PAGE政府檔案管理制度及流程一、總則（一）目的為加強政府檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，為政府工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于政府各部門、各直屬機構(gòu)及所屬事業(yè)單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：政府檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負責(zé)。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映政府工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集、整理和保存政府工作中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查閱、利用和保管，提高檔案管理工作效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置政府設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)，如檔案局或檔案管理中心，負責(zé)統(tǒng)籌管理政府檔案工作。各部門、各直屬機構(gòu)及所屬事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)實際情況，設(shè)立相應(yīng)的檔案管理部門或配備專人負責(zé)檔案管理工作。（二）檔案局職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定政府檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。2.負責(zé)對政府各部門、各直屬機構(gòu)及所屬事業(yè)單位的檔案管理工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。3.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案意識。4.負責(zé)接收、征集、整理和保管政府重要檔案資料，建立政府檔案信息資源庫。5.組織開發(fā)利用檔案信息資源，為政府決策、行政管理和社會公眾提供檔案服務(wù)。（三）部門檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行政府檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，制定本部門檔案管理的具體辦法和措施。2.負責(zé)收集、整理、保管本部門在工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。3.對本部門檔案的查閱、利用進行登記和管理，按照規(guī)定提供檔案服務(wù)。4.定期對本部門檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的安全。5.配合檔案局做好檔案管理的各項工作，接受檔案局的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。（四）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.做好檔案的保管、保護工作，確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.按照規(guī)定提供檔案查閱、利用服務(wù)，做好檔案查閱、利用登記工作。5.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。6.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍政府檔案的收集范圍包括：1.上級機關(guān)下發(fā)的文件、指示、通知等。2.本機關(guān)形成的各類文件、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、人事檔案、財務(wù)檔案等。3.下級機關(guān)報送的請示、報告、統(tǒng)計報表等。4.與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目等文件。5.本機關(guān)組織的重要活動、重大事件形成的文件、照片、音像資料等。6.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時、完整。2.對收集到的檔案應(yīng)進行認真核對，確保檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。3.對重要文件和資料應(yīng)進行備份，防止檔案丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.根據(jù)文件的內(nèi)容、來源、時間等因素進行分類整理。3.便于檔案的保管、查閱和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素進行分類，如可分為文書檔案、科技檔案（科研項目檔案、基本建設(shè)項目檔案等）、人事檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。5.上架：將整理好的檔案上架存放，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理機構(gòu)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，如硬盤、光盤等，并定期進行備份。3.聲像檔案應(yīng)根據(jù)其載體形式進行分類保管，如照片應(yīng)沖印或掃描后存儲，音像資料應(yīng)刻錄光盤或存儲在硬盤上。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映本機關(guān)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本機關(guān)工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是在較短時間內(nèi)對本機關(guān)工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（四）檔案清查1.檔案管理機構(gòu)應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并采取措施解決。3.清查結(jié)果應(yīng)形成報告，上報檔案局和本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本機關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位因工作需要查閱本機關(guān)檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)本機關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等。2.所在部門負責(zé)人或本機關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批《檔案查閱申請表》。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。4.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。5.查閱人如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)積極開發(fā)利用檔案信息資源，為政府決策、行政管理和社會公眾提供檔案服務(wù)。2.可以通過編寫檔案資料匯編、舉辦檔案展覽、提供檔案咨詢等方式，充分發(fā)揮檔案的作用。3.對涉及重要事項或敏感問題的檔案利用，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進行審批。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、慎重決定的原則。2.根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值、現(xiàn)實利用情況等因素，對檔案進行科學(xué)鑒定。（二）鑒定組織1.檔案局應(yīng)成立檔案鑒定委員會，負責(zé)對政府檔案的鑒定工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。2.各部門應(yīng)成立檔案鑒定小組，負責(zé)對本部門檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)定期對檔案進行鑒定，逐卷逐件地審查檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素。2.根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實利用情況，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》。（四）銷毀程序1.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定小組組長審核，本部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，報檔案局備案。2.檔案銷毀應(yīng)在檔案局的監(jiān)督下進行，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為政府工作提供更加便捷、高效的數(shù)據(jù)支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合政府檔案管理的信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、查閱、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立健全檔案信息安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案