PAGE檔案室?guī)旆胯€匙管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室?guī)旆胯€匙的管理，確保檔案室的安全與檔案資料的完整性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及檔案室?guī)旆胯€匙管理的部門及人員。（三）基本原則1.安全第一原則：確保檔案室?guī)旆胯€匙的保管、使用安全，防止未經(jīng)授權(quán)的人員接觸檔案室。2.責(zé)任明確原則：明確鑰匙管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任人，做到責(zé)任清晰，有據(jù)可查。3.規(guī)范操作原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行鑰匙的保管、領(lǐng)用、歸還等操作。二、檔案室?guī)旆胯€匙的分類與標(biāo)識(shí)（一）分類檔案室?guī)旆胯€匙分為主鑰匙和備用鑰匙。主鑰匙用于日常開(kāi)啟檔案室?guī)旆看箝T，備用鑰匙作為應(yīng)急情況下使用，以防主鑰匙丟失、損壞或無(wú)法正常使用。（二）標(biāo)識(shí)1.主鑰匙和備用鑰匙應(yīng)分別進(jìn)行標(biāo)識(shí)，標(biāo)識(shí)內(nèi)容包括“主鑰匙”、“備用鑰匙”字樣，以及對(duì)應(yīng)的檔案室?guī)旆烤幪?hào)。2.鑰匙標(biāo)識(shí)應(yīng)清晰、牢固，不易磨損、褪色。三、檔案室?guī)旆胯€匙的保管（一）保管責(zé)任人1.檔案室?guī)旆胯€匙由專人負(fù)責(zé)保管，保管責(zé)任人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和安全意識(shí)。2.保管責(zé)任人名單應(yīng)報(bào)公司檔案管理部門備案。（二）保管方式1.主鑰匙和備用鑰匙應(yīng)分開(kāi)保管，分別存放在安全可靠的地方。2.保管地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等條件，確保鑰匙的安全存放。3.鑰匙保管箱應(yīng)設(shè)置密碼鎖或其他安全防護(hù)裝置，鑰匙保管箱鑰匙由保管責(zé)任人隨身攜帶，不得隨意交予他人。（三）保管要求1.保管責(zé)任人應(yīng)定期檢查鑰匙的保管情況，確保鑰匙無(wú)損壞、丟失等情況。2.如發(fā)現(xiàn)鑰匙有損壞或丟失跡象，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并采取相應(yīng)措施。3.鑰匙保管箱應(yīng)保持清潔、整齊，不得存放與鑰匙無(wú)關(guān)的物品。四、檔案室?guī)旆胯€匙的領(lǐng)用（一）領(lǐng)用申請(qǐng)1.因工作需要領(lǐng)用檔案室?guī)旆胯€匙的人員，應(yīng)填寫《檔案室?guī)旆胯€匙領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用原因、領(lǐng)用鑰匙類型（主鑰匙或備用鑰匙）、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。2.《申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可提交檔案管理部門。（二）領(lǐng)用審批1.檔案管理部門收到《申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行審核，核實(shí)領(lǐng)用原因及相關(guān)手續(xù)是否齊全。2.如審核通過(guò)，檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)簽字批準(zhǔn)，并通知保管責(zé)任人發(fā)放鑰匙。（三）領(lǐng)用發(fā)放1.保管責(zé)任人根據(jù)審批后的《申請(qǐng)表》，向領(lǐng)用人員發(fā)放相應(yīng)的鑰匙，并在《檔案室?guī)旆胯€匙領(lǐng)用登記表》上登記領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用人姓名、部門、領(lǐng)用鑰匙類型等信息。2.領(lǐng)用人員應(yīng)在《登記表》上簽字確認(rèn)。五、檔案室?guī)旆胯€匙的歸還（一）歸還申請(qǐng)1.領(lǐng)用人員使用完畢檔案室?guī)旆胯€匙后，應(yīng)及時(shí)填寫《檔案室?guī)旆胯€匙歸還申請(qǐng)表》，注明歸還原因、歸還鑰匙類型等信息。2.《申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，方可提交檔案管理部門。（二）歸還驗(yàn)收1.檔案管理部門收到《申請(qǐng)表》后，應(yīng)通知保管責(zé)任人對(duì)歸還的鑰匙進(jìn)行驗(yàn)收。2.保管責(zé)任人應(yīng)檢查鑰匙是否完好無(wú)損，與領(lǐng)用登記表上登記的信息是否一致。3.如鑰匙存在損壞或丟失情況，領(lǐng)用人員應(yīng)說(shuō)明原因，并按照規(guī)定進(jìn)行賠償。（三）歸還登記1.驗(yàn)收合格后，保管責(zé)任人應(yīng)在《檔案室?guī)旆胯€匙領(lǐng)用登記表》上登記歸還時(shí)間，并由領(lǐng)用人員簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門應(yīng)將歸還的鑰匙妥善保管，以備下次使用。六、檔案室?guī)旆胯€匙的借用（一）借用申請(qǐng)1.因特殊情況需要借用檔案室?guī)旆胯€匙的人員，應(yīng)填寫《檔案室?guī)旆胯€匙借用申請(qǐng)表》，注明借用原因、借用時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。2.《申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借用鑰匙。（二）借用審批1.檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格審核借用申請(qǐng)，確保借用原因合理、借用時(shí)間明確。2.如借用申請(qǐng)不符合規(guī)定，檔案管理部門應(yīng)拒絕批準(zhǔn)，并說(shuō)明原因。（三）借用發(fā)放1.保管責(zé)任人根據(jù)審批后的《申請(qǐng)表》，向借用人員發(fā)放相應(yīng)的鑰匙，并在《檔案室?guī)旆胯€匙借用登記表》上登記借用時(shí)間、借用人姓名、部門、借用鑰匙類型等信息。2.借用人應(yīng)在《登記表》上簽字確認(rèn)。（四）借用歸還1.借用人使用完畢檔案室?guī)旆胯€匙后，應(yīng)按照約定時(shí)間及時(shí)歸還鑰匙。2.歸還時(shí)，保管責(zé)任人應(yīng)按照鑰匙歸還的驗(yàn)收程序進(jìn)行驗(yàn)收，并在《借用登記表》上登記歸還時(shí)間。3.如借用人未能按時(shí)歸還鑰匙，應(yīng)提前向檔案管理部門說(shuō)明原因，并辦理續(xù)借手續(xù)。七、檔案室?guī)旆胯€匙的交接（一）交接原因1.保管責(zé)任人因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因，需要將檔案室?guī)旆胯€匙交接給其他人員時(shí)，應(yīng)進(jìn)行鑰匙交接。2.鑰匙交接應(yīng)確保檔案室?guī)旆胯€匙的管理工作不受影響，保證鑰匙的安全與正常使用。（二）交接程序1.保管責(zé)任人應(yīng)提前向檔案管理部門提交《檔案室?guī)旆胯€匙交接申請(qǐng)表》，注明交接原因、交接時(shí)間等信息。2.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督鑰匙交接過(guò)程。3.交接雙方應(yīng)在監(jiān)交人的見(jiàn)證下，對(duì)檔案室?guī)旆胯€匙進(jìn)行逐一核對(duì)，包括鑰匙數(shù)量、類型、標(biāo)識(shí)等信息。4.核對(duì)無(wú)誤后，交接雙方應(yīng)在《檔案室?guī)旆胯€匙交接登記表》上簽字確認(rèn)，監(jiān)交人也應(yīng)簽字。5.《交接登記表》應(yīng)一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，檔案管理部門留存一份。八、檔案室?guī)旆胯€匙的安全檢查與維護(hù)（一）安全檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期組織對(duì)檔案室?guī)旆胯€匙的安全檢查，檢查內(nèi)容包括鑰匙保管情況、領(lǐng)用歸還記錄、借用情況等。2.安全檢查應(yīng)形成記錄，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。（二）維護(hù)保養(yǎng)1.保管責(zé)任人應(yīng)定期對(duì)檔案室?guī)旆胯€匙進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，保持鑰匙的清潔、完好。2.如發(fā)現(xiàn)鑰匙有生銹、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，必要時(shí)可更換鑰匙。九、檔案室?guī)旆胯€匙的應(yīng)急管理（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案室?guī)旆胯€匙應(yīng)急管理預(yù)案，明確在鑰匙丟失、損壞、被盜等緊急情況下的應(yīng)對(duì)措施。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行演練，確保相關(guān)人員熟悉應(yīng)急處理流程。（二）應(yīng)急處理措施1.如主鑰匙丟失或損壞，應(yīng)立即啟用備用鑰匙，并及時(shí)更換新的主鑰匙。同時(shí)，對(duì)丟失或損壞的原因進(jìn)行調(diào)查，采取相應(yīng)的防范措施。2.如備用鑰匙丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)申請(qǐng)重新制作備用鑰匙，并確保在制作期間檔案室?guī)旆康陌踩?.如鑰匙被盜，應(yīng)立即報(bào)警，并采取措施防止檔案資料丟失或損壞。同時(shí)，對(duì)被盜事件進(jìn)行調(diào)查，追究相關(guān)人員的責(zé)任。十、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權(quán)擅自保管、領(lǐng)用、借用檔案室?guī)旆胯€匙。2.未按照規(guī)定程序保管、領(lǐng)用、歸還、交接鑰匙。3.因保管不善導(dǎo)致鑰匙丟失、損壞或被盜。4.故意損壞檔案室?guī)旆胯€匙或妨礙鑰匙正常管理。（二）處理措施1.對(duì)于違反本制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.如因違規(guī)行為導(dǎo)致公司檔案資料丟失、損壞或其他損失的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。