PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案安全工作責(zé)任制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案安全管理，確保檔案的完整與安全，維護(hù)檔案的真實(shí)性、系統(tǒng)性和保密性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》以及其他相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實(shí)際情況，制定本責(zé)任制度。（二）適用范圍本制度適用于本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門、所屬事業(yè)單位以及各村（居）委會(huì)在檔案收集、整理、保管、利用等工作中涉及的檔案安全管理責(zé)任。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施預(yù)防和消除各類安全隱患，確保檔案實(shí)體安全和信息安全。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化檔案安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，注重事前防范，建立健全各項(xiàng)安全管理制度和應(yīng)急處置機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理潛在的安全問題。3.責(zé)任追究原則：明確檔案安全工作各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，對(duì)因工作失誤、失職導(dǎo)致檔案安全事故的，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、檔案安全管理職責(zé)分工（一）鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案安全管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案安全工作規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門、各村（居）委會(huì)的檔案安全工作，定期組織開展檔案安全檢查和評(píng)估。3.負(fù)責(zé)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案庫房的建設(shè)、管理和維護(hù)，確保檔案庫房設(shè)施設(shè)備符合安全要求。4.組織開展檔案安全宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高檔案工作人員的安全意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，組織實(shí)施應(yīng)急演練，及時(shí)處置檔案安全事故。6.負(fù)責(zé)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化工作中的安全管理，確保數(shù)字化過程中檔案信息的安全。（二）各部門檔案安全管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和利用工作，建立健全本部門檔案安全管理制度。2.明確一名檔案安全工作責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門檔案安全日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、存放有序、安全保管。3.按照規(guī)定定期向鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的文件材料，確保檔案的完整性和連續(xù)性。4.配合鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門開展檔案安全檢查和評(píng)估工作，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)整改。5.加強(qiáng)對(duì)本部門人員的檔案安全宣傳教育，提高檔案安全意識(shí)，防止因人員疏忽導(dǎo)致檔案安全事故。（三）各村（居）委會(huì)檔案安全管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本村（居）委會(huì)檔案的收集、整理、保管和利用工作，落實(shí)檔案安全管理措施。2.確定一名檔案安全管理人員，負(fù)責(zé)本村（居）委會(huì)檔案安全工作，保障檔案安全存放。3.按照要求定期向鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門報(bào)送檔案工作情況，接受鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。4.積極配合鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門開展檔案安全檢查和相關(guān)工作，及時(shí)整改存在的問題。（四）檔案工作人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全工作規(guī)章制度，認(rèn)真履行檔案安全崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常整理、編目、上架等工作，確保檔案整理質(zhì)量和存放安全。3.做好檔案庫房的日常管理工作，包括溫濕度控制、防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防光、防有害氣體等工作。4.負(fù)責(zé)檔案查閱、借閱登記和利用服務(wù)工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，確保檔案信息安全。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施處理。6.積極參加檔案安全培訓(xùn)和應(yīng)急演練，提高檔案安全應(yīng)急處置能力。三、檔案收集與整理安全（一）收集要求1.各部門、各村（居）委會(huì)應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集本部門、本村（居）委會(huì)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，確保檔案收集的完整性。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得擅自涂改、偽造、損毀或丟失。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)采取有效措施進(jìn)行重點(diǎn)收集和保護(hù)，確保其安全。（二）整理規(guī)范1.檔案工作人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和整理規(guī)則，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、編目和裝訂，確保檔案整理規(guī)范有序。2.在檔案整理過程中，應(yīng)注意保護(hù)文件材料的原始面貌，不得隨意裁剪、折疊或損壞文件。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照電子檔案管理要求進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。四、檔案保管安全（一）檔案庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好且遠(yuǎn)離火源、水源、污染源的地點(diǎn)建設(shè)。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防光、防有害氣體等功能，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如消防器材、防盜門窗、防蟲藥品、溫濕度調(diào)控設(shè)備等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。4.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架（柜）用于存放檔案，檔案架（柜）應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、年度、保管期限等順序依次上架存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案存儲(chǔ)目錄，便于查找和管理。3.對(duì)于特殊載體檔案，如照片、錄音、錄像等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，確保其安全和有效利用。（三）溫濕度控制1.檔案庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)控設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案工作人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫房的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄，發(fā)現(xiàn)溫濕度異常時(shí)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整。（四）防火防盜1.檔案庫房應(yīng)配備符合國家標(biāo)準(zhǔn)的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。2.檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，加強(qiáng)安全防范措施，防止檔案被盜。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房出入登記制度，非檔案工作人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫房。（五）防蟲防霉1.在檔案庫房?jī)?nèi)放置防蟲藥品，如樟腦丸、驅(qū)蟲劑等，防止檔案受到蟲害。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有蟲蛀、霉變跡象的檔案應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如熏蒸、晾曬等。（六）防塵防光1.檔案庫房應(yīng)保持清潔，防止灰塵進(jìn)入檔案庫房。檔案架（柜）應(yīng)定期進(jìn)行擦拭，保持干凈整潔。2.檔案庫房應(yīng)采用防光窗簾、燈罩等措施，避免陽光直射檔案，防止檔案紙張褪色、字跡模糊等現(xiàn)象發(fā)生。（七）防有害氣體1.檔案庫房應(yīng)遠(yuǎn)離污染源，如化工廠、垃圾處理場(chǎng)等，防止有害氣體對(duì)檔案造成損害。2.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行通風(fēng)換氣，保持空氣清新。五、檔案利用安全（一）查閱借閱制度1.建立健全檔案查閱借閱登記制度，嚴(yán)格登記查閱借閱人員的姓名、單位、查閱借閱時(shí)間、查閱借閱內(nèi)容等信息。2.查閱借閱檔案應(yīng)填寫查閱借閱申請(qǐng)表，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人或村（居）委會(huì)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱借閱。3.檔案查閱借閱應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱借閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。4.查閱借閱檔案時(shí)，檔案工作人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。（二）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，根據(jù)利用者的需求及時(shí)提供檔案查閱借閱服務(wù)。2.對(duì)于涉及重要機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和利用，防止檔案信息泄露。（三）歸還與清點(diǎn)1.查閱借閱檔案結(jié)束后，查閱借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案工作人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，確保檔案歸還無誤。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，查閱借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。六、檔案數(shù)字化安全（一）數(shù)字化流程規(guī)范1.檔案數(shù)字化工作應(yīng)按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，制定詳細(xì)的數(shù)字化工作方案，明確數(shù)字化流程、質(zhì)量要求和安全保障措施。2.在檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)確保檔案原件的安全，不得因數(shù)字化操作導(dǎo)致檔案原件損壞或丟失。3.數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)具備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如防火、防盜、防蟲、防潮、防塵等設(shè)施，確保數(shù)字化工作環(huán)境安全。（二）數(shù)據(jù)安全管理1.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。2.加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)管理，采用加密存儲(chǔ)等技術(shù)手段，確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性。3.對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的訪問應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限控制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相關(guān)數(shù)據(jù)。（三）人員管理1.參與檔案數(shù)字化工作的人員應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的背景審查和培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確其在數(shù)字化工作中的安全責(zé)任。2.檔案數(shù)字化工作場(chǎng)所應(yīng)實(shí)行封閉管理，無關(guān)人員不得進(jìn)入。七、檔案安全檢查與評(píng)估（一）定期檢查1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門應(yīng)定期組織開展檔案安全檢查，每年不少于兩次。各部門、各村（居）委會(huì)應(yīng)定期對(duì)本部門、本村（居）委會(huì)的檔案安全情況進(jìn)行自查，每月不少于一次。2.檔案安全檢查應(yīng)包括檔案庫房設(shè)施設(shè)備、檔案存儲(chǔ)狀況、檔案利用情況、檔案數(shù)字化安全等方面的內(nèi)容，檢查人員應(yīng)認(rèn)真填寫檢查記錄，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改。（二）專項(xiàng)檢查1.根據(jù)檔案安全工作實(shí)際情況，適時(shí)組織開展檔案安全專項(xiàng)檢查，如針對(duì)重要時(shí)期、重大活動(dòng)、重點(diǎn)檔案等進(jìn)行專項(xiàng)檢查。2.專項(xiàng)檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查方案，明確檢查重點(diǎn)和方法，確保專項(xiàng)檢查工作取得實(shí)效。（三）安全評(píng)估1.定期對(duì)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案安全工作進(jìn)行全面評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括檔案安全管理制度建設(shè)、安全設(shè)施設(shè)備配備、人員安全意識(shí)和業(yè)務(wù)水平、檔案安全事故發(fā)生情況等方面。2.根據(jù)安全評(píng)估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，及時(shí)調(diào)整和完善檔案安全工作措施，不斷提高檔案安全管理水平。八、檔案安全事故應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急處置程序、應(yīng)急救援措施等內(nèi)容。2.檔案安全應(yīng)急預(yù)案應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況定期進(jìn)行修訂和完善，確保其科學(xué)性、實(shí)用性和可操作性。（二）應(yīng)急演練1.定期組織開展檔案安全應(yīng)急演練，演練內(nèi)容包括火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、泄密等事故的應(yīng)急處置，提高檔案工作人員的應(yīng)急處置能力。2.應(yīng)急演練應(yīng)制定詳細(xì)的演練方案，明確演練目的、內(nèi)容、步驟和要求，確保演練工作順利進(jìn)行。（三）事故處置1.發(fā)生檔案安全事故時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)檔案安全應(yīng)急預(yù)案，迅速采取措施進(jìn)行處置，最大限度地減少事故損失。2.事故發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告事故情況，并配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理，查明事故原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.對(duì)事故造成的檔案損失，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行搶救和修復(fù)，盡可能恢復(fù)檔案的完整性和可讀性。同時(shí)，應(yīng)總結(jié)事故教訓(xùn)，采取有效措施防止類似事故再次發(fā)生。九、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因工作失誤、失職導(dǎo)致檔案安全事故發(fā)生的，根據(jù)事故的性質(zhì)