PAGE關(guān)于敬老院檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)敬老院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在敬老院管理、服務(wù)、決策等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于敬老院全體工作人員及入住老人相關(guān)檔案的管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：敬老院檔案由專門的檔案管理部門或?qū)Ｈ思泄芾?，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映敬老院的各項(xiàng)工作和活動，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢和利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理辦公室，負(fù)責(zé)敬老院檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.制定檔案管理制度和工作計劃，并組織實(shí)施。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等，建立檔案檢索體系。4.定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和統(tǒng)計，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門和人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。6.對破損、褪色等不符合保管要求的檔案及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。7.參與檔案信息化建設(shè)，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，提高檔案管理效率。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括敬老院的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、會議記錄、大事記等。2.人事管理類：工作人員的招聘、錄用、考核、培訓(xùn)、獎懲、工資福利、勞動合同等檔案。3.財務(wù)管理類：財務(wù)預(yù)算、決算、會計憑證、賬簿、報表等檔案。4.服務(wù)管理類：入住老人的檔案，包括基本信息、健康狀況、護(hù)理記錄、服務(wù)需求等；服務(wù)流程、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)質(zhì)量評估等檔案。5.安全管理類：安全制度、安全檢查記錄、應(yīng)急預(yù)案、事故處理報告等檔案。6.設(shè)施設(shè)備管理類：敬老院的房屋、設(shè)施設(shè)備的購置、維修、保養(yǎng)等檔案。7.文化活動類：組織開展的各類文化、娛樂、體育活動的計劃、方案、照片、錄像等檔案。（二）檔案編號對每一類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號方法如下：1.行政管理類：XZ年份流水號2.人事管理類：RS年份流水號3.財務(wù)管理類：CW年份流水號4.服務(wù)管理類：FW年份流水號5.安全管理類：AQ年份流水號6.設(shè)施設(shè)備管理類：SS年份流水號7.文化活動類：WH年份流水號例如，行政管理類2023年第5份文件的編號為XZ2023005。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.敬老院在各項(xiàng)工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.工作人員在履行職責(zé)過程中產(chǎn)生的文件、記錄、報告等。3.入住老人及家屬提供的與老人相關(guān)的各類材料。（二）收集要求1.各部門和工作人員應(yīng)及時將辦理完畢的文件材料移交檔案管理部門，不得積壓或自行留存。2.收集的檔案材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。3.對重要的文件材料應(yīng)收集原件，如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。（三）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類。2.對每一類檔案進(jìn)行排序，同一類檔案應(yīng)按照時間順序或重要程度排列。3.對每份檔案材料進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄卡片或電子目錄。4.對破損、褪色的檔案材料進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，并與原件一同歸檔。5.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案目錄，確保電子檔案的可讀性和可利用性。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年歸檔完畢。2.其他專門檔案應(yīng)在相關(guān)工作結(jié)束后及時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，分類準(zhǔn)確，排列有序，編目清晰。2.歸檔的檔案應(yīng)編制歸檔說明，對檔案的形成過程、主要內(nèi)容、保管期限等進(jìn)行簡要說明。3.歸檔的檔案應(yīng)裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。（三）保管期限1.永久保管：反映敬老院主要職能活動和歷史面貌的，對敬老院工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，如重要的規(guī)章制度、重大事件記錄、機(jī)構(gòu)沿革等。2.定期保管：分為30年和10年。對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，如一般的工作計劃、總結(jié)、報告等保管30年；對短期具有查考利用價值的檔案，如臨時性的通知、便函等保管10年。（四）保管措施1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。3.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級主管部門、有關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.入住老人及家屬因特殊情況查閱與老人相關(guān)檔案。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。（三）借閱程序1.因工作需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為借閱人辦理借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還檔案。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）查閱與借閱限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱和借閱。2.重要檔案的查閱和借閱應(yīng)經(jīng)敬老院主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案查閱和借閱應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案保管期限規(guī)定為依據(jù)，對檔案進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從檔案的內(nèi)容、來源、形式等方面綜合分析判斷檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行全面清查，逐卷逐件地分析檔案的價值。2.根據(jù)檔案的保管期限規(guī)定和實(shí)際利用情況，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出檔案的名稱、類別、年度、保管期限、數(shù)量等信息。（四）銷毀程序1.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定小組審核，報敬老院主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷。3.監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場認(rèn)真核對檔案，確保銷毀的檔案與《檔案銷毀清冊》一致，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時清理，銷毀清冊應(yīng)永久保存。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，統(tǒng)計報表應(yīng)按時報送有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)。（二）移交工作1.敬老院因機(jī)構(gòu)撤銷、合并等原因，需要進(jìn)行檔案移交