PAGE縣檔案館數(shù)字資源管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)縣檔案館數(shù)字資源的管理，確保數(shù)字資源的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可用性，充分發(fā)揮數(shù)字資源在檔案工作及社會服務(wù)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于縣檔案館數(shù)字資源的收集、整理、存儲、保管、利用、安全管理等各個環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)，確保數(shù)字資源管理活動合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：數(shù)字資源應(yīng)真實(shí)反映檔案原件的內(nèi)容和原貌，不得篡改、偽造。3.完整性原則：保證數(shù)字資源的全面性，涵蓋各類檔案信息，不遺漏重要內(nèi)容。4.安全性原則：采取有效措施保障數(shù)字資源的存儲安全，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和損壞。5.便捷性原則：優(yōu)化數(shù)字資源管理流程，提高利用效率，方便用戶獲取和使用。二、數(shù)字資源收集（一）收集范圍1.各類紙質(zhì)檔案的數(shù)字化副本，包括文書檔案、科技檔案、專門檔案等。2.電子文件，如機(jī)關(guān)單位形成的電子公文、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)文件等。3.照片、音頻、視頻等多媒體檔案的數(shù)字版本。4.從社會征集的具有保存價值的數(shù)字檔案資料。（二）收集要求1.來源可靠，確保數(shù)字資源的原始性和真實(shí)性。2.格式規(guī)范，遵循統(tǒng)一的數(shù)字格式標(biāo)準(zhǔn)，便于存儲和管理。3.元數(shù)據(jù)完整，準(zhǔn)確記錄數(shù)字資源的相關(guān)信息，如題名、日期、來源等。（三）收集流程1.檔案形成部門或移交單位按照要求對數(shù)字資源進(jìn)行整理和初步審核，填寫移交清單。2.縣檔案館接收人員對移交的數(shù)字資源進(jìn)行核對，檢查數(shù)量、格式、元數(shù)據(jù)等是否符合要求。3.對于不符合要求的數(shù)字資源，及時與移交方溝通，要求其補(bǔ)充或修正后重新移交。三、數(shù)字資源整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照國家檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合縣檔案館實(shí)際情況，對數(shù)字資源進(jìn)行分類。2.可分為黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)工作等大類，再根據(jù)具體內(nèi)容細(xì)分小類。（二）編號規(guī)則1.為每個數(shù)字資源賦予唯一的標(biāo)識符，采用層次編碼方式。2.例如，“全宗號目錄號案卷號件號”，便于快速檢索和定位。（三）元數(shù)據(jù)整理1.完善數(shù)字資源的元數(shù)據(jù)，包括文件題名、責(zé)任者、日期、格式等基本信息。2.對于多媒體檔案，增加音頻時長、視頻分辨率等特殊元數(shù)據(jù)。3.建立元數(shù)據(jù)與數(shù)字資源的關(guān)聯(lián)關(guān)系，確保元數(shù)據(jù)準(zhǔn)確反映資源內(nèi)容。（四）整理流程1.接收數(shù)字資源后，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類排序。2.依據(jù)編號規(guī)則為數(shù)字資源編號，并錄入元數(shù)據(jù)信息。3.對整理好的數(shù)字資源進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保分類準(zhǔn)確、編號無誤、元數(shù)據(jù)完整。四、數(shù)字資源存儲（一）存儲設(shè)備1.選用性能穩(wěn)定、容量充足的存儲設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫等。2.定期對存儲設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（二）存儲方式1.采用分布式存儲和異地備份相結(jié)合的方式，提高數(shù)據(jù)安全性。2.將數(shù)字資源存儲在多個存儲節(jié)點(diǎn)上，同時在異地建立備份存儲中心。（三）存儲環(huán)境1.確保存儲環(huán)境的溫度、濕度、防塵、防火、防盜等條件符合要求。2.安裝監(jiān)控設(shè)備，實(shí)時監(jiān)測存儲環(huán)境狀況。（四）存儲管理1.建立存儲資源臺賬，詳細(xì)記錄數(shù)字資源的存儲位置、存儲時間等信息。2.定期對存儲的數(shù)字資源進(jìn)行清查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、數(shù)字資源保管（一）保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和保存價值，確定數(shù)字資源的保管期限。2.一般分為永久、長期、短期保管。（二）保管措施1.對保管期限屆滿的數(shù)字資源，按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和處置。2.加強(qiáng)對數(shù)字資源的日常保管，防止物理損壞和數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)1.定期對數(shù)字資源進(jìn)行備份，備份周期根據(jù)實(shí)際情況確定。2.對存儲的數(shù)字資源進(jìn)行定期檢測，及時修復(fù)損壞的數(shù)據(jù)。六、數(shù)字資源利用（一）利用方式1.提供在線查詢服務(wù)，用戶可通過縣檔案館官方網(wǎng)站或數(shù)字檔案管理系統(tǒng)查詢數(shù)字資源。2.開展線下查閱，為有特殊需求的用戶提供現(xiàn)場查閱服務(wù)。3.提供數(shù)字資源的下載、復(fù)制等服務(wù)，但需按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用流程1.用戶提出利用申請，填寫申請表，說明利用目的、范圍等。2.縣檔案館對申請進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后為用戶提供相應(yīng)的利用服務(wù)。3.用戶利用數(shù)字資源時，需遵守相關(guān)規(guī)定，不得擅自更改、傳播數(shù)字資源。（三）權(quán)限管理1.根據(jù)用戶身份和利用需求，設(shè)定不同的訪問權(quán)限。2.如普通用戶只能查閱公開的數(shù)字資源，特殊用戶經(jīng)審批可查閱特定范圍的檔案。七、數(shù)字資源安全管理（一）安全策略1.制定完善的數(shù)字資源安全策略，包括訪問控制、數(shù)據(jù)加密、病毒防范等。2.定期對安全策略進(jìn)行評估和更新，確保其有效性。（二）訪問控制1.建立用戶認(rèn)證機(jī)制，對訪問數(shù)字資源的用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證。2.限制用戶的訪問權(quán)限，根據(jù)工作需要授予不同的操作權(quán)限。（三）數(shù)據(jù)加密1.對重要的數(shù)字資源進(jìn)行加密存儲和傳輸，防止數(shù)據(jù)被竊取或篡改。2.采用先進(jìn)的加密算法，確保加密的強(qiáng)度和可靠性。（四）病毒防范1.安裝殺毒軟件和防火墻，實(shí)時監(jiān)測和防范病毒入侵。2.定期對數(shù)字資源進(jìn)行病毒查殺，確保數(shù)據(jù)安全。（五）安全審計(jì)1.建立安全審計(jì)機(jī)制，對數(shù)字資源的訪問和操作進(jìn)行記錄和審計(jì)。2.及時發(fā)現(xiàn)和處理安全違規(guī)行為，分析安全風(fēng)險并采取措施加以防范。八、人員管理（一）人員職責(zé)1.明確數(shù)字資源管理各崗位人員的職責(zé)，如收集人員、整理人員、存儲管理人員、利用服務(wù)人員、安全管理人員等。2.確保各崗位人員熟悉業(yè)務(wù)流程，履行好各自的職責(zé)。（二）培訓(xùn)與考核1.定期組織數(shù)字資源管理相關(guān)人員參加培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平和技能。2.建立考核機(jī)制，對人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核，激勵人員積極工作。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.縣檔案館內(nèi)部設(shè)立監(jiān)督崗位，定期對數(shù)字資源管理工作進(jìn)行檢查。2.檢查內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、工作流程規(guī)范性、數(shù)據(jù)質(zhì)量等。（二）外部監(jiān)督1.接受上級檔案管理部門的監(jiān)督檢查