PAGE單位檔案利用工作制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強單位檔案的利用管理，充分發(fā)揮檔案的作用，提高工作效率和服務質(zhì)量，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)，結合本單位實際情況，制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于本單位各部門及全體員工在檔案利用工作中的行為。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案利用過程中，要采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.方便利用原則優(yōu)化檔案利用流程，提高服務水平，為利用者提供便捷、高效的服務。二、檔案利用范圍（一）內(nèi)部利用1.本單位員工因工作需要查閱、借閱檔案，用于工作參考、項目研究、決策制定等。2.各部門之間因工作協(xié)作需要，相互借閱相關檔案資料。（二）外部利用1.因行政機關依法履行職責需要查閱本單位檔案的，按照相關規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.司法機關因辦案需要查閱、借閱本單位檔案的，依法予以配合。3.其他經(jīng)單位批準的外部單位或個人因特定事由需要查閱、借閱本單位檔案的。三、檔案利用流程（一）申請1.內(nèi)部利用員工如需查閱、借閱檔案，應填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、所需檔案名稱及范圍、利用期限等內(nèi)容。將申請表提交所在部門負責人審核，部門負責人應根據(jù)工作實際情況進行審批，并簽署意見。2.外部利用外部單位或個人申請查閱、借閱檔案，應提交正式的申請函，說明利用目的、所需檔案內(nèi)容及用途、利用期限等。將申請函提交單位辦公室，辦公室進行初步審核后，報單位分管領導審批。（二）受理1.檔案管理部門收到經(jīng)審批的《檔案利用申請表》或申請函后，進行受理登記。2.對申請內(nèi)容進行審核，檢查申請利用的檔案是否屬于可利用范圍，申請手續(xù)是否齊全。（三）查閱1.內(nèi)部查閱檔案管理部門根據(jù)申請，提供相應的檔案供利用者查閱。利用者應在指定的查閱場所進行查閱，不得擅自將檔案帶出。查閱過程中，利用者應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等。2.外部查閱對于外部單位或個人的查閱申請，檔案管理部門應安排專人陪同查閱，嚴格監(jiān)督查閱過程。查閱結束后，陪同人員應及時收回檔案，并檢查檔案是否完整無損。（四）借閱1.內(nèi)部借閱如需借閱檔案，利用者應在《檔案利用申請表》上明確借閱期限，并經(jīng)所在部門負責人再次審批。檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，注明檔案名稱、數(shù)量、借閱期限、借閱人等信息。借閱人應在借閱期限屆滿前歸還檔案，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部借閱外部單位或個人借閱檔案，應經(jīng)單位分管領導批準，并簽訂《檔案借閱保密協(xié)議》。檔案管理部門按照協(xié)議要求，辦理借閱手續(xù)，收取一定的押金或保證金。借閱期限屆滿后，及時收回檔案，檢查檔案狀況，如無問題，退還押金或保證金。（五）歸還1.利用者歸還檔案時，應確保檔案完整無損，如有損壞、丟失等情況，應及時報告檔案管理部門，并承擔相應責任。2.檔案管理部門在接收歸還的檔案時，應進行認真核對，確認無誤后，在《檔案借閱登記表》上注明歸還日期，并辦理注銷手續(xù)。四、檔案利用的安全與保密（一）安全管理1.檔案管理部門應配備必要的安全設施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設備，確保檔案存儲環(huán)境安全。2.在檔案利用過程中，要注意防火、防盜、防泄密等安全事項，如發(fā)現(xiàn)安全隱患，應及時采取措施處理。3.定期對檔案存儲環(huán)境和利用設備進行檢查和維護，確保檔案安全。（二）保密管理1.嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息進行嚴格保密。2.檔案利用人員應簽訂保密承諾書，明確保密責任和義務。3.在檔案查閱、借閱場所，應設置必要的保密警示標識，提醒利用人員注意保密。4.禁止在互聯(lián)網(wǎng)等公共網(wǎng)絡環(huán)境中傳輸涉及保密內(nèi)容的檔案信息。五、檔案利用的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.單位內(nèi)部審計部門定期對檔案利用工作進行監(jiān)督檢查，檢查檔案利用流程是否規(guī)范、手續(xù)是否齊全、安全保密措施是否落實等。2.檔案管理部門應定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。（二）考核評價1.將檔案利用工作納入單位績效考核體系，對檔案管理部門及相關利用人員進行考核評價。2.考核內(nèi)容包括檔案利用服務質(zhì)量、利用效率、安全保密等方面，根據(jù)考核結果進行獎懲。六、檔案利用的信息化建設（一）建立檔案信息管理系統(tǒng)1.利用現(xiàn)代信息技術，建立單位檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.在檔案信息管理系統(tǒng)中設置權限管理模塊，對不同人員的檔案利用權限進行嚴格控制。（二）推進檔案數(shù)字化工作1.加快檔案數(shù)字化進程，將重要檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.加強電子檔案的管理，確保電子檔案的真實性、完整性和安全性。（三）提供在線利用服務1.通過檔案信息管理系統(tǒng)，為利用者提供在線查閱、借閱檔案的服務，提高利用效率。2.建立在線咨詢平臺，及時解答利用