PAGE檔案數(shù)字化電腦管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司檔案數(shù)字化過程中電腦的使用與管理，確保檔案數(shù)字化工作的高效、準(zhǔn)確、安全進行，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有參與檔案數(shù)字化工作的部門及人員，包括但不限于檔案管理部門、信息技術(shù)部門、業(yè)務(wù)部門等使用電腦設(shè)備進行檔案數(shù)字化操作的相關(guān)人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家關(guān)于檔案管理、信息安全等方面的法律法規(guī)，確保檔案數(shù)字化工作合法合規(guī)。2.安全性原則：采取有效措施保障電腦設(shè)備、檔案數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生。3.規(guī)范性原則：規(guī)范電腦使用行為，確保檔案數(shù)字化工作流程符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，保證數(shù)字化檔案質(zhì)量。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在檔案數(shù)字化電腦管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、電腦設(shè)備管理（一）設(shè)備配置1.根據(jù)檔案數(shù)字化工作的實際需求，配備性能穩(wěn)定、存儲空間充足的電腦設(shè)備。電腦應(yīng)具備高速處理器、大容量內(nèi)存、高分辨率顯示器等，以滿足圖像掃描、數(shù)據(jù)處理、存儲等工作要求。2.為電腦配備必要的外部設(shè)備，如掃描儀、打印機、移動存儲設(shè)備等，并確保設(shè)備的兼容性和可靠性。（二）設(shè)備采購1.由信息技術(shù)部門根據(jù)檔案數(shù)字化工作的發(fā)展規(guī)劃和實際需求，制定電腦設(shè)備采購計劃。采購計劃應(yīng)包括設(shè)備型號、數(shù)量、配置要求、預(yù)算等內(nèi)容。2.采購過程應(yīng)嚴(yán)格按照公司采購管理制度執(zhí)行，選擇具有良好信譽和質(zhì)量保證的供應(yīng)商，確保所采購的設(shè)備符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。3.采購的電腦設(shè)備到貨后，由信息技術(shù)部門組織相關(guān)人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀、性能等，確保設(shè)備符合采購合同要求。（三）設(shè)備登記1.對每臺參與檔案數(shù)字化工作的電腦設(shè)備進行詳細登記，建立設(shè)備臺賬。臺賬內(nèi)容包括設(shè)備編號、型號、配置、購置時間、使用部門、使用人員等信息。2.設(shè)備登記信息應(yīng)及時更新，如設(shè)備發(fā)生變更（如維修、更換部件、報廢等），應(yīng)在臺賬中進行相應(yīng)記錄。（四）設(shè)備維護1.信息技術(shù)部門負責(zé)制定電腦設(shè)備維護計劃，定期對設(shè)備進行檢查、保養(yǎng)和維修。維護計劃應(yīng)包括硬件維護、軟件維護、系統(tǒng)更新等內(nèi)容。2.硬件維護包括清潔設(shè)備表面、檢查硬件連接、更換損壞部件等；軟件維護包括安裝殺毒軟件、防火墻、系統(tǒng)補丁等，定期進行病毒查殺和系統(tǒng)優(yōu)化；系統(tǒng)更新應(yīng)及時跟進操作系統(tǒng)及相關(guān)軟件的更新，確保設(shè)備運行的穩(wěn)定性和安全性。3.對于設(shè)備出現(xiàn)的故障，使用人員應(yīng)及時向信息技術(shù)部門報告。信息技術(shù)部門應(yīng)及時安排維修人員進行維修，并記錄故障現(xiàn)象、維修過程和維修結(jié)果。4.建立設(shè)備維修檔案，對每次維修情況進行詳細記錄，包括維修時間、維修人員、維修內(nèi)容、更換部件等信息。維修檔案應(yīng)妥善保存，以備查閱。（五）設(shè)備報廢1.當(dāng)電腦設(shè)備因損壞嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)、技術(shù)性能落后無法滿足工作需求或達到規(guī)定使用年限等原因需要報廢時，由使用部門提出報廢申請。2.報廢申請應(yīng)填寫《電腦設(shè)備報廢申請表》，詳細說明設(shè)備報廢原因、設(shè)備編號、型號、購置時間等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字。3.信息技術(shù)部門對報廢申請進行技術(shù)鑒定，確認(rèn)設(shè)備是否符合報廢條件。對于符合報廢條件的設(shè)備，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進行設(shè)備報廢處理。報廢設(shè)備應(yīng)按照公司資產(chǎn)處置規(guī)定進行處理，確保資產(chǎn)安全。三、軟件管理（一）軟件安裝1.檔案數(shù)字化工作所需的軟件由信息技術(shù)部門統(tǒng)一規(guī)劃和安裝。安裝軟件應(yīng)選擇正版軟件，確保軟件的合法性和安全性。2.在安裝軟件前，信息技術(shù)部門應(yīng)對軟件進行測試，確保軟件與電腦設(shè)備的兼容性和穩(wěn)定性。對于需要安裝特定驅(qū)動程序的軟件，應(yīng)提前安裝好相應(yīng)驅(qū)動程序。3.軟件安裝過程中，應(yīng)按照軟件安裝向?qū)У奶崾具M行操作，確保安裝過程順利進行。安裝完成后，應(yīng)對軟件進行必要的配置和初始化設(shè)置，以滿足檔案數(shù)字化工作的需求。（二）軟件使用1.所有參與檔案數(shù)字化工作的人員應(yīng)嚴(yán)格按照軟件的操作規(guī)程使用軟件，不得擅自更改軟件的設(shè)置和參數(shù)。2.在使用軟件過程中，如發(fā)現(xiàn)軟件出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時向信息技術(shù)部門報告。信息技術(shù)部門應(yīng)及時進行排查和處理，確保軟件正常運行。3.對于涉及檔案數(shù)據(jù)處理的軟件，應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的用戶權(quán)限管理，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相關(guān)軟件及數(shù)據(jù)。（三）軟件升級1.信息技術(shù)部門應(yīng)關(guān)注軟件供應(yīng)商發(fā)布的軟件升級信息，及時對檔案數(shù)字化工作中使用的軟件進行升級。軟件升級應(yīng)在確保不影響檔案數(shù)據(jù)安全和正常工作的前提下進行。2.在進行軟件升級前，信息技術(shù)部門應(yīng)對升級內(nèi)容進行詳細了解和測試，制定升級方案。升級方案應(yīng)包括升級時間、升級步驟、數(shù)據(jù)備份要求等內(nèi)容。3.軟件升級過程中，應(yīng)密切關(guān)注升級進度和系統(tǒng)狀態(tài)，確保升級過程順利進行。升級完成后，應(yīng)對升級效果進行檢查和測試，確保軟件功能正常。（四）軟件卸載1.當(dāng)軟件不再使用或需要更換時，由信息技術(shù)部門負責(zé)進行軟件卸載操作。卸載軟件應(yīng)按照軟件卸載程序的提示進行操作，確保軟件徹底卸載。2.在卸載軟件前，應(yīng)備份相關(guān)數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失。卸載完成后，應(yīng)對系統(tǒng)進行清理和檢查，確保系統(tǒng)運行正常。四、數(shù)據(jù)管理（一）數(shù)據(jù)備份1.檔案數(shù)字化過程中產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)應(yīng)定期進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。備份頻率應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)的重要性和變化情況確定，一般每天或每周進行一次全量備份，每天進行增量備份。2.數(shù)據(jù)備份應(yīng)采用多種存儲介質(zhì)和存儲方式，如磁帶、光盤、移動硬盤、網(wǎng)絡(luò)存儲設(shè)備（NAS）等，并分別存儲在不同的物理位置。3.備份數(shù)據(jù)應(yīng)進行嚴(yán)格的標(biāo)識和管理，建立備份數(shù)據(jù)臺賬。臺賬內(nèi)容包括備份日期、備份數(shù)據(jù)內(nèi)容、備份存儲介質(zhì)編號、存儲位置等信息。4.定期對備份數(shù)據(jù)進行檢查和驗證，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。如發(fā)現(xiàn)備份數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題，應(yīng)及時進行恢復(fù)和處理。（二）數(shù)據(jù)存儲1.檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，存儲設(shè)備應(yīng)具備足夠的存儲空間和數(shù)據(jù)冗余能力。2.數(shù)據(jù)存儲應(yīng)按照檔案分類和編號規(guī)則進行組織和管理，確保數(shù)據(jù)存儲的規(guī)范性和系統(tǒng)性。3.對于重要的檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)，應(yīng)進行加密存儲，防止數(shù)據(jù)泄露。加密密鑰應(yīng)妥善保管，嚴(yán)格控制訪問權(quán)限。（三）數(shù)據(jù)傳輸1.在檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)傳輸過程中，應(yīng)采用安全可靠的傳輸方式，如加密網(wǎng)絡(luò)傳輸、移動存儲設(shè)備拷貝等，確保數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩浴?.數(shù)據(jù)傳輸前，應(yīng)對傳輸數(shù)據(jù)進行完整性檢查和加密處理。傳輸過程中，應(yīng)實時監(jiān)控傳輸狀態(tài)，確保數(shù)據(jù)傳輸準(zhǔn)確無誤。3.接收方在接收數(shù)據(jù)后，應(yīng)及時對數(shù)據(jù)進行驗證和存儲，確保接收數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（四）數(shù)據(jù)安全1.建立健全數(shù)據(jù)安全管理制度，加強對檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)的安全保護。對涉及檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)的操作進行嚴(yán)格的權(quán)限管理和審計，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相關(guān)數(shù)據(jù)。2.采取有效的安全防護措施，如安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。3.定期對數(shù)據(jù)安全狀況進行評估和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決數(shù)據(jù)安全隱患。對發(fā)生的數(shù)據(jù)安全事件，應(yīng)及時進行報告和處理，并采取相應(yīng)的措施防止事件再次發(fā)生。五、人員管理（一）人員培訓(xùn)1.信息技術(shù)部門應(yīng)定期組織參與檔案數(shù)字化工作的人員進行電腦操作技能和軟件使用培訓(xùn)，提高人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括電腦基礎(chǔ)知識、操作系統(tǒng)使用、檔案數(shù)字化軟件操作、數(shù)據(jù)安全知識等。培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、實際操作演練等多種形式。3.鼓勵員工自主學(xué)習(xí)和探索，不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。對于在電腦操作和檔案數(shù)字化工作中表現(xiàn)突出的員工，給予適當(dāng)?shù)莫剟詈捅碚?。（二）人員權(quán)限1.根據(jù)檔案數(shù)字化工作的職責(zé)和流程，明確不同人員對電腦設(shè)備、軟件及數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限。權(quán)限設(shè)置應(yīng)遵循最小化原則，確保人員只能訪問和操作其工作所需的資源。2.對涉及檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)的關(guān)鍵操作（如數(shù)據(jù)錄入、修改、刪除等），應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的審批流程和權(quán)限控制，確保數(shù)據(jù)操作的準(zhǔn)確性和安全性。3.定期對人員權(quán)限進行檢查和清理，及時調(diào)整因人員崗位變動或工作需求變化而需要變更的權(quán)限設(shè)置。（三）人員責(zé)任1.參與檔案數(shù)字化工作的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度及相關(guān)操作規(guī)程，對自己的工作行為負責(zé)。如因個人原因?qū)е码娔X設(shè)備損壞、軟件故障、數(shù)據(jù)丟失或泄露等問題，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.各部門負責(zé)人應(yīng)加強對本部門人員在檔案數(shù)字化電腦使用方面的管理和監(jiān)督，確保本部門人員嚴(yán)格遵守制度規(guī)定，正確使用電腦設(shè)備和軟件，保障檔案數(shù)字化工作的順利進行。六、機房管理（一）機房環(huán)境1.建立專門的檔案數(shù)字化機房，確保機房環(huán)境安全、穩(wěn)定、整潔。機房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、散熱、防火、防潮、防塵等條件，保證電腦設(shè)備正常運行。2.機房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防設(shè)備和安全設(shè)施，如滅火器、煙霧報警器、門禁系統(tǒng)等，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。3.機房溫度、濕度應(yīng)保持在適宜的范圍內(nèi)，溫度一般控制在18℃27℃之間，濕度控制在40%60%之間。（二）機房設(shè)備管理1.機房內(nèi)的電腦設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲設(shè)備等應(yīng)擺放整齊，便于管理和維護。設(shè)備之間應(yīng)保持適當(dāng)?shù)拈g距，確保通風(fēng)良好。2.對機房設(shè)備進行定期巡檢，檢查設(shè)備的運行狀態(tài)、連接情況、指示燈等，及時發(fā)現(xiàn)和處理設(shè)備故障和異常情況。3.機房內(nèi)應(yīng)建立設(shè)備維護記錄，詳細記錄設(shè)備的維護時間、維護內(nèi)容、維護人員等信息，以便于跟蹤設(shè)備維護情況。（三）機房安全管理1.嚴(yán)格控制機房人員出入，設(shè)置門禁系統(tǒng)，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能進入機房。進入機房人員應(yīng)登記姓名、部門、進入時間等信息。2.機房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、飲食、存放易燃、易爆等危險物品。嚴(yán)禁在機房內(nèi)進行與檔案數(shù)字化工作無關(guān)的活動。3.定期對機房進行安全檢查，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、設(shè)備安全等方面的檢查。對發(fā)現(xiàn)的安全隱患應(yīng)及時整改，確保機房安全。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司成立檔案數(shù)字化電腦管理監(jiān)督小組，由檔案管理部門、信息技術(shù)部門等相關(guān)人員組成。監(jiān)督小組負責(zé)對檔案數(shù)字化電腦管理工作進行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定監(jiān)督檢查計劃，明確檢查內(nèi)容、檢查方式、檢查頻率等。檢查內(nèi)容包括電腦設(shè)備管理、軟件管理、數(shù)據(jù)管理、人員管理、機房管理等方面。（二）檢查內(nèi)容1.電腦設(shè)備管理：檢查設(shè)備臺賬是否準(zhǔn)確、完整，設(shè)備維護計劃是否執(zhí)行，設(shè)備是否正常運行，設(shè)備報廢處理是否符合規(guī)定等。2.軟件管理：檢查軟件安裝、使用、升級、卸載是否規(guī)范，軟件權(quán)限管理是否嚴(yán)格執(zhí)行，軟件是否存在安全漏洞等。3.數(shù)據(jù)管理：檢查數(shù)據(jù)備份是否及時、完整，數(shù)據(jù)存儲是否安全，數(shù)據(jù)傳輸是否準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)安全防范措施是否有效等。4.人員管理：檢查人員培訓(xùn)計劃是否落實，人員權(quán)限設(shè)置是否合理，人員責(zé)任是否明確，人員操作是否規(guī)范等。5.機房管理：檢查機房環(huán)境是否符合要求，機房設(shè)備是否正常運行，機房安全管理措施是否到位等。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時下達整改通知書，明確整改要求和整改期限。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知