PAGE如何規(guī)范社區(qū)檔案管理制度社區(qū)檔案管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強社區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在社區(qū)建設、管理和服務中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)內各類檔案的管理，包括但不限于社區(qū)黨組織建設檔案、社區(qū)居民委員會工作檔案、社區(qū)服務檔案、社區(qū)文化活動檔案、社區(qū)治安綜合治理檔案、社區(qū)環(huán)境衛(wèi)生檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：社區(qū)檔案由社區(qū)指定的檔案管理部門或專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內容應真實反映社區(qū)工作的實際情況，數據準確無誤。3.分類科學原則：按照檔案的形成領域、內容性質等進行科學分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，確保檔案不被泄露、篡改或丟失。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門成立社區(qū)檔案管理辦公室，負責社區(qū)檔案的日常管理工作。檔案管理辦公室可設在社區(qū)綜合服務中心內，配備必要的辦公設備和檔案保管設施。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。2.制定和執(zhí)行檔案管理制度，對檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查。3.對檔案進行分類、編號、編目等，建立檔案檢索工具，方便檔案的查找和利用。4.做好檔案的安全保密工作，防止檔案的損壞、丟失和泄露。5.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定進行銷毀。6.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為社區(qū)工作提供參考和依據。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.社區(qū)黨組織建設方面：包括黨組織文件、黨員名冊、黨員活動記錄等。2.社區(qū)居民委員會工作方面：包括社區(qū)工作計劃、總結、會議記錄、決議、通知等。3.社區(qū)服務方面：包括社區(qū)服務項目記錄、服務對象信息、服務反饋等。4.社區(qū)文化活動方面：包括文化活動方案、活動照片、活動總結等。5.社區(qū)治安綜合治理方面：包括治安巡邏記錄、矛盾糾紛調解記錄、安全隱患排查記錄等。6.社區(qū)環(huán)境衛(wèi)生方面：包括環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄、垃圾清運記錄、綠化養(yǎng)護記錄等。7.其他與社區(qū)工作相關的文件、資料、圖表等。（二）收集要求1.各部門和工作人員應及時將辦理完畢的文件、資料等移交檔案管理部門，不得積壓或自行留存。2.收集的檔案應齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對電子文件應進行備份，并按照規(guī)定的格式和存儲介質進行保存。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領域、內容性質等進行分類，如黨群工作類、社區(qū)建設類、社區(qū)服務類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等，便于查找和利用。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，保持檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.當年形成的檔案，應在次年上半年完成歸檔工作。2.跨年度的檔案，應在相關工作結束后及時歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對收集到的檔案進行整理、編目后，填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認。2.檔案管理人員將整理好的檔案按照類別和編號順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、編號、題名等信息。3.將檔案盒存放在檔案庫房的相應位置，并建立檔案存放索引。（三）保管期限1.永久保管：反映社區(qū)歷史沿革、重大事件、重要決策等具有長遠查考利用價值的檔案。2.定期保管：分為30年、10年兩種。定期保管的檔案在保管期限屆滿后，經鑒定確無保存價值的，可按照規(guī)定進行銷毀。（四）保管要求1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.檔案庫房應配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施，確保檔案的安全。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現問題及時處理。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.社區(qū)內部工作人員為開展工作需要查閱檔案。2.社區(qū)居民因個人需要查閱與其自身利益相關的檔案。3.上級部門、其他社區(qū)或單位因工作需要查閱本社區(qū)檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據利用者的需求，提供相應的檔案供其查閱。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應辦理借閱手續(xù)，填寫借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、數量、借閱時間、借閱用途等信息，經檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。（三）利用要求1.利用者應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換或偽造。2.查閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出。3.借閱檔案應按時歸還，如需延期歸還，應辦理續(xù)借手續(xù)。4.利用檔案形成的摘抄、復制件等，應經檔案管理部門審核后，加蓋檔案管理部門印章方可有效。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.檔案的內容是否涉及社區(qū)工作的重要方面，是否具有查考利用價值。2.檔案的保存期限是否已滿，是否符合相關規(guī)定。3.檔案的完整性和準確性，是否存在缺頁、破損、字跡模糊等情況。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組對到期檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。2.對擬銷毀的檔案，填寫檔案銷毀清單，一式兩份，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。3.檔案鑒定小組負責人對檔案銷毀清單進行審核簽字，報社區(qū)負責人批準。（四）銷毀方式1.對紙質檔案，應采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀，并指定專人負責監(jiān)督。2.對電子檔案，應采用刪除、格式化等方式進行銷毀，并進行備份，確保銷毀徹底。3.銷毀檔案時，應在檔案銷毀清單上注明銷毀時間、地點、方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標逐步實現社區(qū)檔案的信息化管理，建立檔案數據庫，提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱和利用。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機設備和檔案管理軟件，建立檔案數據庫。2.對檔案進行數字化處理，將紙質檔案掃描成電子文件，存儲在檔案數據庫中。