PAGE水務企業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強水務企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和發(fā)展中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本企業(yè)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本水務企業(yè)及所屬各部門、各分支機構(gòu)在各項活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。企業(yè)檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理，確保檔案管理的集中、規(guī)范和有效。2.真實性原則。檔案應如實反映企業(yè)各項活動的真實情況，保證檔案內(nèi)容的客觀、準確。3.完整性原則。全面收集、整理企業(yè)在各個階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全、完整。4.安全性原則。采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.服務性原則。充分開發(fā)利用檔案資源，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、決策管理、技術(shù)創(chuàng)新等提供優(yōu)質(zhì)服務。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門設立獨立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責企業(yè)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導和具體實施。（二）檔案管理人員職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和企業(yè)檔案管理制度，制定檔案工作計劃和規(guī)章制度。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整和安全。4.開展檔案信息化建設，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享利用。5.負責檔案的查閱、借閱、利用服務工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，提供必要的檔案利用指導。6.參與企業(yè)重大活動、重要項目的文件收集和整理工作，確保檔案資料的及時歸檔。7.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高企業(yè)員工的檔案意識和檔案管理水平。8.完成領(lǐng)導交辦的其他檔案管理工作任務。（三）各部門職責1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的及時、準確和完整。2.在各項業(yè)務活動中，嚴格按照檔案管理要求，規(guī)范文件材料的形成、積累和歸檔工作，對本部門形成的檔案質(zhì)量負責。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，按照規(guī)定及時歸還檔案。4.接受檔案管理部門的業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，積極改進本部門的檔案管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.企業(yè)行政管理檔案，包括企業(yè)設立、變更、注銷文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，企業(yè)規(guī)章制度，工作計劃、總結(jié)，各類行政公文等。2.企業(yè)生產(chǎn)運營檔案，涵蓋生產(chǎn)調(diào)度、水質(zhì)監(jiān)測、供水設施建設與維護、污水處理工藝、安全生產(chǎn)等方面的文件資料。3.企業(yè)財務檔案，包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告、財務預決算等。4.企業(yè)人力資源檔案，如員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利、勞動合同等相關(guān)文件。5.企業(yè)市場營銷檔案，包括市場調(diào)研、客戶信息、銷售合同、廣告宣傳等資料。6.企業(yè)技術(shù)研發(fā)檔案，涉及科研項目立項、研究報告、技術(shù)成果、專利申請等文件。7.企業(yè)基本建設檔案，如工程項目規(guī)劃、設計圖紙、施工文件、竣工驗收資料等。8.企業(yè)設備儀器檔案，包括設備采購合同、安裝調(diào)試記錄、操作規(guī)程、維修保養(yǎng)記錄等。9.企業(yè)聲像檔案，如照片、錄音、錄像等資料，記錄企業(yè)重大活動、重要事件、生產(chǎn)場景等。10.企業(yè)電子檔案，包括各類電子文件、數(shù)據(jù)庫、辦公自動化系統(tǒng)生成的文件等。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍，及時收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.收集的文件材料應字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，采用耐久性強的書寫材料和載體。3.對重要會議、重大活動、重點項目等形成的文件材料，應實行同步收集、全程跟蹤，確保檔案資料的準確性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的門類、載體、年度、保管期限等進行分類整理，確保分類科學、合理。3.整理后的檔案應編目準確、裝訂整齊、裝盒規(guī)范，便于查找和管理。（四）整理方法1.文書檔案整理按照年度保管期限機構(gòu)（問題）分類法進行分類。對每份文件進行編號、編目，填寫文件目錄，包括文號、責任者、題名、日期、頁數(shù)、備注等信息。將文件按照分類順序依次排列，進行裝訂，去除金屬物，采用三孔一線或縫紉機裝訂方式。填寫檔案盒脊背標簽，注明全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）、起止件號等信息。2.科技檔案整理按照項目分類，每個項目下再按照文件形成階段分為項目前期文件、項目實施文件、項目竣工驗收文件等。對項目文件進行編號、編目，建立項目檔案目錄，包括文件題名、日期、責任者、編號等信息。對項目圖紙進行折疊、裝訂，在圖框外空白處加蓋檔號章，注明檔號、圖號、責任者、日期等信息。將項目檔案資料按照分類順序裝入檔案盒，填寫檔案盒封面和脊背標簽，注明項目名稱、檔號、保管期限等信息。3.會計檔案整理按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別分別整理。會計憑證應按月裝訂成冊，加具封面，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止號碼等信息。會計賬簿應按年度整理，加具封面，注明賬簿名稱、年度、冊數(shù)等信息。財務報告應按年度裝訂，加具封面，注明單位名稱、年度、報告名稱等信息。將整理好的會計檔案裝入檔案盒，填寫檔案盒封面和脊背標簽，注明全宗號、年度、保管期限、類別等信息。4.電子檔案整理按照電子文件的類別、年度、保管期限等進行分類存儲。建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫，對電子文件進行元數(shù)據(jù)著錄，包括文件題名、日期、責任者、格式、大小、存儲位置等信息。對電子文件進行加密存儲，定期進行備份，確保電子文件的安全和完整。四、檔案的鑒定與保管期限劃分（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標準，結(jié)合企業(yè)實際情況，對檔案進行科學、合理的鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和現(xiàn)實需求出發(fā)，準確判定檔案的價值和保管期限。3.確保鑒定工作的客觀性、公正性和準確性，避免隨意性和主觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務部門專家、檔案管理人員等組成，負責檔案鑒定工作的組織實施。（三）鑒定方法1.直接鑒定法。對每份檔案進行逐件審查，分析其內(nèi)容的重要性、歷史價值和現(xiàn)實利用價值，確定保管期限。2.綜合分析。結(jié)合企業(yè)的發(fā)展歷程、業(yè)務特點、行業(yè)趨勢等因素，綜合考慮檔案的形成背景、作用和影響，對檔案價值進行評估。（四）保管期限劃分1.永久保管。凡是反映企業(yè)主要職能活動和基本歷史面貌，對企業(yè)發(fā)展具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如企業(yè)章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財務決算報告、歷史照片等。2.定期保管。根據(jù)檔案的重要程度和利用價值，將檔案保管期限劃分為30年、10年等。保管期限為30年的檔案，主要包括企業(yè)年度工作計劃和總結(jié)、重要會議記錄、一般性業(yè)務文件、設備運行記錄等具有一定查考利用價值的檔案。保管期限為10年的檔案，包括一般性的行政事務文件、臨時性的業(yè)務資料、短期的財務報表等價值相對較低的檔案。五、檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設施。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應配備必要的辦公設備，如電腦、打印機、復印機、裝訂機等，便于檔案的日常管理和利用。（二）檔案裝具1.采用符合國家標準的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具，對檔案進行分類存放。2.檔案柜、檔案架應排列整齊，編號清晰，便于查找和管理。3.檔案盒應選用質(zhì)地優(yōu)良、規(guī)格統(tǒng)一的產(chǎn)品，按照檔案整理要求進行編號、填寫標簽，確保檔案存放有序。（三）檔案保管措施1.建立檔案保管賬目，對檔案的收進、移出、保管情況進行詳細記錄，做到賬物相符。2.定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對破損、褪色、字跡模糊的檔案，應及時進行修復或復制，確保檔案的完整和可讀。4.加強對電子檔案的保管，定期進行數(shù)據(jù)備份，采用多種存儲介質(zhì)進行異地備份，防止數(shù)據(jù)丟失。5.嚴格執(zhí)行檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案庫房，檔案管理人員離開庫房時應關(guān)好門窗、切斷電源。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。嚴格按照國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和企業(yè)檔案管理制度，辦理檔案利用手續(xù)。2.服務企業(yè)原則。以服務企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策為宗旨，積極為企業(yè)各部門和員工提供檔案利用服務。3.確保安全原則。在檔案利用過程中，采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（二）利用范圍1.企業(yè)內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案，用于生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、項目論證、技術(shù)研發(fā)、審計監(jiān)督等活動。2.企業(yè)員工因個人學習、研究、工作等原因，需要查閱與本人相關(guān)的檔案資料。3.外單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱、借閱本企業(yè)檔案，需經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.企業(yè)內(nèi)部查閱、借閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱、借閱的檔案名稱、文號、日期、用途等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對申請進行審核，符合規(guī)定的，予以辦理查閱、借閱手續(xù)，并提供必要的檔案利用指導。3.查閱檔案一般應在檔案管理部門指定的場所進行，如需借出檔案，借閱期限一般不超過[具體期限]天，特殊情況需延長的，應辦理續(xù)借手續(xù)。4.外單位查閱、借閱檔案，需提交單位介紹信、查閱或借閱檔案的申請函，注明查閱、借閱的檔案內(nèi)容、用途、期限等信息，經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。5.查閱、借閱檔案人員應嚴格遵守檔案管理制度，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借或擅自銷毀檔案。（四）利用登記1.檔案管理部門對檔案查閱、借閱情況進行詳細登記，記錄查閱、借閱日期、查閱人姓名、部門、檔案名稱、文號、查閱內(nèi)容、歸還日期等信息。2.建立檔案利用臺賬，定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化錄入、存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務水平。2.逐步實現(xiàn)檔案管理工作的自動化流程，減少人工操作，提高檔案管理的準確性和規(guī)范性。3.確保檔案信息化系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行，保障檔案信息的安全和保密。（二）信息化系統(tǒng)建設1.選用符合企業(yè)實際需求的檔案信息化管理軟件，軟件應具備檔案收集、整理、編目、存儲、檢索、利用、統(tǒng)計等功能模塊，滿足檔案管理工作的各項要求。2.建立檔案數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案和電子檔案進行數(shù)字化錄入，確保檔案信息的準確、完整。檔案數(shù)據(jù)庫應按照檔案分類體系進行結(jié)構(gòu)設計，便于檔案的分類存儲和檢索利用。3.加強檔案信息化系統(tǒng)與企業(yè)其他業(yè)務系統(tǒng)的集成，實現(xiàn)檔案信息的共享和交互，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和管理決策提供支持。（三）電子檔案管理1.規(guī)范電子文件的形成、積累和歸檔工作，明確電子文件的格式、命名規(guī)則、元數(shù)據(jù)要求等，確保電子文件的質(zhì)量。2.對電子檔案進行分類存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案的快速檢索和利用。3.采用加密存儲、備份恢復、訪問控制等技術(shù)手段，保障電子檔案的安全和保密。定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應異地存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。4.加強對電子檔案利用的管理，通過檔案信息化管理系統(tǒng)辦理電子檔案的查閱、借閱手續(xù)，記錄利用情況，確保電子檔案的合法使用。（四）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，明確安全責任，規(guī)范操作流程，加強對檔案信息化系統(tǒng)的安全防護。2.對檔案信息化系統(tǒng)進行安全評估和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。安裝防火墻、殺毒軟件、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護軟件，防止網(wǎng)絡攻擊和病毒感染。3.加強對檔案信息化系統(tǒng)用戶的管理，設置不同的用戶權(quán)限，嚴格控制用戶對檔案信息的訪問范圍。對用戶的操作行為進行審計和記錄，發(fā)現(xiàn)異常情況及時處理。4.定期對檔案信息化系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。制定應急預案，應對可能出現(xiàn)的系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失等突發(fā)事件，保障檔案信息化系統(tǒng)的正常運行。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行定期統(tǒng)計。2.檔案管理人員應按照規(guī)定的統(tǒng)計報表格式和內(nèi)容，及時、準確地填寫統(tǒng)計數(shù)據(jù)，