PAGE半邊天家園檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)半邊天家園檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于半邊天家園各部門、各項(xiàng)目在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指半邊天家園在各項(xiàng)工作中直接形成的對(duì)家園經(jīng)營(yíng)管理和發(fā)展具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，確保檔案管理的集中、統(tǒng)一和規(guī)范。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映半邊天家園的工作活動(dòng)和歷史面貌，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集和整理各項(xiàng)工作中形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善半邊天家園檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理半邊天家園的各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育，提高全員檔案意識(shí)。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，不斷改進(jìn)檔案管理工作。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和保管工作，確保檔案的及時(shí)歸檔和安全存放。2.按照檔案管理部門的要求，定期向檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案，并協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定和利用等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，確保檔案的真實(shí)性和完整性。4.積極配合檔案管理部門開展檔案信息化建設(shè)，提供必要的電子文件和數(shù)據(jù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、上架、保管等，確保檔案的有序存放和安全保管。3.做好檔案的檢索和利用工作，及時(shí)準(zhǔn)確地為利用者提供檔案信息，辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決，確保檔案的賬實(shí)相符。5.參與檔案的鑒定、銷毀等工作，按照規(guī)定程序辦理相關(guān)手續(xù)。6.協(xié)助檔案管理部門開展檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面的文件材料。2.行政管理類：包括行政事務(wù)、人事管理、財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理、審計(jì)監(jiān)督、法務(wù)工作等方面的文件材料。3.業(yè)務(wù)工作類：包括家園運(yùn)營(yíng)、項(xiàng)目管理、客戶服務(wù)、市場(chǎng)營(yíng)銷、教育培訓(xùn)等方面的文件材料。4.科技研發(fā)類：包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究過程、成果鑒定等方面的文件材料。5.聲像檔案類：包括照片、錄音、錄像等反映半邊天家園工作活動(dòng)和歷史面貌的聲像資料。6.電子檔案類：包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等產(chǎn)生的電子文件和數(shù)據(jù)。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體符合要求。3.對(duì)重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)實(shí)行專項(xiàng)收集，確保檔案的全面性和系統(tǒng)性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的門類、載體、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保分類科學(xué)、合理。3.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁(yè)、編目，并編制檢索工具；對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)、命名規(guī)范、元數(shù)據(jù)著錄等，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（四）整理方法1.分類：按照檔案的門類分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、科技研發(fā)類、聲像檔案類、電子檔案類等；在每一類下再按照年度、保管期限等進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。編號(hào)規(guī)則可根據(jù)實(shí)際情況制定，如采用年度+類別+流水號(hào)的方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。四、檔案的鑒定與保管期限劃分（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合半邊天家園的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面綜合分析檔案的保存價(jià)值，確定合理的保管期限。3.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、客觀、公正的原則，確保檔案鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（二）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映半邊天家園主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)家園經(jīng)營(yíng)管理和發(fā)展具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.定期保管：分為30年和10年兩種。對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為定期保管。保管期限為30年的檔案：主要包括涉及家園重要決策、重大項(xiàng)目、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)等方面的文件材料，以及對(duì)家園經(jīng)營(yíng)管理和發(fā)展有重要影響的文件材料。保管期限為10年的檔案：主要包括一般性業(yè)務(wù)工作文件材料、短期有效的文件材料等。（三）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。2.檔案鑒定小組定期對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，逐份審查檔案的內(nèi)容和價(jià)值，提出鑒定意見。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，并經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)審核簽字。4.按照規(guī)定程序報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案架、檔案盒等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案存放1.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列整齊，便于查找和管理。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案架存放，檔案架應(yīng)牢固、整齊，便于檔案的存取。3.對(duì)電子檔案應(yīng)采用磁盤、磁帶、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全。（三）檔案保管要求1.建立檔案保管賬目，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，做到賬實(shí)相符。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。3.對(duì)破損、褪色、字跡模糊等檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和半邊天家園檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)至上原則：以滿足利用者需求為出發(fā)點(diǎn)，提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。（二）利用范圍1.內(nèi)部利用：半邊天家園各部門因工作需要查閱、借閱檔案的，可在檔案管理部門辦理相關(guān)手續(xù)后進(jìn)行利用。2.外部利用：因工作需要，經(jīng)半邊天家園批準(zhǔn)，外部單位或個(gè)人可查閱、借閱半邊天家園檔案，但應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，并按照規(guī)定程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)，確保利用者能夠順利查閱檔案。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定對(duì)復(fù)制的檔案進(jìn)行核對(duì)和登記，并注明復(fù)制日期和復(fù)制人等信息。（四）利用登記與歸還1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、利用目的用途、檔案名稱、數(shù)量、歸還時(shí)間等信息。2.利用者借閱檔案到期后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究利用者的責(zé)任。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立半邊天家園檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)、統(tǒng)一管理和共享利用，方便各部門和利用者查閱、借閱檔案。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息不泄露、不丟失、不被篡改。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：包括檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理，以及檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲(chǔ)、檢索、統(tǒng)計(jì)等功能。2.檔案數(shù)字化加工：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、元數(shù)據(jù)著錄等工作，確保電子檔案的質(zhì)量和可讀性。3.檔案信息安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息安全管理制度，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密存儲(chǔ)、用戶認(rèn)證等技術(shù)手段，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，按照規(guī)定流程進(jìn)行檔案信息的錄入、維護(hù)和管理。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，嚴(yán)格用戶權(quán)限設(shè)置，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問檔案信息。4.做好檔案數(shù)據(jù)的備份工作，定期將檔案數(shù)據(jù)備份到磁帶、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，并異地存放，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行定期統(tǒng)計(jì)。2.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，報(bào)送檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和總結(jié)，為檔案管理決策提