PAGE局檔案數(shù)據(jù)移交管理制度一、總則（一）目的為了加強本局檔案數(shù)據(jù)移交管理，確保檔案數(shù)據(jù)的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各部門在工作過程中形成的各類檔案數(shù)據(jù)的移交管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案數(shù)據(jù)移交工作合法合規(guī)。2.完整準(zhǔn)確原則：保證移交的檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，能夠真實反映工作實際情況。3.安全保密原則：加強檔案數(shù)據(jù)移交過程中的安全保密措施，防止檔案數(shù)據(jù)泄露、丟失或損壞。4.及時高效原則：明確檔案數(shù)據(jù)移交的時間節(jié)點和工作流程，確保移交工作及時、高效進(jìn)行。二、檔案數(shù)據(jù)移交的范圍和內(nèi)容（一）檔案數(shù)據(jù)移交范圍1.各類文件、文書、報告、請示、批復(fù)等紙質(zhì)檔案。2.電子文件、電子表格、數(shù)據(jù)庫、圖像、音頻、視頻等電子檔案。3.實物檔案，如證書、獎?wù)?、紀(jì)念品等。4.其他具有保存價值的檔案數(shù)據(jù)。（二）檔案數(shù)據(jù)移交內(nèi)容1.檔案數(shù)據(jù)的原件或副本。2.相關(guān)的目錄清單，包括檔案數(shù)據(jù)的名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.必要的說明材料，如檔案數(shù)據(jù)的形成背景、內(nèi)容摘要、重要性等。三、檔案數(shù)據(jù)移交的流程（一）移交準(zhǔn)備1.各部門在檔案數(shù)據(jù)形成后，應(yīng)及時進(jìn)行整理、分類和編號，確保檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.填寫檔案數(shù)據(jù)移交清單，詳細(xì)記錄檔案數(shù)據(jù)的名稱、數(shù)量、日期、來源等信息。3.對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行初步審核，確保其內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，符合移交要求。（二）移交申請1.各部門根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的保管期限和實際情況，確定需要移交的檔案數(shù)據(jù)，并填寫檔案數(shù)據(jù)移交申請表。2.申請表應(yīng)包括移交部門、接收部門、檔案數(shù)據(jù)名稱、數(shù)量、移交時間等信息，并加蓋移交部門公章。3.將申請表提交至本局檔案管理部門進(jìn)行審核。（三）審核批準(zhǔn)1.檔案管理部門收到移交申請表后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，重點審核檔案數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及保管期限是否符合要求。2.如審核通過，檔案管理部門在申請表上簽署意見，并報本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.如審核不通過，檔案管理部門應(yīng)及時與移交部門溝通，說明原因，并要求其補充或修改相關(guān)材料。（四）移交實施1.經(jīng)批準(zhǔn)后，移交部門按照檔案數(shù)據(jù)移交清單，將檔案數(shù)據(jù)整理包裝好，并與接收部門進(jìn)行交接。2.交接過程中，雙方應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)據(jù)的名稱、數(shù)量、清單等信息，確保一致。3.交接雙方在檔案數(shù)據(jù)移交清單上簽字確認(rèn)，一式兩份，雙方各執(zhí)一份。（五）歸檔存儲1.接收部門收到檔案數(shù)據(jù)后，應(yīng)及時進(jìn)行歸檔存儲，按照本局檔案管理的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則，將檔案數(shù)據(jù)妥善保管。2.建立檔案數(shù)據(jù)存儲目錄，便于查詢和管理。3.對電子檔案數(shù)據(jù)，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新。四、檔案數(shù)據(jù)移交的時間要求（一）定期移交1.本局各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間周期，定期將檔案數(shù)據(jù)移交至檔案管理部門。2.具體時間周期由本局根據(jù)實際情況確定，一般為每年一次或每半年一次。（二）臨時移交1.在特殊情況下，如工作任務(wù)結(jié)束、機構(gòu)調(diào)整、重大事件處理等，各部門應(yīng)及時將相關(guān)檔案數(shù)據(jù)移交至檔案管理部門。2.臨時移交應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，并說明移交原因和時間要求。五、檔案數(shù)據(jù)移交的質(zhì)量要求（一）完整性移交的檔案數(shù)據(jù)應(yīng)包括該項目或工作過程中形成的所有相關(guān)文件、資料、記錄等，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性。（二）準(zhǔn)確性檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確，與實際工作情況相符，不得有虛假、錯誤或遺漏信息。（三）規(guī)范性檔案數(shù)據(jù)應(yīng)按照本局檔案管理的規(guī)范要求進(jìn)行整理、分類、編號和裝訂，確保格式統(tǒng)一、標(biāo)識清晰。（四）可讀性紙質(zhì)檔案應(yīng)字跡清晰、頁面整潔，電子檔案應(yīng)格式正確、易于讀取，確保檔案數(shù)據(jù)的可讀性。六、檔案數(shù)據(jù)移交的安全保密措施（一）人員管理1.參與檔案數(shù)據(jù)移交工作的人員應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的背景審查和保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.加強對移交人員的監(jiān)督和管理，防止因人員疏忽或違規(guī)操作導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)泄露。（二）環(huán)境安全1.檔案數(shù)據(jù)移交應(yīng)在安全、保密的環(huán)境中進(jìn)行，避免在公共場所或不安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行移交操作。2.對存放檔案數(shù)據(jù)的場所進(jìn)行安全防護(hù)，安裝必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施。（三）數(shù)據(jù)安全1.對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保在傳輸和存儲過程中的安全性。2.采用安全可靠的存儲介質(zhì)，定期對存儲介質(zhì)進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.在檔案數(shù)據(jù)移交過程中，嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠接觸和處理檔案數(shù)據(jù)。（四）保密制度1.建立健全檔案數(shù)據(jù)保密制度，明確保密范圍、保密措施和保密責(zé)任。2.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案數(shù)據(jù)，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和移交。3.加強對檔案數(shù)據(jù)移交過程的保密監(jiān)督，對違反保密制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。七、檔案數(shù)據(jù)移交的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.本局檔案管理部門負(fù)責(zé)對各部門檔案數(shù)據(jù)移交工作進(jìn)行日常監(jiān)督和檢查，定期對移交的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行抽查，確保移交工作符合要求。2.建立檔案數(shù)據(jù)移交工作監(jiān)督臺賬，記錄監(jiān)督檢查的時間、內(nèi)容、結(jié)果等信息。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等外部機構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)檔案數(shù)據(jù)和資料。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查意見，及時整改存在的問題，不斷完善檔案數(shù)據(jù)移交管理工作。（三）責(zé)任追究1.對在檔案數(shù)據(jù)移交工作中違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失、損壞、泄露等嚴(yán)重后果的部門和個人，依法依規(guī)追究其責(zé)任。2.責(zé)任追究方式包括批評教育、責(zé)令整改、通報批評、紀(jì)律處分、法律責(zé)任等。八、檔案數(shù)據(jù)移交的培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計劃1.制定檔案數(shù)據(jù)移交培訓(xùn)計劃，定期組織各部門相關(guān)人員參加培訓(xùn)，提高其檔案數(shù)據(jù)移交管理的業(yè)務(wù)水平和操作技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、移交流程、質(zhì)量要求、安全保密措施等方面。（二）宣傳教育1.通過內(nèi)部刊物、宣傳欄、網(wǎng)絡(luò)平臺等多種渠道，宣傳檔案數(shù)據(jù)移交管理的重要性和相關(guān)知識，增強全體員工的檔案意識。2.鼓勵員工積