PAGE體育機構檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強體育機構檔案室管理，有效保護和利用檔案資源，提高檔案管理工作的規(guī)范化、科學化水平，依據國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本體育機構實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本體育機構各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的相關活動。（三）基本原則1.集中統一管理原則體育機構檔案室對各類檔案實行集中統一管理，確保檔案的完整性、系統性和安全性。2.真實性原則檔案應如實反映體育機構各項工作的真實情況，不得偽造、篡改檔案內容。3.規(guī)范有序原則檔案管理工作應遵循科學合理的流程和標準，做到分類明確、編號規(guī)范、排列有序。4.方便利用原則在確保檔案安全的前提下，應充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案的使用效率。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本體育機構檔案管理制度并組織實施。2.負責收集、整理、保管、統計本體育機構各類檔案，確保檔案的齊全完整。3.對檔案進行分類、編號、編目、上架等管理工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查找利用。4.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序對失去保存價值的檔案進行處理。5.開展檔案信息化建設，推進檔案數字化管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。6.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高全體員工的檔案意識和檔案管理技能。7.積極為體育機構各項工作提供檔案信息服務，做好檔案的借閱、查閱、利用登記等工作。（二）各部門職責1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時、準確和完整。2.負責將本部門在工作中形成的各類文件材料按照檔案管理要求進行分類整理，定期移交檔案室。3.配合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關檔案利用需求信息。4.遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉借檔案，不得泄露檔案機密。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務流程。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、統計、利用等，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。3.嚴格遵守檔案管理制度，保守檔案機密，維護檔案安全。4.積極參加檔案業(yè)務培訓和學習，不斷提高自身業(yè)務水平和綜合素質。5.負責檔案管理設備的維護和管理，確保檔案管理工作的正常開展。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.體育機構在各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄、圖表、數據等材料，包括但不限于以下幾類：行政管理類：如機構設立、變更、注銷文件，會議紀要，工作計劃與總結，規(guī)章制度等。業(yè)務活動類：如體育賽事策劃方案、組織實施記錄、運動員和教練員檔案、賽事成績統計等。財務審計類：如財務報表、審計報告、預算決算文件等。人力資源類：如員工招聘、培訓、考核、薪酬福利等相關材料。設施設備類：如體育場館建設規(guī)劃、設備采購合同、維護保養(yǎng)記錄等。對外合作類：如合作協議、合作項目文件、交流活動記錄等。2.對國家和地方有關體育工作的政策法規(guī)文件、行業(yè)標準、統計數據等具有參考價值的資料也應進行收集。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案形成規(guī)律和特點，及時收集本部門工作中產生的各類文件材料，確保檔案的完整性和及時性。2.收集的檔案應真實、準確、完整，字跡清晰，載體完好，簽署完備。3.對電子文件的收集，應確保其格式規(guī)范、元數據完整，并按照規(guī)定進行存儲和備份。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內在聯系，保持文件之間的歷史銜接性。2.按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征進行分類整理，使檔案條理清晰，便于管理和利用。3.同一事由的文件材料應集中整理，不得分散。（四）整理方法1.分類根據檔案的性質和內容，將檔案分為行政管理、業(yè)務活動、財務審計、人力資源、設施設備、對外合作等類別。在每一大類下，可根據實際情況進一步細分二級類目，如行政管理類可分為綜合管理、組織人事、行政事務等。2.編號對每一份檔案或一組檔案賦予唯一的編號，編號應體現檔案的類別、年度、保管期限等信息，便于識別和管理。編號方法可采用數字編號、字母與數字組合編號等方式，確保編號的系統性和邏輯性。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內容，以便快速查找和了解檔案信息。檔案目錄應一式多份，分別存儲在紙質和電子介質上，便于不同方式的查閱。4.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的文件材料進行修整和裝訂，確保檔案的整齊美觀和牢固耐用。裝訂應采用線裝或膠裝等方式，不得使用金屬釘裝訂，以免損壞檔案。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室應選擇安全、干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜的場所，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設備、消防設備等。2.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。（二）保管方式1.紙質檔案應按照分類編號順序排列上架，存放整齊有序，便于查找和利用。2.電子檔案應按照存儲介質的類型進行分類存儲，建立電子檔案數據庫，對電子檔案進行備份，備份數據應存儲在不同的物理位置，以防數據丟失。3.對特殊載體檔案，如照片、錄音帶、錄像帶、光盤等，應根據其特點進行專門保管，采取防光、防塵、防磁、防潮等措施。（三）保管期限1.根據檔案的重要程度、歷史價值和現實利用需求，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映體育機構主要職能活動和歷史面貌的，對體育事業(yè)發(fā)展有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案，主要是反映體育機構一般工作活動，在較長時間內對機構工作有查考利用價值的檔案。短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案，主要是在較短時間內對機構工作有參考價值的檔案。2.檔案保管期限的確定應嚴格按照國家有關規(guī)定和本體育機構的實際情況進行，確保檔案保管期限的合理性和準確性。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的賬實相符。清查內容包括檔案的數量、質量、保管狀況等。2.在清查過程中，如發(fā)現檔案丟失、損壞、霉變等情況，應及時查明原因，采取相應的補救措施，并如實記錄清查結果。3.根據清查結果，對檔案管理工作中存在的問題進行分析總結，及時調整和完善檔案管理制度和保管措施。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和本體育機構檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和安全性。2.在檔案利用過程中，應維護檔案的完整與安全，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.遵循方便利用、滿足需求的原則，為體育機構各項工作提供及時、有效的檔案信息服務。（二）利用范圍1.本體育機構內部員工因工作需要查閱、借閱檔案的，可按照規(guī)定程序辦理相關手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱本體育機構檔案的，應持有單位介紹信，并經本體育機構相關部門負責人批準后，方可查閱。涉及重要檔案或機密檔案的查閱，需經體育機構主管領導批準。3.司法機關、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱、借閱檔案的，應按照法定程序辦理相關手續(xù)，檔案室應積極配合。（三）利用方式1.查閱本體育機構員工查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案室查閱。外單位查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，并提供單位介紹信，經本體育機構相關部門負責人和主管領導簽字批準后，到檔案室查閱。查閱過程中，檔案室應安排專人負責監(jiān)督，查閱人員不得擅自摘抄、復制檔案內容。2.借閱本體育機構員工因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、檔案名稱、編號等信息，經所在部門負責人和檔案室負責人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。外單位借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，并提供單位介紹信，經本體育機構相關部門負責人和主管領導簽字批準后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應重新辦理審批手續(xù)。借閱人員應對所借閱檔案妥善保管，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。3.復制本體育機構員工因工作需要復制檔案的，應填寫《檔案復制申請表》，注明復制內容、檔案名稱、編號等信息，經所在部門負責人和檔案室負責人簽字同意后，到檔案室辦理復制手續(xù)。復制檔案應使用符合檔案保護要求的設備和材料，確保復制件的質量。外單位復制檔案，應填寫《檔案復制申請表》，并提供單位介紹信，經本體育機構相關部門負責人和主管領導簽字批準后，到檔案室辦理復制手續(xù)。復制費用按照國家有關規(guī)定或本體育機構相關標準收取。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用人姓名、單位、利用目的、檔案名稱、編號、查閱期限、借閱期限、復制內容等信息。2.檔案利用登記記錄應妥善保存，以便查詢和統計檔案利用情況，分析檔案利用需求，為檔案管理工作提供參考依據。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、嚴格標準的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。2.根據檔案的保管期限、現實利用價值和歷史價值等因素，對檔案進行綜合評估鑒定，確定其是否仍具有保存意義。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見和銷毀清單。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內容，分析其歷史價值、現實利用價值和保管期限的合理性。2.參考檔案利用情況統計數據，對利用率較低、已失去利用價值的檔案進行重點審查。3.結合國家有關檔案保管期限的規(guī)定和本體育機構的實際情況，對檔案進行綜合評估鑒定。（四）銷毀程序1.經鑒定小組鑒定后，確需銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清單》，詳細列出檔案的名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清單》經體育機構主管領導批準后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，采用焚燒、粉碎等方式進行徹底銷毀，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀過程中，應安排專人進行監(jiān)督，并在銷毀記錄上簽字確認。銷毀記錄應包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數量、銷毀方式等信息，與《檔案銷毀清單》一并歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。2.推進檔案信息資源的共享與整合，為體育機構各項工作提供便捷、高效的檔案信息支持。（二）數字化流程1.檔案掃描對紙質檔案進行掃描，掃描分辨率應符合檔案存儲和利用要求，一般不低于[X]dpi。掃描過程中應確保圖像清晰、完整，無黑邊、白邊、模糊不清等現象。2.圖像處理對掃描后的圖像進行去污、糾偏、裁剪、拼接等處理，提高圖像質量。對圖像進行命名和分類，確保圖像文件名與檔案編號相對應，便于查找和管理。3.數據錄入將檔案的題名、日期、責任者、保管期限等元數據信息錄入檔案信息化管理系統，建立完整的檔案數據庫。數據錄入應準確無誤，確保元數據與圖像信息的一致性。4.存儲備份將數字化檔案存儲在服務器或存儲設備上，并進行定期備份，備份數據應存儲在不同的物理位置，以防數據丟失。建立數據存儲安全管理制度，確保數據的安全性和保密性。（三）信息化系統管理1.檔案信息化管理系統應具備檔案錄入、檢索、借閱、統計、鑒定、銷毀等功能，滿足檔案管理工作的實際需求。2.系統應設置不同的用戶權限，根據用戶的工作職責和需求，分配相應的操作權限，確保檔案信息的安全。3.定期對檔案信息化管理系統進行維護和升級，確保系統的穩(wěn)定性和可靠性，及時處理系統運行過程中出現的問題。（四）安全保密措施1.加強檔案信息化管理系統的安全防護，設置防火墻、入侵檢測系統等安全