PAGE建筑公司檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案室管理，有效保護和利用檔案資源，提高公司管理水平和工作效率，依據國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬各項目的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.依法管理原則：嚴格遵守國家有關法律法規(guī)，依法開展檔案管理工作。3.高效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為公司各項工作提供及時、有效的服務。4.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.對公司各部門及所屬各項目的檔案管理工作進行監(jiān)督、指導和檢查。4.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的質量和安全。5.開展檔案信息化建設，提高檔案管理的現代化水平。（二）各部門職責1.負責本部門文件材料的形成、積累和整理工作，并按照規(guī)定定期向檔案室移交。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案管理的日常工作，配合檔案室做好檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.嚴格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。（三）項目負責人職責1.負責項目檔案管理工作的組織和協(xié)調，確保項目檔案的及時收集、整理和歸檔。2.對項目檔案的質量和完整性負責，督促項目各部門做好文件材料的形成和積累工作。3.配合檔案室做好項目檔案的驗收和移交工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括但不限于以下幾類：行政管理文件：公司的各類規(guī)章制度、會議文件、工作計劃、總結、報告等。工程技術文件：工程規(guī)劃、設計圖紙、施工組織設計、技術交底、變更通知、驗收報告等。經營管理文件：合同協(xié)議、招投標文件、財務報表、審計報告等。人事檔案：員工的入職、離職、調動、晉升、培訓等相關材料。其他文件：與公司業(yè)務相關的各類文件、資料、圖表等。2.各部門及所屬各項目應及時將在工作中形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。（二）收集要求1.歸檔的文件材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。2.對破損或褪色的文件材料，應進行修復或復制。3.電子文件應同時收集其元數據信息，并確保其可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學、編號規(guī)范、排列有序、編目準確。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、機構（問題）、保管期限進行分類整理，編制案卷目錄。2.工程檔案：按照工程建設程序，分階段、分專業(yè)進行整理，編制工程檔案卷內目錄、備考表等。3.會計檔案：按照會計檔案管理辦法的規(guī)定進行整理，編制會計檔案目錄。4.人事檔案：按照人事檔案管理的相關規(guī)定進行整理，建立個人檔案。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.文書檔案應在次年上半年完成歸檔工作。2.工程檔案應在工程竣工驗收后三個月內完成歸檔工作。3.會計檔案應在會計年度終了后，由財務部門保管一年，期滿后移交檔案室保管。4.人事檔案應在員工離職后一個月內整理歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對本部門整理好的檔案進行初步審核，確保檔案的質量和完整性。2.將審核后的檔案移交檔案室，檔案室進行再次審核，對不符合要求的檔案退回原部門進行補充完善。3.檔案室對審核合格的檔案進行編號、編目、裝盒，并上架保管。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為1650年。短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為15年以下。2.各部門應根據檔案的實際情況，準確劃分檔案的保管期限。（四）保管要求1.檔案室應配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現問題及時處理。4.對破損、褪色、變質的檔案應及時進行修復或復制。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內部各部門因工作需要查閱檔案的。2.外單位因工作需要查閱公司檔案的，須經公司領導批準。3.司法機關因辦案需要查閱公司檔案的，須出具相關證明文件，并經公司領導批準。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可直接到檔案室查閱檔案，查閱時應填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內容等。2.借閱：因工作需要長期使用檔案的，可辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時應填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱日期、借閱人姓名、借閱內容、歸還日期等。3.復制：檔案利用者如需復制檔案，應填寫《檔案復制申請表》，注明復制內容、用途等，經檔案室負責人批準后，方可進行復制。復制檔案應保證其內容的真實性和完整性。（三）利用審批1.公司內部人員查閱檔案，由所在部門負責人簽字批準。2.外單位查閱檔案，須經公司分管領導簽字批準。3.司法機關查閱檔案，須經公司法定代表人簽字批準。（四）利用登記檔案室應對檔案的利用情況進行詳細登記，包括查閱日期、查閱人姓名、查閱內容（或借閱內容）、利用方式、審批情況等，以便統(tǒng)計和查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負責人、各部門兼職檔案員及相關業(yè)務人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準根據檔案的保管期限、重要程度、現實利用價值等因素，對檔案進行全面鑒定，確定檔案的存毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對到期檔案進行清理，逐卷逐件進行審查。2.對擬銷毀的檔案，填寫《檔案銷毀鑒定表》，注明檔案名稱、年度、保管期限、文號、內容摘要、鑒定意見等。3.檔案鑒定工作小組對《檔案銷毀鑒定表》進行審核，提出銷毀意見。4.將審核通過的《檔案銷毀鑒定表》報公司領導審批。（四）銷毀實施經公司領導批準后，由檔案室會同相關部門共同對擬銷毀的檔案進行銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。銷毀清冊應永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）數字化檔案采集1.對已有的紙質檔案進行數字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.對電子文件進行規(guī)范化整理，確保其元數據信息完整、準確。（三）檔案信息系統(tǒng)管理1.建立檔案數據庫，將數字化檔案信息錄入系統(tǒng)，實現檔案的集中存儲和管理。2.利用檔案管理信息系統(tǒng)，實現檔案的檢索、借閱、統(tǒng)計等功能，提高檔案利用效率。3.加強檔案信息系統(tǒng)的安全管理，