PAGE醫(yī)院醫(yī)保檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強醫(yī)院醫(yī)保檔案的科學管理，確保醫(yī)保檔案的完整、準確、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及醫(yī)保行業(yè)標準，結(jié)合醫(yī)院實際情況，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院醫(yī)保檔案室及涉及醫(yī)保檔案管理工作的各部門和人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)以及醫(yī)保相關(guān)政策要求，確保醫(yī)保檔案管理工作合法合規(guī)。2.集中統(tǒng)一原則醫(yī)保檔案實行集中統(tǒng)一管理，由醫(yī)院醫(yī)保檔案室歸口負責，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。3.真實完整原則保證醫(yī)保檔案內(nèi)容真實、準確、完整，如實反映醫(yī)院醫(yī)保業(yè)務活動的全過程。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為醫(yī)院醫(yī)保工作決策、業(yè)務辦理、查詢核對等提供便捷服務。二、檔案管理職責（一）醫(yī)保檔案室職責1.負責制定和完善醫(yī)院醫(yī)保檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理醫(yī)院各類醫(yī)保檔案，包括醫(yī)保政策文件、參保人員信息檔案、醫(yī)保結(jié)算數(shù)據(jù)檔案、醫(yī)療服務記錄檔案、醫(yī)保監(jiān)督檢查檔案等。3.對醫(yī)保檔案進行分類、整理、編目、裝訂、上架，確保檔案存放有序，便于查找和利用。4.建立醫(yī)保檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、統(tǒng)計分析等功能，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。5.負責醫(yī)保檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防泄密等工作，定期對檔案進行檢查、清點和維護，確保檔案安全無損。6.按照規(guī)定的期限和程序，對醫(yī)保檔案進行鑒定、銷毀，并做好相關(guān)記錄。7.積極開展醫(yī)保檔案的開發(fā)利用工作，為醫(yī)院醫(yī)保管理、臨床診療、科研教學等提供檔案信息服務，配合醫(yī)院其他部門做好醫(yī)保相關(guān)工作。8.組織開展醫(yī)保檔案管理業(yè)務培訓和交流活動，提高檔案管理人員的業(yè)務水平和綜合素質(zhì)。（二）各部門職責1.醫(yī)保管理部門負責收集、整理、審核本部門形成的醫(yī)保業(yè)務文件和資料，定期移交醫(yī)保檔案室。協(xié)助醫(yī)保檔案室做好醫(yī)保檔案的查詢、利用等工作，提供相關(guān)業(yè)務信息和數(shù)據(jù)支持。對醫(yī)保檔案管理工作提出意見和建議，參與醫(yī)保檔案管理制度的修訂和完善。2.臨床科室負責本科室醫(yī)?；颊哚t(yī)療服務記錄的收集、整理和歸檔工作，確保記錄真實、準確、完整。按照規(guī)定的時間和要求，將本科室醫(yī)保檔案移交醫(yī)保檔案室。配合醫(yī)保檔案室做好醫(yī)保檔案的查詢、核對等工作，提供相關(guān)醫(yī)療信息。3.財務部門負責提供醫(yī)保結(jié)算數(shù)據(jù)和財務報表等相關(guān)資料，配合醫(yī)保檔案室做好醫(yī)保財務檔案的整理和歸檔工作。協(xié)助醫(yī)保檔案室進行醫(yī)保費用核算和統(tǒng)計分析，為醫(yī)保管理決策提供財務數(shù)據(jù)支持。4.信息部門負責醫(yī)保檔案信息化管理系統(tǒng)的建設、維護和升級，保障系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。協(xié)助醫(yī)保檔案室做好檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲、檢索等工作，提供信息技術(shù)支持和服務。按照醫(yī)保檔案管理要求，規(guī)范信息系統(tǒng)中檔案數(shù)據(jù)的采集、傳輸和處理流程，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)保政策法規(guī)文件包括國家、省、市各級醫(yī)保部門發(fā)布的醫(yī)保政策、法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范性文件等。2.參保人員信息檔案（）涵蓋參保人員基本信息、參保登記資料、變更記錄、繳費信息、待遇享受情況等。3.醫(yī)保結(jié)算數(shù)據(jù)檔案包含醫(yī)院與醫(yī)保部門之間的月度、季度、年度醫(yī)保結(jié)算報表、明細清單、結(jié)算憑證等。4.醫(yī)療服務記錄檔案涉及醫(yī)?；颊叩拈T診病歷、住院病歷、檢查檢驗報告、醫(yī)囑單、收費票據(jù)等。5.醫(yī)保監(jiān)督檢查檔案包括醫(yī)保部門對醫(yī)院進行監(jiān)督檢查的通知、檢查記錄、整改通知、處理決定等相關(guān)文件資料。6.其他醫(yī)保相關(guān)檔案如醫(yī)保協(xié)議文本、醫(yī)保培訓資料、醫(yī)保工作會議記錄、醫(yī)保投訴處理記錄等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責醫(yī)保檔案的收集工作，按照規(guī)定的時間和要求，及時將本部門形成的醫(yī)保檔案移交醫(yī)保檔案室。2.收集的醫(yī)保檔案應內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子檔案，應確保數(shù)據(jù)的真實性、完整性和可讀性，按照規(guī)定的存儲格式和命名規(guī)則進行保存，并定期進行備份。（三）整理方法1.分類根據(jù)醫(yī)保檔案的形成來源、內(nèi)容性質(zhì)和保管期限等因素，將醫(yī)保檔案分為政策法規(guī)類、參保人員類、醫(yī)保結(jié)算類、醫(yī)療服務記錄類、醫(yī)保監(jiān)督檢查類等類別。2.編號為每一類醫(yī)保檔案編制唯一的檔案編號，編號應體現(xiàn)檔案類別、年度、順序號等信息，便于檔案的標識和管理。3.編目編制醫(yī)保檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、存放位置等內(nèi)容，以便快速查找和核對檔案。4.裝訂對紙質(zhì)醫(yī)保檔案進行整理裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保檔案整齊、牢固。5.上架按照檔案類別和編號順序，將整理好的醫(yī)保檔案上架存放，便于保管和利用。四、檔案存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)檔案設立專門的醫(yī)保檔案庫房，配備檔案密集架、檔案柜等存儲設備，按照檔案類別和保管期限進行分類存放。2.電子檔案采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設備，建立異地災備系統(tǒng)，對醫(yī)保檔案電子數(shù)據(jù)進行備份存儲。同時，利用檔案管理軟件對電子檔案進行分類存儲和管理，確保數(shù)據(jù)的安全和可訪問性。（二）保管環(huán)境1.溫度檔案庫房溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.通風保持庫房良好的通風條件，排除有害氣體和濕氣，防止檔案霉變、蟲蛀。3.防火配備必要的消防器材，如滅火器、消防栓等，確保檔案庫房消防安全。嚴禁在庫房內(nèi)吸煙和使用明火，定期進行消防檢查和演練。4.防潮采取防潮措施，如鋪設防潮地面、安裝除濕設備等，防止檔案受潮損壞。5.防蟲在庫房內(nèi)放置防蟲藥品，定期檢查檔案，防止蟲害侵蝕。6.防盜安裝防盜門窗、監(jiān)控設備等，加強庫房安全防范，確保檔案安全。（三）保管期限1.醫(yī)保政策法規(guī)文件長期保存。2.參保人員信息檔案自參保人員終止參保關(guān)系后保存10年。3.醫(yī)保結(jié)算數(shù)據(jù)檔案保存15年。4.醫(yī)療服務記錄檔案自患者出院或門診診療結(jié)束后保存15年。5.醫(yī)保監(jiān)督檢查檔案保存10年。6.其他醫(yī)保相關(guān)檔案根據(jù)實際情況確定保管期限，一般不少于5年。（四）檔案清查1.定期清查醫(yī)保檔案室每年定期對醫(yī)保檔案進行清查，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，確保檔案賬實相符。2.不定期清查在檔案管理過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、借閱未歸還等情況，應及時進行清查，查明原因并采取相應措施。3.清查記錄對檔案清查情況進行詳細記錄，包括清查時間、范圍、結(jié)果、問題及處理情況等，形成清查報告，歸檔保存。五、檔案利用與借閱（一）利用原則1.依法依規(guī)原則嚴格按照國家法律法規(guī)和醫(yī)院相關(guān)規(guī)定，規(guī)范醫(yī)保檔案的利用行為。2.服務臨床原則以服務醫(yī)院臨床診療、醫(yī)保管理和科研教學為宗旨，積極提供檔案信息服務。3.安全保密原則在醫(yī)保檔案利用過程中，嚴格遵守保密制度，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱醫(yī)院內(nèi)部工作人員因工作需要查閱醫(yī)保檔案的，應填寫《醫(yī)保檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到醫(yī)保檔案室查閱。醫(yī)保檔案室工作人員應根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應的檔案資料，并做好查閱記錄。2.復印如需復印醫(yī)保檔案資料的，應經(jīng)醫(yī)保檔案室負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行復印。復印后的檔案資料應加蓋醫(yī)保檔案室印章，注明復印日期和用途。3.借閱因特殊原因需要借閱醫(yī)保檔案的，應填寫《醫(yī)保檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等，經(jīng)所在部門負責人和醫(yī)保檔案室負責人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過7個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案，按時歸還檔案。（三）利用登記醫(yī)保檔案室應對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用人姓名、所在部門、利用目的、查閱或借閱檔案內(nèi)容、歸還時間等信息。登記記錄應妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立醫(yī)保檔案鑒定工作小組，由醫(yī)保檔案室負責人、相關(guān)業(yè)務部門負責人、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負責對到期醫(yī)保檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標準1.保管期限已滿且無繼續(xù)保存價值的檔案。2.重復、冗余或已被新的檔案資料替代的檔案。3.內(nèi)容不完整、字跡模糊、無法辨認或失去參考價值的檔案。4.涉及醫(yī)保業(yè)務已終結(jié)且無后續(xù)利用需求的檔案。（三）鑒定程序1.初步篩選醫(yī)保檔案室根據(jù)檔案保管期限，定期對到期檔案進行初步篩選，列出擬鑒定檔案清單。2.詳細審查鑒定工作小組對擬鑒定檔案進行詳細審查，逐份核對檔案內(nèi)容，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，提出存毀意見。3.形成鑒定報告根據(jù)鑒定工作小組的意見，形成醫(yī)保檔案鑒定報告，明確存毀檔案清單及理由。4.審批鑒定報告報醫(yī)院主管領導審批，經(jīng)批準后方可實施檔案銷毀工作。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊對批準銷毀的醫(yī)保檔案，編制銷毀清冊，注明檔案編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.實施銷毀采用焚燒、粉碎等方式對檔案進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應在醫(yī)保檔案室工作人員和監(jiān)督人員的共同見證下進行，監(jiān)督人員應在銷毀清冊上簽字確認。3.銷毀記錄對檔案銷毀情況進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、方式、檔案數(shù)量等信息，形成銷毀記錄，歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設1.建立醫(yī)保檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化采集、存儲、檢索、統(tǒng)計分析等功能。2.系統(tǒng)應具備用戶管理、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)備份與恢復、安全審計等功能，確保檔案信息的安全和保密。3.與醫(yī)院現(xiàn)有信息系統(tǒng)進行對接，實現(xiàn)醫(yī)保檔案數(shù)據(jù)的共享和交換，提高工作效率。（二）數(shù)據(jù)錄入1.按照檔案整理要求，對紙質(zhì)醫(yī)保檔案進行電子化錄入，確保錄入數(shù)據(jù)準確、完整。2.建立數(shù)據(jù)錄入審核機制，對錄入的數(shù)據(jù)進行雙人核對，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量。3.定期對錄入的數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息安