PAGE檔案文物資料室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案文物資料室的管理，確保檔案文物資料的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)檔案文物資料室的管理工作，包括檔案文物資料的收集、整理、保管、借閱、利用和銷毀等環(huán)節(jié)。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案文物資料室對公司/組織內(nèi)各類檔案文物資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案文物資料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案文物資料應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項活動和歷史面貌，確保檔案文物資料的真實(shí)性和可靠性。3.保密性原則：對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和其他敏感信息的檔案文物資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.方便利用原則：在確保檔案文物資料安全和保密的前提下，應(yīng)充分考慮檔案文物資料的利用需求，提供便捷的利用服務(wù)。二、檔案文物資料的收集（一）收集范圍1.文書檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要等。2.科技檔案：包括科研項目、技術(shù)改造、工程建設(shè)等方面的文件、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)等。3.財務(wù)檔案：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.人事檔案：包括員工的個人簡歷、學(xué)歷證書、職稱證書、勞動合同、考核記錄等。5.業(yè)務(wù)檔案：包括市場營銷、客戶服務(wù)、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理等方面的文件、記錄、合同等。6.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等。7.實(shí)物檔案：包括公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎杯、獎牌、紀(jì)念品等。8.其他檔案：包括公司/組織認(rèn)為有保存價值的其他文件、資料等。（二）收集要求1.及時收集：各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案文物資料的收集工作，確保檔案文物資料及時、完整地收集到檔案文物資料室。2.真實(shí)準(zhǔn)確：收集的檔案文物資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得篡改、偽造或遺漏。3.分類整理：收集的檔案文物資料應(yīng)按照檔案文物資料的類別進(jìn)行分類整理，便于后續(xù)的保管和利用。（三）收集渠道1.內(nèi)部收集：各部門應(yīng)定期將本部門產(chǎn)生的檔案文物資料移交至檔案文物資料室。2.外部收集：檔案文物資料室應(yīng)主動收集與公司/組織相關(guān)的外部文件、資料，如政府部門的政策文件、行業(yè)協(xié)會的資料、合作伙伴的文件等。3.個人捐贈：鼓勵公司/組織員工個人捐贈與公司/組織歷史相關(guān)的實(shí)物、照片、文獻(xiàn)等檔案文物資料。三、檔案文物資料的整理（一）整理原則1.遵循檔案文物資料形成規(guī)律：按照檔案文物資料的形成時間、來源、內(nèi)容等特點(diǎn)進(jìn)行整理，保持檔案文物資料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于保管和利用：整理后的檔案文物資料應(yīng)便于保管和查找利用，提高檔案文物資料的管理效率和利用價值。（二）整理方法1.分類：根據(jù)檔案文物資料的類別進(jìn)行分類，如文書檔案可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類等；科技檔案可分為科研項目類、技術(shù)改造類、工程建設(shè)類等。2.編號：對每一類檔案文物資料進(jìn)行編號，以便于識別和管理。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案文物資料的目錄，包括檔案文物資料的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄，便于查詢和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案文物資料進(jìn)行裝訂，確保檔案文物資料的整齊、牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝的方式，不得使用金屬釘或塑料夾。5.裝盒：將整理好的檔案文物資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案文物資料的編號、名稱、日期等信息。檔案盒應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格，便于存放和管理。（三）整理流程1.接收：檔案文物資料室接收各部門移交的檔案文物資料后，應(yīng)對檔案文物資料進(jìn)行初步審核，檢查檔案文物資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.分類：根據(jù)檔案文物資料的類別進(jìn)行分類，確定檔案文物資料的保管期限。3.編號：對分類后的檔案文物資料進(jìn)行編號，建立檔案文物資料的編號體系。4.編目：編制檔案文物資料的目錄，包括檔案文物資料的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。5.裝訂：對紙質(zhì)檔案文物資料進(jìn)行裝訂，確保檔案文物資料的整齊、牢固。6.裝盒：將整理好的檔案文物資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案文物資料的編號、名稱、日期等信息。7.上架：將裝盒后的檔案文物資料上架存放，并按照檔案文物資料的編號順序排列，便于查找和利用。四、檔案文物資料的保管（一）保管環(huán)境1.溫度：檔案文物資料室的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.濕度：應(yīng)采取防潮、防霉、防蟲等措施，防止檔案文物資料受潮、發(fā)霉、蟲蛀。3.光照：應(yīng)避免檔案文物資料直接受到陽光照射，防止檔案文物資料褪色、老化。4.防火：檔案文物資料室應(yīng)配備防火設(shè)備，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.防盜：檔案文物資料室應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案文物資料的安全。（二）保管設(shè)備1.檔案柜：應(yīng)選用質(zhì)量好、密封性強(qiáng)的檔案柜，用于存放檔案文物資料。檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行清潔和維護(hù)，確保檔案文物資料的存放環(huán)境整潔、衛(wèi)生。2.密集架：對于檔案文物資料數(shù)量較多的單位，可以選用密集架進(jìn)行存放。密集架應(yīng)具有良好的密封性、防火性和防盜性，便于檔案文物資料的存放和管理。3.溫濕度控制設(shè)備：應(yīng)配備溫濕度控制設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)等，確保檔案文物資料室的溫度和濕度符合要求。4.防火設(shè)備：應(yīng)配備防火設(shè)備，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.防盜設(shè)備：應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案文物資料的安全。（三）保管期限1.永久保管：對于反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的重要檔案文物資料，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、重大決策文件、財務(wù)報表等，應(yīng)永久保管。對于涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和其他敏感信息的檔案文物資料，應(yīng)根據(jù)保密期限確定保管期限，一般不少于[X]年。2.定期保管：對于其他檔案文物資料，應(yīng)根據(jù)其重要程度和保存價值確定保管期限，一般分為[X]年、[X]年、[X]年等。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案文物資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（四）保管措施1.建立檔案文物資料保管臺賬：對檔案文物資料的入庫、保管、出庫等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保檔案文物資料的數(shù)量和狀態(tài)清晰可查。2.定期盤點(diǎn)：定期對檔案文物資料進(jìn)行盤點(diǎn)，檢查檔案文物資料的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.安全檢查：定期對檔案文物資料室進(jìn)行安全檢查，檢查防火、防盜、防潮、防霉、防蟲等措施的落實(shí)情況，確保檔案文物資料的安全。4.數(shù)字化管理：對重要的檔案文物資料進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案庫，便于檔案文物資料的查詢和利用。同時，應(yīng)加強(qiáng)電子檔案的管理，確保電子檔案的安全和保密。五、檔案文物資料的借閱（一）借閱范圍1.公司/組織內(nèi)部人員：因工作需要，公司/組織內(nèi)部人員可以借閱檔案文物資料。2.外部單位人員：因工作需要，外部單位人員可以借閱檔案文物資料，但必須經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.填寫借閱申請表：借閱人應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案文物資料的名稱、編號、借閱期限、用途等信息。2.審批：借閱申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，交檔案文物資料室負(fù)責(zé)人審批。檔案文物資料室負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)借閱人的申請內(nèi)容和檔案文物資料的保管情況進(jìn)行審批，決定是否同意借閱。3.登記：經(jīng)審批同意借閱的，檔案文物資料室工作人員應(yīng)在借閱登記簿上進(jìn)行登記，記錄借閱人的姓名、部門、借閱日期、歸還日期等信息。4.借閱：借閱人憑借閱申請表和借閱登記簿到檔案文物資料室領(lǐng)取檔案文物資料。檔案文物資料室工作人員應(yīng)向借閱人當(dāng)面清點(diǎn)檔案文物資料的數(shù)量和質(zhì)量，并告知借閱人檔案文物資料的保管要求和注意事項。5.歸還：借閱人應(yīng)在借閱期限屆滿前歸還檔案文物資料。檔案文物資料室工作人員應(yīng)認(rèn)真檢查歸還的檔案文物資料，如發(fā)現(xiàn)檔案文物資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向借閱人查明原因，并要求借閱人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）借閱期限1.短期借閱：一般不超過[X]個工作日。2.長期借閱：一般不超過[X]個月。如需延長借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案文物資料室提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。（四）借閱限制1.機(jī)密檔案文物資料：涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和其他敏感信息的機(jī)密檔案文物資料，未經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，不得借閱。2.重要檔案文物資料：對于重要的檔案文物資料，如公司/組織的歷史檔案、重大決策文件等，應(yīng)嚴(yán)格控制借閱范圍和借閱期限，確需借閱的，應(yīng)經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.原件借閱：一般情況下，檔案文物資料只提供復(fù)印件借閱。確需借閱原件的，應(yīng)經(jīng)檔案文物資料室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在借閱登記簿上注明原件借閱情況。借閱人應(yīng)妥善保管原件，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借或泄露原件內(nèi)容。六、檔案文物資料的利用（一）利用方式1.查閱：借閱人可以在檔案文物資料室內(nèi)查閱檔案文物資料。2.復(fù)?。航栝喨丝梢愿鶕?jù)需要復(fù)印檔案文物資料，但必須經(jīng)檔案文物資料室工作人員同意，并在復(fù)印件上加蓋檔案文物資料室公章。3.摘錄：借閱人可以根據(jù)需要摘錄檔案文物資料的內(nèi)容，但必須保證摘錄內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性，并注明摘錄的出處。4.借閱：借閱人可以按照規(guī)定借閱檔案文物資料，但必須在借閱期限屆滿前歸還。（二）利用流程1.申請：利用人應(yīng)填寫檔案文物資料利用申請表，注明利用檔案文物資料的名稱、編號、利用方式、利用期限等信息。2.審批：利用申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，交檔案文物資料室負(fù)責(zé)人審批。檔案文物資料室負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)利用人的申請內(nèi)容和檔案文物資料的保管情況進(jìn)行審批，決定是否同意利用。3.登記：經(jīng)審批同意利用的，檔案文物資料室工作人員應(yīng)在利用登記簿上進(jìn)行登記，記錄利用人的姓名、部門、利用日期、歸還日期等信息。4.利用：利用人憑利用申請表和利用登記簿到檔案文物資料室利用檔案文物資料。檔案文物資料室工作人員應(yīng)向利用人當(dāng)面清點(diǎn)檔案文物資料的數(shù)量和質(zhì)量，并告知利用人檔案文物資料的保管要求和注意事項。5.歸還：利用人應(yīng)在利用期限屆滿前歸還檔案文物資料。檔案文物資料室工作人員應(yīng)認(rèn)真檢查歸還的檔案文物資料，如發(fā)現(xiàn)檔案文物資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向利用人查明原因，并要求利用人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）利用限制1.機(jī)密檔案文物資料：涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和其他敏感信息的機(jī)密檔案文物資料，未經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，不得利用。2.重要檔案文物資料：對于重要的檔案文物資料，如公司/組織的歷史檔案、重大決策文件等，應(yīng)嚴(yán)格控制利用范圍和利用期限，確需利用的，應(yīng)經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.原件利用：一般情況下，檔案文物資料只提供復(fù)印件利用。確需利用原件的，應(yīng)經(jīng)檔案文物資料室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在利用登記簿上注明原件利用情況。利用人應(yīng)妥善保管原件，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借或泄露原件內(nèi)容。七、檔案文物資料的銷毀（一）銷毀范圍1.保管期限屆滿：對于保管期限屆滿且經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案文物資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.失去保存價值：對于因公司/組織業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)撤銷等原因失去保存價值的檔案文物資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。3.涉密檔案文物資料：對于涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和其他敏感信息的涉密檔案文物資料，在保密期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.鑒定：檔案文物資料室應(yīng)定期對檔案文物資料進(jìn)行鑒定，確定哪些檔案文物資料已經(jīng)失去保存價值，可以進(jìn)行銷毀。鑒定工作應(yīng)由檔案文物資料室負(fù)責(zé)人組織，相關(guān)部門人員參加。2.編制銷毀清單：經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案文物資料，應(yīng)編制銷毀清單，注明檔案文物資料的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。銷毀清單應(yīng)經(jīng)檔案文物資料室負(fù)責(zé)人審核簽字。3.審批：銷毀清單經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。4.銷毀：銷毀工作應(yīng)由檔案文物資料室工作人員負(fù)責(zé)實(shí)施，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀。銷毀過程中應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。5.記錄：銷毀工作完成后，應(yīng)在銷毀清單上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并由檔案文物資料室工作人員簽字確認(rèn)。同時，應(yīng)將銷毀清單歸檔保存，以備查閱。（三）銷毀