PAGE人社局文件檔案管理制度一、總則（一）目的為加強人社局文件檔案管理，確保文件檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，提高工作效率，充分發(fā)揮文件檔案在各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于人社局機關(guān)各科室、下屬各事業(yè)單位在工作中形成的各類文件檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則文件檔案管理工作由局辦公室統(tǒng)一負責，實行集中管理，確保各類文件檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則文件檔案應(yīng)如實反映工作實際情況，確保內(nèi)容真實可靠。3.保密性原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、工作秘密和個人隱私的文件檔案進行妥善保管，防止信息泄露。4.方便利用原則建立科學合理的文件檔案管理體系，便于文件檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、文件管理（一）文件的起草與審核1.各科室、事業(yè)單位在工作中形成的文件，由承辦人員負責起草。文件內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)和政策要求，表述準確、簡潔、規(guī)范。2.起草后的文件應(yīng)經(jīng)科室負責人審核，確保文件內(nèi)容的準確性和可行性。審核通過后，送分管領(lǐng)導審批。3.重要文件或涉及全局性工作的文件，需經(jīng)局主要領(lǐng)導審批。（二）文件的印發(fā)1.經(jīng)審批后的文件，由局辦公室統(tǒng)一編號、排版、印發(fā)。2.文件印發(fā)時，應(yīng)嚴格按照規(guī)定的格式和份數(shù)進行印制，確保文件質(zhì)量。3.印發(fā)后的文件應(yīng)及時分發(fā)給相關(guān)科室和人員，并做好發(fā)放登記工作。（三）文件的傳閱與辦理1.文件傳閱應(yīng)按照規(guī)定的范圍和順序進行，確保文件及時傳達到相關(guān)人員手中。傳閱過程中，應(yīng)做好傳閱記錄，注明傳閱時間、傳閱人等信息。2.收到文件的人員應(yīng)及時辦理文件，并在規(guī)定的時間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給局辦公室。辦理文件時，應(yīng)嚴格按照文件要求和領(lǐng)導批示執(zhí)行，確保文件辦理的準確性和時效性。3.對于需要多個科室協(xié)同辦理的文件，由局辦公室負責協(xié)調(diào)，明確主辦科室和協(xié)辦科室的職責，確保文件辦理工作順利進行。（四）文件的歸檔1.文件辦理完畢后，承辦人員應(yīng)及時將文件原件及相關(guān)材料整理齊全，送交局辦公室歸檔。2.局辦公室應(yīng)按照文件的形成規(guī)律和特點，對文件進行分類、編號、裝訂，確保歸檔文件的整齊、規(guī)范。3.歸檔文件應(yīng)編制詳細的目錄，以便于查閱和管理。目錄應(yīng)包括文件編號、文件名稱、文號、日期、保管期限等信息。（五）文件的保管與保密1.局辦公室應(yīng)設(shè)立專門的文件檔案室，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施，確保文件檔案的安全保管。2.對涉及國家機密、工作秘密和個人隱私的文件，應(yīng)按照保密規(guī)定進行保管，嚴格限制查閱范圍。查閱涉密文件需經(jīng)局主要領(lǐng)導批準，并做好查閱登記工作。3.定期對文件檔案進行清查和盤點，確保文件檔案的數(shù)量和質(zhì)量準確無誤。對于破損、褪色等影響文件檔案保存的情況，應(yīng)及時進行修復或復制。三、檔案管理（一）檔案的收集1.各科室、事業(yè)單位應(yīng)按照檔案管理的要求，定期將工作中形成的具有保存價值的文件材料收集齊全，整理后移交局辦公室。2.收集的檔案材料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音、錄像等各種載體形式。3.局辦公室應(yīng)加強對檔案收集工作的指導和監(jiān)督，確保檔案材料的完整性和準確性。（二）檔案的整理1.局辦公室收到各科室、事業(yè)單位移交的檔案材料后，應(yīng)按照檔案分類方案進行整理。檔案分類應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于管理和利用。2.整理檔案時，應(yīng)按照文件材料的類別、年度、保管期限等進行分類編號，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、檔案名稱、日期、保管期限等信息。3.對紙質(zhì)檔案應(yīng)進行裝訂、編頁，確保檔案的整齊、規(guī)范。對電子檔案應(yīng)進行分類存儲，建立相應(yīng)的索引目錄，便于檢索和利用。（三）檔案的鑒定1.定期對已歸檔的檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.鑒定工作由局辦公室牽頭，組織相關(guān)科室、事業(yè)單位的人員組成鑒定小組進行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值和歷史意義等因素，綜合考慮確定檔案的保管期限。3.對保管期限已滿的檔案，經(jīng)鑒定小組審核后，提出銷毀意見，報局領(lǐng)導批準后進行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。（四）檔案的保管1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全防護設(shè)備，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全保管。3.對重要檔案應(yīng)采取備份存儲的方式，防止檔案因自然災(zāi)害、人為破壞等原因丟失或損壞。備份存儲的檔案應(yīng)與原件分開保管，并定期進行檢查和維護。（五）檔案的利用1.本局工作人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在科室負責人簽字同意后，到局辦公室查閱。查閱檔案時，應(yīng)在指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.外單位人員查閱本局檔案，需持單位介紹信，經(jīng)局辦公室負責人批準后，方可查閱。查閱重要檔案需經(jīng)局主要領(lǐng)導批準。3.查閱檔案時，應(yīng)嚴格遵守檔案查閱制度，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復印檔案材料，應(yīng)經(jīng)局辦公室負責人同意，并登記復印的內(nèi)容和份數(shù)。4.檔案利用后，應(yīng)及時歸還檔案管理人員，并做好歸還登記工作。四、信息化管理（一）文件檔案信息化建設(shè)目標建立人社局文件檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)文件檔案的電子化管理，提高文件檔案管理的效率和水平，為全局工作提供便捷的信息服務(wù)。（二）文件檔案信息系統(tǒng)建設(shè)1.選用適合本局工作需求的文件檔案管理軟件，建立文件檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)文件檔案的電子化存儲和管理。2.在文件檔案信息系統(tǒng)中，應(yīng)設(shè)置文件起草、審核、印發(fā)、傳閱、辦理、歸檔等各個環(huán)節(jié)的操作流程，實現(xiàn)文件檔案管理的全過程信息化。3.對電子文件檔案應(yīng)進行分類存儲，建立相應(yīng)的索引目錄，便于檢索和利用。同時，應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、加密等措施，確保電子文件檔案的安全。（三）文件檔案數(shù)字化處理1.對已歸檔的紙質(zhì)文件檔案進行數(shù)字化處理，將其轉(zhuǎn)換為電子文件格式，存儲到文件檔案管理信息系統(tǒng)中。2.數(shù)字化處理過程中，應(yīng)確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，圖像清晰、完整。同時，應(yīng)建立數(shù)字化處理記錄，注明文件名稱、日期、處理人員等信息。3.對數(shù)字化處理后的電子文件檔案，應(yīng)進行質(zhì)量檢查，確保其符合檔案管理的要求。質(zhì)量檢查合格后，方可正式入庫存儲。（四）信息化安全管理1.加強文件檔案信息化安全管理，建立健全安全管理制度，明確安全責任，確保文件檔案信息系統(tǒng)的安全運行。2.采取防火墻、入侵檢測、加密等技術(shù)手段，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染等安全事件的發(fā)生。同時，應(yīng)定期對文件檔案信息系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決安全隱患。3.對涉及國家機密、工作秘密和個人隱私的電子文件檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進行管理，嚴格限制訪問權(quán)限。訪問涉密電子文件需經(jīng)局主要領(lǐng)導批準，并做好訪問記錄。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責局辦公室負責對全局文件檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保文件檔案管理制度的有效執(zhí)行。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.文件檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作是否符合本制度的要求。2.文件檔案信息化建設(shè)工作是否按照計劃推進，電子文件檔案的管理是否規(guī)范、安全。3.各科室、事業(yè)單位對文件檔案管理工作的重視程度，是否落實了文件檔案管理的責任。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查。局辦公室每年定期對全局文件檔案管理工作進行全面檢查，檢查結(jié)果進行通報。2.不定期抽查。根據(jù)工作需要，對局機關(guān)各科室、下屬各事業(yè)單位的文件檔案管理工作進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.專項檢查。針對文件檔案管理中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項檢查，推動文件檔案管理工作不斷完善。（四）問題整改對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，局辦公室應(yīng)及時下達整改通知