PAGE供應(yīng)商檔案資質(zhì)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司供應(yīng)商管理，規(guī)范供應(yīng)商檔案資質(zhì)管理工作，確保所采購的物資、服務(wù)符合質(zhì)量、安全、環(huán)保等要求，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于與公司有業(yè)務(wù)往來的所有供應(yīng)商，包括原材料供應(yīng)商、零部件供應(yīng)商、設(shè)備供應(yīng)商、服務(wù)供應(yīng)商等。（三）基本原則1.合法性原則：供應(yīng)商的選擇、評估和管理必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.全面性原則：涵蓋供應(yīng)商從準(zhǔn)入到退出全過程的檔案資質(zhì)管理，確保信息完整、準(zhǔn)確。3.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)供應(yīng)商的表現(xiàn)和市場變化，及時(shí)更新檔案信息，調(diào)整管理策略。4.保密性原則：對供應(yīng)商的檔案信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、供應(yīng)商檔案管理（一）檔案建立1.檔案內(nèi)容基本信息：包括供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式、法定代表人等。營業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證（或統(tǒng)一社會信用代碼證）等證照復(fù)印件。生產(chǎn)經(jīng)營資質(zhì)證書，如相關(guān)行業(yè)生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品認(rèn)證證書等。質(zhì)量管理體系認(rèn)證文件，如ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書等。環(huán)保相關(guān)證明文件，如環(huán)境管理體系認(rèn)證證書、污染物排放達(dá)標(biāo)證明等。財(cái)務(wù)狀況證明，如近年度財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。業(yè)績情況：近三年主要客戶名單及供貨業(yè)績、產(chǎn)品質(zhì)量反饋等。產(chǎn)品樣本、說明書、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等技術(shù)資料。實(shí)地考察報(bào)告（如有）。其他相關(guān)資料。2.建立流程采購部門負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商的基本信息，并要求供應(yīng)商提供相關(guān)證照、資質(zhì)文件等資料。采購部門對收集到的資料進(jìn)行初步審核，確保資料的真實(shí)性和完整性。將審核通過的資料整理歸檔，建立供應(yīng)商檔案，并賦予唯一的檔案編號。（二）檔案更新1.定期更新每年年初，采購部門通知供應(yīng)商提交上一年度的相關(guān)資料更新，如業(yè)績報(bào)告、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。采購部門對更新后的資料進(jìn)行審核，如有變化及時(shí)更新檔案信息。2.實(shí)時(shí)更新當(dāng)供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、業(yè)績等發(fā)生重大變化時(shí)，應(yīng)在變化發(fā)生之日起[X]個(gè)工作日內(nèi)通知采購部門。采購部門核實(shí)后，及時(shí)更新供應(yīng)商檔案，并對相關(guān)信息進(jìn)行標(biāo)注說明。（三）檔案查詢與借閱1.查詢權(quán)限采購部門相關(guān)人員可根據(jù)工作需要查詢供應(yīng)商檔案信息。其他部門如需查詢供應(yīng)商檔案，應(yīng)填寫《供應(yīng)商檔案查詢申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交采購部門查詢。2.借閱規(guī)定因工作需要借閱供應(yīng)商檔案的，需填寫《供應(yīng)商檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等。經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借或丟失，借閱期滿后及時(shí)歸還。三、供應(yīng)商資質(zhì)管理（一）資質(zhì)審核1.初次審核在選擇新供應(yīng)商時(shí)，采購部門應(yīng)依據(jù)本制度及采購需求，對供應(yīng)商的資質(zhì)進(jìn)行全面審核。審核內(nèi)容包括但不限于供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理能力、環(huán)保措施等是否滿足公司要求。對于重要物資或服務(wù)的供應(yīng)商，必要時(shí)可組織實(shí)地考察，形成考察報(bào)告作為資質(zhì)審核的參考依據(jù)。2.定期復(fù)審每年對供應(yīng)商的資質(zhì)進(jìn)行復(fù)審，復(fù)審內(nèi)容與初次審核基本一致。根據(jù)復(fù)審結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于資質(zhì)不符合要求的供應(yīng)商，及時(shí)采取相應(yīng)措施，如暫停合作、限期整改等。（二）資質(zhì)動(dòng)態(tài)管理1.資質(zhì)變化跟蹤采購部門應(yīng)關(guān)注供應(yīng)商的資質(zhì)變化情況，及時(shí)了解其是否取得新的資質(zhì)證書、是否發(fā)生重大質(zhì)量事故、環(huán)保違規(guī)等影響其資質(zhì)的事件。對于資質(zhì)變化可能影響公司采購業(yè)務(wù)的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行評估，并調(diào)整管理策略。2.資質(zhì)等級評定根據(jù)供應(yīng)商的資質(zhì)狀況、業(yè)績表現(xiàn)、合作信譽(yù)等因素，對供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)等級評定，分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級。優(yōu)秀供應(yīng)商：資質(zhì)全面、業(yè)績突出、信譽(yù)良好，優(yōu)先選擇合作。良好供應(yīng)商：資質(zhì)較優(yōu)、業(yè)績穩(wěn)定、信譽(yù)較好，正常合作。合格供應(yīng)商：資質(zhì)基本滿足要求、業(yè)績一般、信譽(yù)尚可，加強(qiáng)管理與監(jiān)督。不合格供應(yīng)商：資質(zhì)不符合要求、業(yè)績較差、信譽(yù)不佳，暫停合作或淘汰。四、供應(yīng)商評估與考核（一）評估指標(biāo)1.質(zhì)量指標(biāo)：包括產(chǎn)品合格率、退貨率、質(zhì)量投訴率等。2.交貨期指標(biāo)：按時(shí)交貨率、交貨延遲天數(shù)等。3.價(jià)格指標(biāo)：采購價(jià)格與市場平均價(jià)格的比較、價(jià)格波動(dòng)情況等。4.服務(wù)指標(biāo)：售后服務(wù)響應(yīng)時(shí)間、解決問題的效率等。5.環(huán)保指標(biāo)：污染物排放達(dá)標(biāo)情況、環(huán)保措施執(zhí)行情況等。（二）評估周期1.定期評估每季度對供應(yīng)商進(jìn)行一次定期評估，采購部門收集相關(guān)數(shù)據(jù)，按照評估指標(biāo)進(jìn)行打分。定期評估結(jié)果作為供應(yīng)商考核的重要依據(jù)。2.不定期評估在供應(yīng)商發(fā)生重大質(zhì)量問題、交貨延遲、價(jià)格異常等情況時(shí)，及時(shí)進(jìn)行不定期評估，以便采取針對性措施。（三）考核方式1.綜合評分根據(jù)各項(xiàng)評估指標(biāo)的得分情況，計(jì)算供應(yīng)商的綜合得分。綜合得分=質(zhì)量指標(biāo)得分×[質(zhì)量指標(biāo)權(quán)重]+交貨期指標(biāo)得分×[交貨期指標(biāo)權(quán)重]+價(jià)格指標(biāo)得分×[價(jià)格指標(biāo)權(quán)重]+服務(wù)指標(biāo)得分×[服務(wù)指標(biāo)權(quán)重]+環(huán)保指標(biāo)得分×[環(huán)保指標(biāo)權(quán)重]。2.等級劃分根據(jù)綜合得分，將供應(yīng)商考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級。優(yōu)秀：綜合得分≥[X]分；良好：[X1]分＞綜合得分≥[X]分；合格：[X1]分＞綜合得分≥[X]分；不合格：綜合得分＜[X]分。（四）考核結(jié)果應(yīng)用1.優(yōu)秀供應(yīng)商：給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如優(yōu)先合作、增加采購份額、提供更優(yōu)惠的價(jià)格等。2.良好供應(yīng)商：繼續(xù)保持合作關(guān)系，鼓勵(lì)其進(jìn)一步提升表現(xiàn)。3.合格供應(yīng)商：發(fā)出書面通知，要求其限期整改存在的問題，加強(qiáng)監(jiān)督與管理。4.不合格供應(yīng)商：暫停合作，進(jìn)行整改，整改后經(jīng)復(fù)查合格方可恢復(fù)合作；如多次考核不合格或整改不力，予以淘汰。五、供應(yīng)商選擇與淘汰（一）選擇流程1.需求分析各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，提出物資或服務(wù)采購需求，明確采購要求。2.供應(yīng)商搜索采購部門通過多種渠道搜索潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)平臺、行業(yè)展會、供應(yīng)商推薦等。3.資質(zhì)初審采購部門對潛在供應(yīng)商的資質(zhì)進(jìn)行初步審核，篩選出符合基本要求的供應(yīng)商名單。4.實(shí)地考察（可選）對于重要采購項(xiàng)目，組織對初選供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其實(shí)際情況。5.綜合評估采購部門會同相關(guān)部門，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，包括質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、服務(wù)等方面。6.選定供應(yīng)商根據(jù)綜合評估結(jié)果，選定最終的供應(yīng)商，并簽訂采購合同。（二）淘汰機(jī)制1.主動(dòng)淘汰對于連續(xù)多次考核不合格、資質(zhì)不再符合要求、出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題或環(huán)保違規(guī)等情況的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時(shí)提出淘汰建議，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施淘汰。2.被動(dòng)淘汰若供應(yīng)商因自身經(jīng)營不善、破產(chǎn)、吊銷執(zhí)照等原因無法繼續(xù)履行合同，自動(dòng)淘汰。3.淘汰通知向被淘汰供應(yīng)商發(fā)出書面通知，告知淘汰原因及終止合作的時(shí)間。4.后續(xù)處理對被淘汰供應(yīng)商的庫存物資進(jìn)行清理，按照合同約定處理相關(guān)事宜。六、信息安全與保密（一）信息安全管理1.數(shù)據(jù)存儲安全供應(yīng)商檔案數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。采用加密技術(shù)對重要數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。2.訪問權(quán)限控制明確不同人員對供應(yīng)商檔案信息的訪問權(quán)限，嚴(yán)格按照權(quán)限進(jìn)行操作。對涉及供應(yīng)商核心信息的操作進(jìn)行嚴(yán)格的審批流程，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和修改。（二）保密措施1.人員培訓(xùn)對涉及供應(yīng)商檔案管理的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高