PAGE檔案建立與臺賬管理制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案與臺賬管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，提高工作效率，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在檔案建立與臺賬管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.真實性原則：檔案與臺賬內容必須真實反映公司/組織各項業(yè)務活動的實際情況。2.完整性原則：涵蓋公司/組織運營過程中產生的各類重要文件、資料，確保無遺漏。3.準確性原則：信息記錄準確無誤，避免錯誤或模糊表述。4.規(guī)范性原則：遵循統(tǒng)一的格式、分類標準和管理流程，保證管理工作的規(guī)范化。5.保密性原則：對涉及公司/組織機密的檔案與臺賬信息嚴格保密，防止泄露。二、檔案建立（一）檔案分類1.行政檔案公司/組織設立、變更、注銷等相關文件，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。行政公文，包括上級文件、公司/組織發(fā)文、通知、報告等。人事檔案，員工入職、離職、晉升、調動等相關資料，如簡歷、勞動合同、考核記錄等。2.財務檔案會計憑證，包括原始憑證和記賬憑證。會計賬簿，總賬、明細賬、日記賬等。財務報表，月度、季度、年度財務報表及相關分析報告。稅務資料，納稅申報表、發(fā)票存根等。3.業(yè)務檔案銷售業(yè)務檔案，客戶信息、銷售合同、訂單、發(fā)貨記錄、售后服務記錄等。采購業(yè)務檔案，供應商信息、采購合同、采購訂單、收貨記錄等。生產業(yè)務檔案，生產計劃、工藝流程、質量檢驗報告、設備維護記錄等。研發(fā)業(yè)務檔案，項目立項報告、研究成果、實驗數(shù)據(jù)、技術文檔等。4.項目檔案項目前期文件，項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。項目實施過程文件，項目計劃、任務分配表、進度報告、變更記錄等。項目驗收文件，驗收報告、總結報告、成果鑒定書等。5.其他檔案聲像檔案，照片、錄音、錄像等資料，如公司活動照片、重要會議錄像等。電子檔案，以電子形式存儲的各類文件，需進行備份管理。（二）檔案收集1.各部門指定專人負責本部門檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、準確地收集齊全。2.在業(yè)務活動開展過程中，相關人員應及時將產生的各類文件、資料移交至檔案收集責任人，不得私自留存。3.對于外來文件，如上級部門文件、合作單位文件等，由公司/組織辦公室統(tǒng)一接收，并及時分發(fā)至相關部門。接收時應進行登記，注明文件名稱、文號、發(fā)文單位、日期等信息。（三）檔案整理1.收集到的檔案資料應按照分類標準進行初步整理，去除重復、無效的文件。2.對每份檔案進行編號，編號應具有唯一性，便于查詢和管理。編號規(guī)則可根據(jù)實際情況制定，如采用年份+類別+流水號的形式。3.按照檔案內容的邏輯關系進行排序，如時間順序、重要程度等。對于同一類檔案，可進一步細分小類，分別排序。4.對破損、褪色的檔案進行修復，確保檔案的完整性和可讀性。對于電子檔案，應進行格式轉換和數(shù)據(jù)清理，保證數(shù)據(jù)的準確性和兼容性。（四）檔案歸檔1.整理好的檔案應及時歸檔至公司/組織檔案室。檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保檔案的安全存儲。2.歸檔時應填寫檔案歸檔登記表，注明檔案名稱、編號、類別、歸檔日期、保管期限等信息。登記表應一式兩份，一份留存檔案室，一份交檔案管理部門備案。3.對于重要檔案或涉及多個部門的檔案，應建立檔案索引，方便查閱。索引內容包括檔案編號與名稱、涉及部門、關鍵信息等。三、臺賬管理（一）臺賬分類1.資產臺賬固定資產臺賬，記錄公司/組織各類固定資產的名稱、型號、規(guī)格、購置日期、原值、折舊情況等信息。流動資產臺賬，包括現(xiàn)金、銀行存款、應收賬款、存貨等的明細記錄和變動情況。2.業(yè)務臺賬銷售臺賬，詳細記錄每個客戶的銷售情況，包括銷售額、銷售量、銷售日期、回款情況等。采購臺賬記錄采購訂單的執(zhí)行情況，如供應商名稱、采購物資名稱、數(shù)量、價格、到貨日期等。生產臺賬，反映生產任務的完成情況，包括產品名稱、產量、生產時間、質量狀況等。3.人員臺賬員工考勤臺賬，記錄員工的出勤、請假、加班等情況。設置員工培訓臺賬，跟蹤員工參加培訓的課程、時間、考核結果等信息。4.合同臺賬記錄公司/組織簽訂的各類合同的基本信息，如合同名稱、簽訂日期、合同金額、履行情況等。5.其他臺賬根據(jù)公司/組織實際業(yè)務需求，可設置其他各類臺賬，如費用報銷臺賬、設備維修臺賬、會議臺賬等。（二）臺賬建立1.各部門根據(jù)業(yè)務需要，負責建立本部門相關的臺賬。臺賬格式應規(guī)范統(tǒng)一，便于記錄和查詢。2.臺賬建立應及時、準確，在業(yè)務發(fā)生時同步記錄相關信息。記錄內容應詳細、完整，不得遺漏重要數(shù)據(jù)。記錄人員應簽字確認，確保記錄的真實性。3.對于已有的臺賬，如發(fā)現(xiàn)記錄錯誤或信息變更，應及時進行更正和更新。更正時應注明更正日期和原因，并由相關負責人簽字。（三）臺賬登記1.臺賬登記應按照規(guī)定的格式和內容進行，確保字跡清晰、數(shù)據(jù)準確。登記過程中應遵循連續(xù)性原則，不得跳頁、漏登。2.對于重要數(shù)據(jù)或關鍵信息，應進行多次核對，確保無誤后再進行登記。登記完成后，應對臺賬進行審核，審核人員應簽字確認。3.臺賬登記可采用手工記錄或電子表格形式進行。電子臺賬應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，并設置必要的權限管理，確保數(shù)據(jù)安全。（四）臺賬查詢與使用1.公司/組織內部人員因工作需要查詢臺賬時，應填寫臺賬查詢申請表，注明查詢內容、目的和時間范圍等信息。申請表經部門負責人審批后，交檔案管理部門或臺賬管理部門辦理查詢手續(xù)。2.檔案管理部門或臺賬管理部門應根據(jù)申請表的要求，及時提供準確的臺賬信息。查詢人員不得擅自修改、刪除臺賬數(shù)據(jù)。3.臺賬信息僅供公司/組織內部使用，如需對外提供，應經過嚴格的審批程序，并確保不泄露公司/組織機密信息。（五）臺賬清理1.定期對臺賬進行清理，清理周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每年一次。清理時應檢查臺賬記錄的完整性和準確性，對已完成或不再使用的臺賬進行歸檔或銷毀處理。2.對于需歸檔的臺賬，應按照檔案管理的要求進行整理和存儲。對于需銷毀的臺賬，應填寫臺賬銷毀申請表，注明銷毀原因、臺賬名稱、起止時間等信息。申請表經相關部門負責人和公司/組織領導審批后，由專人負責銷毀，并記錄銷毀情況。3.臺賬銷毀應采用安全可靠的方式，如粉碎、焚燒等，確保臺賬信息無法恢復。銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)督人員和銷毀人員簽字確認。四、檔案與臺賬的保管期限（一）檔案保管期限分類1.永久保管公司/組織設立、變更、注銷等重要文件。年度財務決算報告。涉及公司/組織重大權益的合同、協(xié)議。重要的人事檔案，如高級管理人員的檔案。2.長期保管一般財務檔案，保管期限為[X]年。業(yè)務檔案中具有重要參考價值的資料，保管期限為[X]年。項目檔案，在項目結束后保管[X]年。3.短期保管一般性行政文件，保管期限為[X]年。臨時性業(yè)務資料，保管期限為[X]年。（二）臺賬保管期限1.資產臺賬中的固定資產臺賬，在資產報廢或處置后保管[X]年。2.業(yè)務臺賬根據(jù)業(yè)務特點和實際需要確定保管期限，一般為[X]年至[X]年不等。3.人員臺賬中的考勤臺賬、培訓臺賬等，保管期限為[X]年。4.合同臺賬在合同履行完畢后保管[X]年。（三）保管期限調整1.檔案與臺賬的保管期限可根據(jù)實際情況進行調整。如需延長保管期限或提前銷毀，應填寫保管期限調整申請表，說明調整原因和依據(jù)。2.申請表經相關部門負責人和公司/組織領導審批后，檔案管理部門或臺賬管理部門應按照審批意見進行處理，并做好記錄。五、檔案與臺賬的借閱與歸還（一）借閱申請1.公司/組織內部人員如需借閱檔案或臺賬，應填寫借閱申請表，注明借閱內容、目的、預計歸還日期等信息。申請表經部門負責人審批后，交檔案管理部門或臺賬管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱申請表應詳細說明借閱的必要性和用途，確保借閱行為符合公司/組織規(guī)定和工作需要。（二）借閱審批1.檔案管理部門或臺賬管理部門收到借閱申請表后，應進行審核。審核內容包括借閱申請的合理性、借閱人員的權限、預計歸還日期等。2.對于涉及重要機密或關鍵信息的檔案與臺賬，借閱申請應經公司/組織高層領導審批。審批通過后，方可辦理借閱手續(xù)。（三）借閱登記1.借閱手續(xù)辦理時，檔案管理部門或臺賬管理部門應進行借閱登記，記錄借閱人員姓名、部門、借閱內容、借閱日期、預計歸還日期等信息。借閱登記應一式兩份，一份留存檔案管理部門或臺賬管理部門，一份交借閱人員保存。2.借閱人員應在借閱登記上簽字確認，確保借閱信息準確無誤。（四）借閱期限1.借閱期限應根據(jù)檔案與臺賬的重要性和使用需求合理確定，一般不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.續(xù)借手續(xù)辦理程序與借閱申請相同，需經原審批部門審批。（五）歸還與檢查1.借閱人員應在預計歸還日期前歸還所借檔案與臺賬。歸還時，檔案管理部門或臺賬管理部門應對檔案與臺賬進行檢查，確保資料完整無損、無遺失、無涂改等情況。2.如發(fā)現(xiàn)檔案與臺賬有損壞或遺失，借閱人員應承擔相應責任，并按照公司/組織規(guī)定進行賠償或補救。檢查無誤后，檔案管理部門或臺賬管理部門應在借閱登記上注明歸還日期，并由借閱人員簽字確認。六、檔案與臺賬的保密措施（一）保密制度1.公司/組織應建立健全檔案與臺賬保密制度，明確保密責任和保密措施，確保檔案與臺賬信息的安全。2.檔案管理部門和臺賬管理部門應指定專人負責保密工作，對涉及機密的檔案與臺賬進行嚴格管理。（二）人員管理1.接觸檔案與臺賬的工作人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密義務和違約責任。2.加強對工作人員的保密教育和培訓，提高保密意識，使其熟悉保密制度和操作規(guī)程。3.對工作人員的工作表現(xiàn)進行定期考核，將保密工作納入考核內容，對違反保密規(guī)定的人員進行嚴肅處理。（三）存儲與訪問控制1.檔案與臺賬應存儲在安全的場所，檔案室應設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入。對電子檔案應進行加密存儲，并設置不同級別的訪問權限。2.只有經過授權的人員才能訪問相應級別的檔案與臺賬信息。訪問權限應根據(jù)工作需要進行嚴格設定，不得隨意擴大。3.對檔案與臺賬的訪問操作應進行記錄，包括訪問時間、訪問人員、訪問內容等信息。記錄應保存一定期限，以便進行審計和追溯。（四）保密監(jiān)督與檢查1.定期對檔案與臺賬的保密工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。監(jiān)督檢查內容包括保密制度執(zhí)行情況、人員管理情況、存儲與訪問控制情況等。2.對違反保密制度的行為應及時進行調查處理，并采取相應的補救措施，防止信息泄露造成損失。七、檔案與臺賬的信息化管理（一）信息化系統(tǒng)建設1.公司/組織應建立檔案與臺賬信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案與臺賬信息的電子化存儲、查詢、統(tǒng)計和分析等功能。2.信息化管理系統(tǒng)應具備完善的權限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復、安全審計等功能，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理部門和臺賬管理部門應安排專人負責將紙質檔案與臺賬信息錄入信息化管理系統(tǒng)，并確保錄入數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.定期對信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護，包括數(shù)據(jù)更新、數(shù)據(jù)清理、數(shù)據(jù)備份等工作。數(shù)據(jù)維護應按照規(guī)定的流程和時間節(jié)點進行，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的時效性和可靠性。（三）系統(tǒng)使用與培訓1.公司/組織內部人員應通過信息化管理系統(tǒng)進行檔案與臺賬的查詢、借閱、登記等操作。使用人員應熟悉系統(tǒng)的操作流程和功能，確保操作的規(guī)范性和準確性。2.定期組織系統(tǒng)使用培訓，提高員工的信息化操作技能和應用水平。培訓內容應包括系統(tǒng)功能介紹、操作方法