PAGE宿管部檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)宿管部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于宿管部在工作中形成的各類檔案，包括但不限于學(xué)生住宿信息、宿舍檢查記錄、違紀(jì)處理檔案、設(shè)施維修檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：宿管部檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）宿管部負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面領(lǐng)導(dǎo)宿管部檔案管理工作，制定檔案管理工作方針和政策。2.審核檔案管理制度和工作計(jì)劃，確保檔案管理工作符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題，為檔案管理工作提供必要的支持和保障。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)宿管部檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等具體工作。2.建立健全檔案管理制度和工作流程，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理，建立檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案的信息化管理工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理工作效率。（三）各崗位工作人員職責(zé)1.按照檔案管理要求，及時(shí)將工作中形成的各類文件材料移交檔案管理人員。2.配合檔案管理人員做好檔案的整理、歸檔等工作，確保檔案材料的齊全、完整。3.在工作中嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)生住宿登記表、入住和退宿手續(xù)文件。2.宿舍日常檢查記錄，包括衛(wèi)生、安全、設(shè)施設(shè)備等方面的檢查情況。3.學(xué)生違紀(jì)處理相關(guān)材料，如違紀(jì)事件報(bào)告、處理決定、申訴材料等。4.宿舍設(shè)施維修申請(qǐng)、維修記錄、維修費(fèi)用清單等。5.宿管部工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、通知等文件。6.與學(xué)生、家長(zhǎng)及其他相關(guān)部門的溝通函件、投訴處理記錄等。7.其他與宿管工作有關(guān)的重要文件和資料。（二）收集要求1.各崗位工作人員應(yīng)及時(shí)將工作中形成的檔案材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行初步整理，去除無關(guān)的紙張、雜物等，確保材料的整潔。（三）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為學(xué)生住宿檔案、宿舍管理檔案、設(shè)施維修檔案、綜合管理檔案等類別。2.編號(hào)：為每一類檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于管理和查找。3.編目：對(duì)每一份檔案編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。4.裝訂：對(duì)紙張較多的檔案材料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)對(duì)整理好的檔案進(jìn)行歸檔，確保檔案歸檔的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.歸檔的檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列，放入相應(yīng)的檔案盒或檔案柜中，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別和編號(hào)。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄，確保電子檔案的安全和可檢索性。（二）保管期限1.永久保管：學(xué)生住宿登記表、重要的違紀(jì)處理檔案、涉及學(xué)校重大利益的宿管文件等。2.長(zhǎng)期保管：宿舍日常檢查記錄、設(shè)施維修檔案、宿管部工作計(jì)劃和總結(jié)等，保管期限為[X]年。3.短期保管：一般性的溝通函件、臨時(shí)性的通知等文件，保管期限為[X]年。（三）保管措施1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.宿管部工作人員因工作需要可查閱本人經(jīng)辦的檔案。2.其他部門因工作需要查閱宿管部檔案的，需經(jīng)宿管部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)。3.學(xué)生及家長(zhǎng)因特殊原因需要查閱相關(guān)檔案的，需提供有效證明材料，經(jīng)宿管部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，交檔案管理人員辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的檔案，查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.查閱人查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得涂改、損毀、抽取檔案材料。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定，不得將檔案用于非法目的或泄露檔案內(nèi)容。2.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，需經(jīng)檔案管理人員同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印、摘錄的檔案材料應(yīng)與原件一致，并注明出處。3.對(duì)涉及學(xué)生個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得隨意公開或泄露。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，由宿管部負(fù)責(zé)人組織檔案管理人員及相關(guān)人員組成鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、保管期限等因素，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和潛在價(jià)值，確定檔案的存毀。3.對(duì)鑒定后確定銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案的名稱、編號(hào)、日期、數(shù)量等信息。（二）銷毀程序1.《檔案銷毀清單》經(jīng)宿管部負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施，確保檔案銷毀徹底、安全。3.銷毀過程中應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息，并由檔案管理人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時(shí)清理現(xiàn)場(chǎng)，將銷毀記錄和《檔案銷毀清單》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立宿管部檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。3.建立數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)安全與保密1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防