PAGE檔案室日常安全檢查制度一、總則（一）目的為了加強檔案室的安全管理，確保檔案資料的完整性、安全性和保密性，特制定本日常安全檢查制度。本制度旨在規(guī)范檔案室安全檢查工作流程，及時發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患，保障公司/組織檔案工作的正常開展，維護公司/組織的合法權益。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有檔案室，包括但不限于綜合檔案室、專業(yè)檔案室等。涵蓋各類紙質檔案、電子檔案、音像檔案等不同載體形式的檔案資料。（三）基本原則1.預防為主原則通過定期和不定期的安全檢查，提前發(fā)現(xiàn)潛在的安全風險，采取有效措施加以預防和控制，避免安全事故的發(fā)生。2.全面覆蓋原則對檔案室的各個方面進行全面檢查，包括檔案存儲環(huán)境、設施設備、安全管理制度執(zhí)行情況等，確保無安全死角。3.責任到人原則明確安全檢查工作中各崗位人員的職責，將安全責任落實到具體個人，確保安全檢查工作的有效執(zhí)行。二、安全檢查職責分工（一）檔案室管理人員職責1.負責日常的安全巡查工作，按照規(guī)定的檢查內(nèi)容和頻次進行檢查，并做好記錄。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的一般性安全問題及時進行處理，如發(fā)現(xiàn)重大安全隱患應立即向上級報告。3.配合相關部門進行安全檢查工作，提供必要的檔案信息和資料。（二）檔案室負責人職責1.定期組織開展檔案室安全檢查工作，制定檢查計劃并監(jiān)督執(zhí)行。2.對安全檢查結果進行審核和分析，針對存在的問題提出整改意見和措施。3.協(xié)調解決安全檢查工作中遇到的困難和問題，向上級領導匯報檔案室安全工作情況。（三）公司/組織安全管理部門職責1.負責指導和監(jiān)督檔案室的安全檢查工作，確保安全檢查制度的有效執(zhí)行。2.定期對檔案室進行安全抽查，對發(fā)現(xiàn)的安全隱患提出整改要求，并跟蹤整改情況。3.參與檔案室重大安全事故的調查和處理工作，提供安全管理方面的專業(yè)支持。三、安全檢查內(nèi)容（一）檔案存儲環(huán)境檢查1.溫濕度檢查每天定時記錄檔案室的溫度和濕度數(shù)據(jù)，確保溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。配備溫濕度調節(jié)設備，如空調、除濕機等，定期檢查設備運行情況，確保溫濕度符合要求。2.清潔衛(wèi)生檢查每周對檔案室進行一次全面清潔，清除灰塵、雜物等，保持檔案架、檔案柜及地面的整潔。檢查檔案存儲區(qū)域是否存在鼠害、蟲害跡象，如有發(fā)現(xiàn)應及時采取防治措施。3.防火檢查檢查檔案室的消防設施是否完好有效，包括滅火器、消火栓（箱）、自動噴水滅火系統(tǒng)、火災報警系統(tǒng)等。確保消防通道暢通無阻，嚴禁在消防通道內(nèi)堆放雜物。同時，檢查防火門是否能夠正常關閉和開啟，防火卷簾是否能夠正常降落。查看檔案室是否存在違規(guī)用火、用電現(xiàn)象，嚴禁在檔案室內(nèi)使用明火，嚴禁私拉亂接電線。4.防盜檢查檢查檔案室門窗是否牢固，門鎖是否完好，是否安裝防盜報警裝置。查看檔案室周邊的安全防護設施是否完善，如圍墻、柵欄等，是否存在安全漏洞。加強對檔案室出入人員的管理，嚴格執(zhí)行門禁制度，非檔案室工作人員未經(jīng)批準不得進入。（二）檔案設施設備檢查1.檔案架、檔案柜檢查定期檢查檔案架、檔案柜的牢固程度，查看是否有變形、損壞等情況，如有發(fā)現(xiàn)應及時維修或更換。檢查檔案架、檔案柜的標識是否清晰，便于檔案的查找和管理。2.存儲設備檢查對于電子檔案存儲設備，如服務器、磁盤陣列、磁帶庫等，每天檢查設備運行狀態(tài)，查看是否有異常報警信息。定期對存儲設備進行備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。同時，檢查備份數(shù)據(jù)的存儲介質是否完好，存儲環(huán)境是否符合要求。對于音像檔案存儲設備，如磁帶機、光盤庫等，定期進行清潔和維護，檢查設備的讀寫性能，確保檔案資料能夠正常讀取和存儲。3.辦公設備檢查檢查檔案室配備的辦公設備，如計算機、打印機、復印機等，是否正常運行，是否存在安全隱患。定期對辦公設備進行維護和保養(yǎng)，清理設備內(nèi)部灰塵，檢查設備的軟件系統(tǒng)是否需要更新，確保設備的性能穩(wěn)定和數(shù)據(jù)安全。（三）安全管理制度執(zhí)行情況檢查1.人員出入管理檢查查看檔案室門禁系統(tǒng)的使用記錄，檢查非檔案室工作人員進入檔案室是否經(jīng)過審批并登記。檢查檔案室工作人員離開檔案室時是否關閉門窗、切斷電源等，確保檔案室處于安全狀態(tài)。2.檔案借閱與歸還管理檢查檢查檔案借閱登記臺賬，查看借閱手續(xù)是否齊全，借閱期限是否符合規(guī)定，檔案是否按時歸還。對歸還的檔案進行認真核對，檢查檔案是否完整無損，如有缺失或損壞應及時查明原因并追究相關人員責任。3.檔案整理與保管檢查檢查檔案整理工作是否規(guī)范，檔案分類是否準確，編號是否清晰，裝訂是否牢固。查看檔案保管期限的劃分是否正確，檔案存儲位置是否合理，便于查找和利用。同時，檢查檔案的存放是否符合防火、防潮、防蟲等要求。4.安全培訓與教育檢查查閱安全培訓記錄，檢查檔案室工作人員是否按時參加安全培訓，培訓內(nèi)容是否涵蓋檔案安全知識、操作規(guī)程、應急處置等方面。通過現(xiàn)場提問等方式，了解工作人員對安全知識和技能的掌握情況，確保工作人員具備必要的安全意識和應急處理能力。四、安全檢查頻次（一）日常巡查檔案室管理人員每天進行一次日常巡查，對檔案存儲環(huán)境、設施設備等進行全面檢查，及時發(fā)現(xiàn)并處理一般性安全問題。（二）定期檢查1.檔案室負責人每周組織一次定期檢查，對檔案室的安全管理工作進行全面檢查，包括安全管理制度執(zhí)行情況、檔案整理與保管情況等。2.公司/組織安全管理部門每月對檔案室進行一次定期抽查，重點檢查安全設施設備的運行情況、安全隱患排查及整改情況等。（三）專項檢查1.根據(jù)季節(jié)特點和實際工作需要，適時開展專項安全檢查。如在夏季高溫季節(jié)，重點檢查檔案室的防暑降溫措施及電氣設備安全；在冬季寒冷季節(jié)，重點檢查檔案室的防寒保暖措施及消防設施設備的防凍情況。2.當檔案室進行檔案搬遷、設備更新等重大活動前后，應進行專項安全檢查，確?；顒舆^程中的檔案安全。（四）節(jié)假日檢查在法定節(jié)假日前后，組織開展全面的安全檢查工作，確保檔案室在節(jié)假日期間的安全。檢查內(nèi)容包括檔案存儲環(huán)境、設施設備、安全管理制度執(zhí)行情況等，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，確保檔案室安全度過節(jié)假日。五、安全檢查記錄與報告（一）檢查記錄1.檔案室管理人員在日常巡查過程中，應認真填寫《檔案室安全檢查記錄表》，詳細記錄檢查時間、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等。2.每次定期檢查和專項檢查結束后，檢查人員應填寫《檔案室安全檢查報告表》，對檢查情況進行全面總結，包括檢查范圍、檢查方法、發(fā)現(xiàn)的問題及整改建議等。（二）報告制度1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的一般性安全問題，檔案室管理人員應及時進行處理，并將處理情況記錄在案。如發(fā)現(xiàn)重大安全隱患，應立即向檔案室負責人報告，檔案室負責人接到報告后應及時組織研究解決方案，并向上級領導匯報。2.公司/組織安全管理部門在抽查過程中發(fā)現(xiàn)的安全問題，應及時向檔案室下達《安全隱患整改通知書》，明確整改要求和整改期限。檔案室應按照要求進行整改，并在規(guī)定期限內(nèi)將整改情況書面報告安全管理部門。3.定期檢查和專項檢查結束后，檔案室負責人應撰寫安全檢查總結報告，向上級領導匯報檔案室安全工作情況，包括檢查結果、存在的問題及下一步工作計劃等。六、安全隱患整改（一）整改責任1.對于安全檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應明確整改責任部門和責任人。一般性安全隱患由檔案室管理人員負責整改；重大安全隱患由檔案室負責人組織相關部門和人員進行整改，明確各部門和人員在整改工作中的職責。2.整改責任人應按照整改要求制定詳細的整改計劃，明確整改措施、整改期限和整改目標，確保整改工作有序進行。（二）整改措施1.針對不同類型的安全隱患，采取相應的整改措施。如對于檔案存儲環(huán)境不符合要求的問題，應及時調整溫濕度、進行清潔衛(wèi)生處理、加強防火防盜措施等；對于檔案設施設備存在故障的問題，應及時安排維修或更換設備。2.在整改過程中，如涉及到資金投入、技術支持等問題，應及時向上級領導匯報，爭取必要的資源支持，確保整改工作順利完成。（三）整改跟蹤與復查1.檔案室負責人應對安全隱患整改情況進行跟蹤檢查，及時掌握整改進度，協(xié)調解決整改過程中遇到的問題。2.整改完成后，由檔案室負責人組織相關人員進行復查，確保安全隱患得到徹底消除。復查合格后，填寫《安全隱患整改復查表》，并將整改資料歸檔保存。七、應急處置（一）應急預案制定1.結合檔案室實際情況，制定完善的應急預案，明確應急處置的組織機構、職責分工、應急響應程序、處置措施等內(nèi)容。2.應急預案應定期進行修訂和演練，確保其科學性、實用性和可操作性。同時，應根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司/組織實際情況的變化，及時對應急預案進行更新。（二）應急培訓與演練1.定期組織檔案室工作人員參加應急培訓，培訓內(nèi)容包括火災、水災、盜竊等各類突發(fā)事件的應急處置知識和技能，提高工作人員的應急意識和應急能力。2.每年至少組織一次應急演練，模擬真實的突發(fā)事件場景，檢驗應急預案的可行性和有效性，鍛煉工作人員的應急反應能力和協(xié)同配合能力。演練結束后，對應急演練效果進行評估，針對演練中發(fā)現(xiàn)的問題及時對應急預案進行修訂和完善。（三）應急處置流程1.突發(fā)事件發(fā)生后，檔案室工作人員應立即啟動應急預案，并按照職責分工迅速開展應急處置工作。首先，應及時報告上級領導和相關部門，同時采取必要的措施保護檔案資料的安全，如轉移重要檔案、關閉電源、門窗等。2.在應急處置過程中，應保持冷靜，聽從指揮，嚴