PAGE單位檔案室管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)單位檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)歷史真實面貌，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于單位各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：單位檔案室對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映單位各項工作活動的真實情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則：全面收集、整理單位在各項工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，維護(hù)單位的合法權(quán)益。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為單位各項工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案日常管理工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查找和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，并辦理相關(guān)手續(xù)。6.積極開展檔案信息資源開發(fā)利用工作，為單位領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)工作開展提供檔案信息支持。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高單位員工的檔案意識和檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和整理工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。2.按照檔案管理制度的要求，定期將本部門形成的檔案移交檔案室歸檔。3.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，在工作中妥善保管本部門的檔案，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案。4.根據(jù)工作需要，及時向檔案室查閱檔案，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，忠于職守，嚴(yán)格遵守檔案管理各項規(guī)章制度。2.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。3.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。4.保守檔案機(jī)密，不得擅自向無關(guān)人員提供檔案信息。5.對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，并提出改進(jìn)建議。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的材料。2.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本單位工作相關(guān)的文件、指示、通知等。3.本單位對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書及重要業(yè)務(wù)往來文件。4.本單位召開的重要會議文件、記錄、紀(jì)要等。5.本單位制定的規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。6.本單位的科研成果、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本等。7.本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員任免、獎懲等文件材料。8.本單位的財務(wù)報表、會計憑證、審計報告等財務(wù)檔案。9.其他具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時將本部門工作中形成的檔案材料收集齊全，定期移交檔案室。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、及時、準(zhǔn)確的原則，確保檔案材料的完整性和真實性。3.對于重要的、緊急的檔案材料，應(yīng)優(yōu)先收集并及時移交檔案室。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號方法進(jìn)行整理。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類，編制檔號，填寫卷內(nèi)文件目錄，裝訂成冊，填寫案卷封面，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項目專業(yè)階段進(jìn)行分類，建立項目檔案卷，編制檔號，填寫卷內(nèi)文件目錄，裝訂成冊，填寫案卷封面，編制案卷目錄。3.會計檔案：按照會計年度類別進(jìn)行分類，編制檔號，填寫會計檔案目錄，裝訂成冊，填寫案卷封面，編制案卷目錄。4.聲像檔案：按照載體形式時間順序進(jìn)行分類，編制檔號，填寫聲像檔案目錄，注明拍攝（錄制）時間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。5.電子檔案：按照全宗號年度保管期限類別進(jìn)行分類，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，編制檔號，填寫電子檔案目錄，存儲在磁性載體或光盤等存儲介質(zhì)上，并進(jìn)行備份。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.文書檔案：次年上半年完成上一年度文件材料的歸檔工作。2.科技檔案：項目結(jié)束后三個月內(nèi)完成項目檔案的歸檔工作。3.會計檔案：在會計年度終了后，由財務(wù)部門保管一年，期滿后移交檔案室保管。4.聲像檔案：在活動結(jié)束后一個月內(nèi)完成歸檔工作。5.電子檔案：在文件形成或辦理完畢后，及時進(jìn)行歸檔，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。（二）歸檔程序1.各部門檔案收集責(zé)任人對本部門整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的齊全完整、分類準(zhǔn)確、編目規(guī)范。2.填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案移交檔案室。3.檔案室對接收的檔案進(jìn)行再次審核，對不符合要求的數(shù)據(jù)予以退回，要求移交部門重新整理。4.審核無誤后，檔案室將檔案進(jìn)行上架保管，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。1.永久保管的檔案：本單位制定的規(guī)章制度、重要工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。本單位機(jī)構(gòu)演變、人事任免、獎懲等文件材料。本單位對外簽訂的重要合同、協(xié)議、意向書等。本單位的科研成果、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本等具有重要價值的文件材料。上級機(jī)關(guān)頒發(fā)給本單位的重要文件、指示、批復(fù)等。2.定期保管的檔案：本單位一般性的工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。本單位一般性的業(yè)務(wù)往來文件、合同等。本單位召開的一般性會議文件、記錄、紀(jì)要等。本單位一般性的財務(wù)報表、會計憑證等。3.保管期限的劃分應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和本單位實際情況進(jìn)行確定，如有疑問，可咨詢檔案室或上級檔案管理部門。（四）保管要求1.檔案室應(yīng)配備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。3.建立檔案保管賬目，定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，做到賬物相符。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。5.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。6.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。7.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。五、檔案的利用（一）利用范圍1.單位內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.單位員工因個人學(xué)習(xí)、研究等需要查閱與本人工作相關(guān)的檔案。3.外單位因工作需要查閱本單位檔案，須經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可直接到檔案室查閱檔案，查閱時應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、利用目的等信息。2.借閱：因工作需要長期使用檔案的，可辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)向借閱者當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量，并提醒借閱者妥善保管，按時歸還。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案室印章。（三）利用審批1.單位內(nèi)部查閱檔案，由部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.單位員工查閱本人檔案，由本人簽字申請，所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。3.外單位查閱本單位檔案，須填寫檔案查閱申請表，注明查閱單位名稱、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、利用目的等信息，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（四）利用登記檔案管理人員應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、利用目的、歸還日期等信息，以便對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析。（五）利用監(jiān)督檔案管理人員應(yīng)在檔案利用現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案利用者遵守檔案管理制度，愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案利用者有違規(guī)行為，應(yīng)及時制止，并向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，準(zhǔn)確判定檔案材料的保存價值，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由單位主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件、逐頁進(jìn)行審查，分析檔案材料的內(nèi)容、來源、時間、形式等，確定其保存價值。2.綜合分析法：結(jié)合單位的職能任務(wù)、工作重點(diǎn)、發(fā)展規(guī)劃等因素，綜合分析檔案材料的價值，合理確定保管期限。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊，注明檔案的題名、年度、保管期限、檔號、數(shù)量等信息。2.將檔案銷毀清冊報單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同到指定地點(diǎn)對檔案進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀完畢后，將檔案銷毀清冊歸檔保存，以備查考。（五）特殊情況處理對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，如需銷毀，應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行處理，確保檔案信息不泄露。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平，為單位各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：選用適合本單位的檔案管理軟件，建立檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作。2