PAGE單位人事檔案室規(guī)章制度總則目的為加強(qiáng)單位人事檔案室的規(guī)范化管理，確保人事檔案的完整、安全和有效利用，特制定本規(guī)章制度。適用范圍本規(guī)章制度適用于單位全體員工的人事檔案管理。基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案應(yīng)如實(shí)反映員工的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。2.完整性原則：全面收集員工的各類人事信息，保證檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保人事檔案信息不被泄露。4.規(guī)范化原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行檔案管理，提高管理效率和質(zhì)量。檔案管理職責(zé)人事檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善人事檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理單位全體員工的人事檔案，確保檔案的安全和完整。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒別、歸檔、保管、查閱、借閱等工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。5.為單位各項(xiàng)工作提供檔案信息支持和服務(wù)。檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，具備專業(yè)知識(shí)和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、鑒別、歸檔、保管等。3.做好檔案的查閱、借閱登記工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理手續(xù)。4.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。5.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。檔案收集與整理檔案收集1.員工入職時(shí)，應(yīng)及時(shí)提交個(gè)人檔案材料，包括但不限于身份證、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、職稱證書、工作經(jīng)歷證明、勞動(dòng)合同等。2.員工在工作期間，如有職務(wù)變動(dòng)、獎(jiǎng)懲情況、培訓(xùn)經(jīng)歷等信息變更，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)材料提交至人事檔案室。3.人事檔案室定期向各部門收集員工的考核材料、工資調(diào)整材料、社保繳納記錄等與人事相關(guān)的資料。檔案整理1.檔案管理人員按照檔案內(nèi)容的類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，編制檔案目錄，便于查找和管理。3.剔除重復(fù)、無(wú)效的檔案材料，確保檔案內(nèi)容的精煉和準(zhǔn)確。4.將整理好的檔案材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注檔案編號(hào)、姓名、部門等信息。檔案鑒別與歸檔檔案鑒別1.檔案管理人員對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行嚴(yán)格鑒別。2.審核檔案材料是否真實(shí)、完整、有效，是否符合歸檔要求。3.對(duì)不符合要求的檔案材料，及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通，要求補(bǔ)充或更正。檔案歸檔1.將經(jīng)過(guò)鑒別合格的檔案材料按照類別和編號(hào)順序歸入相應(yīng)的檔案卷。2.在檔案卷內(nèi)，按照材料的重要程度和時(shí)間順序排列，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。3.建立檔案索引，方便快速查找和調(diào)閱檔案。檔案保管保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的人事檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜。保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。3.對(duì)破損、褪色的檔案材料及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性。4.嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。檔案查閱與借閱查閱規(guī)定1.因工作需要查閱人事檔案的，須填寫《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人事檔案室審批。3.檔案管理人員根據(jù)審批意見(jiàn)，提供相應(yīng)的檔案供查閱，并在查閱過(guò)程中進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員只能在人事檔案室內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。5.查閱人員不得在檔案材料上涂改、圈劃、抽取、撤換，不得擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱人事檔案的，須填寫《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，報(bào)人事檔案室審批。3.檔案管理人員根據(jù)審批意見(jiàn)，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫《人事檔案借閱登記表》，注明借閱檔案編號(hào)、姓名、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。5.在借閱期限屆滿前，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。檔案信息化管理信息化建設(shè)1.建立人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、檢索和管理。2.將紙質(zhì)檔案逐步進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理的效率和便捷性。信息安全1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。檔案統(tǒng)計(jì)與分析檔案統(tǒng)計(jì)1.定期對(duì)人事檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，掌握檔案的基本情況。2.統(tǒng)計(jì)檔案的查閱、借閱情況，分析檔案利用的規(guī)律和趨勢(shì)。檔案分析1.根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，對(duì)員工隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)、素質(zhì)、發(fā)展趨勢(shì)等進(jìn)行分析，為單位人力資源管理決策提供參考依據(jù)。2.分析檔案管理工作中存在的問(wèn)題和不足，及時(shí)采取措施加以改進(jìn)。檔案保密與安全保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對(duì)涉及單位機(jī)密和員工個(gè)人隱私的檔案信息，要嚴(yán)格保密。3.非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案室。安全措施1.加強(qiáng)檔案室的安全防范工作，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備。2.做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。檔案銷毀銷毀范圍1.已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案。2.經(jīng)鑒定確認(rèn)的無(wú)效檔案材料。銷毀程序1.檔案管理人員提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫《人事檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的編號(hào)、名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，報(bào)人事檔案室審批。3.檔案管理人員按照審批意見(jiàn)，組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等。