PAGE學(xué)校檔案室保密管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校檔案室的保密管理，確保檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校檔案室工作人員、檔案利用者以及其他涉及檔案管理與使用的相關(guān)人員。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，依法開展檔案保密管理工作。2.預(yù)防為主原則：采取有效措施，提前預(yù)防檔案信息泄露風(fēng)險。3.突出重點原則：明確重點保密對象和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，加強(qiáng)管理。4.嚴(yán)格規(guī)范原則：確保檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)規(guī)范有序，防止違規(guī)操作。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案室負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案室的保密管理工作，制定和完善保密管理制度。2.組織開展保密教育和培訓(xùn)，提高工作人員的保密意識。3.監(jiān)督檢查保密制度的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)和處理問題。4.協(xié)調(diào)解決檔案保密管理工作中的重大問題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守保密制度，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.對檔案進(jìn)行分類、編號、登記，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.妥善保管檔案存儲設(shè)備和場所，防止檔案被篡改、丟失或損壞。4.按照規(guī)定的程序和權(quán)限提供檔案利用服務(wù)，做好利用登記和跟蹤。（三）其他相關(guān)人員職責(zé)1.涉及檔案管理與使用的各部門人員，應(yīng)配合檔案室做好檔案的收集、移交等工作，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。2.檔案利用者應(yīng)在規(guī)定的范圍內(nèi)使用檔案，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露檔案信息。三、檔案收集與整理保密要求（一）收集要求1.各部門在向檔案室移交檔案時，應(yīng)確保檔案內(nèi)容真實、完整，不得隱瞞或遺漏重要信息。2.移交檔案時，需填寫詳細(xì)的移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、來源、移交時間等信息，并簽字確認(rèn)。3.對于涉及保密事項的檔案，移交部門應(yīng)提前告知檔案室，并采取必要的保密措施。（二）整理要求1.檔案管理人員在整理檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得私自查閱、摘抄或傳播檔案內(nèi)容。2.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等操作時，要注意保護(hù)檔案信息的安全，防止信息泄露。3.整理過程中發(fā)現(xiàn)檔案有破損、霉變等情況，應(yīng)及時采取修復(fù)措施，并做好記錄。四、檔案存儲與保管保密措施（一）存儲場所1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案存儲場所，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.存儲場所應(yīng)安裝必要的安全防護(hù)設(shè)備，如監(jiān)控攝像頭、門禁系統(tǒng)、防盜報警裝置等。3.檔案存儲架應(yīng)牢固可靠，分類存放檔案，便于查找和管理。（二）存儲設(shè)備1.采用安全可靠的存儲設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫等，定期對存儲設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查。2.對存儲設(shè)備中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，并定期進(jìn)行異地存儲。3.存儲設(shè)備應(yīng)設(shè)置訪問密碼，并定期更換密碼，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點和檢查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好。2.對重要檔案和機(jī)密檔案應(yīng)實行專人專管，嚴(yán)格限制接觸范圍。3.檔案保管期限屆滿或失去保存價值時，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄。五、檔案利用保密規(guī)定（一）利用申請1.檔案利用者需填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、利用期限等信息。2.申請表應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，并提交檔案室審批。3.檔案室根據(jù)利用者的申請，審核其利用資格和利用范圍，符合條件的予以批準(zhǔn)。（二）利用方式1.檔案利用者應(yīng)在檔案室指定的場所查閱、摘抄或復(fù)制檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。復(fù)制的檔案應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。3.利用檔案時，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。（三）利用登記1.檔案室應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用者姓名、部門、利用時間、檔案名稱、利用方式等信息。2.利用登記應(yīng)及時、準(zhǔn)確，確保檔案利用過程可追溯。3.檔案利用結(jié)束后，利用者應(yīng)將檔案歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。（四）特殊利用情況1.對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案利用，應(yīng)采取特殊的保密措施，如限定利用人數(shù)、安排專人陪同、設(shè)置專門利用場所等。2.利用者在利用過程中如發(fā)現(xiàn)檔案信息可能涉及國家安全、商業(yè)秘密或個人隱私等問題，應(yīng)及時報告檔案室。六、檔案信息化管理保密要求（一）系統(tǒng)安全1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。系統(tǒng)應(yīng)具備身份認(rèn)證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密等功能。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行安全評估和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和修復(fù)安全隱患。3.制定系統(tǒng)應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能出現(xiàn)的系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失等情況。（二）數(shù)據(jù)管理1.對檔案信息化數(shù)據(jù)進(jìn)行分類分級管理，明確不同級別數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限。2.定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的位置，并進(jìn)行異地存儲。3.加強(qiáng)對數(shù)據(jù)傳輸過程的安全管理，采用加密技術(shù)確保數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?。（三）用戶管?.對檔案信息化系統(tǒng)的用戶進(jìn)行嚴(yán)格的身份認(rèn)證和權(quán)限管理，用戶應(yīng)使用唯一的用戶名和密碼，并定期更換密碼。2.禁止使用默認(rèn)密碼或簡單易猜的密碼，用戶離職或崗位變動時，應(yīng)及時注銷其系統(tǒng)賬號。3.對用戶的操作行為進(jìn)行審計和記錄，以便及時發(fā)現(xiàn)和處理異常操作。七、保密教育與培訓(xùn)（一）教育內(nèi)容1.開展國家保密法律法規(guī)教育，使工作人員了解保密工作的重要性和法律責(zé)任。2.進(jìn)行檔案保密管理制度培訓(xùn)，明確檔案管理各環(huán)節(jié)的保密要求和操作規(guī)范。3.加強(qiáng)保密意識教育，提高工作人員對檔案信息安全的敏感度和防范意識。（二）培訓(xùn)方式1.定期組織集中培訓(xùn)，邀請保密專家或相關(guān)部門人員進(jìn)行授課。2.開展專題講座，針對檔案管理中的重點難點問題進(jìn)行講解。3.利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、宣傳欄等渠道，發(fā)布保密知識和案例，進(jìn)行日常教育。（三）培訓(xùn)計劃1.制定年度保密教育與培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)對象等。2.培訓(xùn)計劃應(yīng)根據(jù)實際情況進(jìn)行調(diào)整和完善，確保培訓(xùn)效果。八、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立健全保密監(jiān)督機(jī)制，定期對檔案保密管理工作進(jìn)行檢查和評估。2.設(shè)立保密監(jiān)督崗位或指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督工作，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。（二）檢查內(nèi)容1.檢查保密制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、存儲、利用等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定。2.檢查檔案存儲場所和設(shè)備的安全狀況，確保檔案信息的物理安全。3.檢查檔案信息化管理系統(tǒng)的運行情況，包括系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)管理、用戶管理等方面。（三）問題處理1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.對違反保密制度的行為，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。九、保密獎懲制度（一）獎勵措施1.對在檔案保密管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，給予表彰和獎勵。2.獎勵方式包括榮譽證書、獎金、晉升等，以激勵工作人員積極做好保密工作。（二）懲罰措施1.對違反保密制度的行為，視情節(jié)輕重給予警