檔案庫房的安全管理，確保檔案信息的安全。3.設(shè)備保密檔案管理部門應(yīng)配備必要的保密設(shè)備，如加密存儲設(shè)備、防火墻等，防止檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)泄露。（二）保密措施1.文件加密對涉及保密內(nèi)容的文件進行加密處理，確保文件在傳輸和存儲過程中的安全性。2.網(wǎng)絡(luò)安全加強檔案管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。