PAGE衛(wèi)生院人員檔案管理制度一、總則（一）目的為加強衛(wèi)生院人員檔案管理，確保人員檔案的完整、準確、安全和有效利用，為衛(wèi)生院的人力資源管理提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院全體在職員工、離退休人員以及臨時聘用人員的檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映人員的實際情況。2.完整性原則：全面收集人員各類相關資料，確保檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴格保護檔案信息安全，防止檔案信息泄露。4.動態(tài)管理原則：根據人員的工作變動、考核評價等情況及時更新檔案內容。二、檔案內容（一）個人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌。2.學歷、學位、畢業(yè)院校、所學專業(yè)、畢業(yè)時間。3.參加工作時間、入職時間、工作崗位變動情況。4.身份證號碼、聯(lián)系方式（家庭電話、手機號碼）。（二）入職材料1.應聘申請表。2.個人簡歷。3.學歷證書、學位證書、專業(yè)技術資格證書、執(zhí)業(yè)資格證書等復印件。4.身份證復印件。5.體檢報告。6.勞動合同。（三）考核評價材料1.年度考核表。2.績效考核記錄。3.獎懲材料，包括獎勵證書、處罰決定等。4.醫(yī)德醫(yī)風考核材料。（四）培訓與繼續(xù)教育材料1.參加各類培訓的結業(yè)證書、培訓記錄等。2.繼續(xù)教育學分證明。（五）專業(yè)技術職務聘任材料1.專業(yè)技術職務任職資格評審表。2.專業(yè)技術職務聘任文件。（六）工資福利材料1.工資變動審批表。2.獎金發(fā)放記錄。3.福利享受情況記錄。（七）黨團組織材料1.入黨（團）申請書、自傳、轉正申請書等。2.黨（團）組織關系介紹信。3.黨（團）內獎懲材料。（八）其他材料1.離職證明（如有）。2.其他與個人相關的重要材料。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應指定專人負責及時收集本部門人員的相關檔案材料，并按照規(guī)定的時間和要求移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門應定期對各部門移交的檔案材料進行核對，確保材料齊全、完整。3.對于新入職人員，應在其入職一個月內完成檔案材料的收集工作。（二）整理規(guī)范1.檔案材料應按照類別進行分類整理，同一類別的材料應按照時間順序排列。2.每份材料應在右上角加蓋騎縫章，并注明頁碼。3.對于紙張破損、字跡模糊的材料，應進行修補、復制或裱糊等處理。4.檔案材料應使用標準規(guī)格的檔案盒進行裝盒，并在盒脊上注明檔案類別、姓名、檔案編號等信息。四、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案庫房應配備必要的辦公設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器等。（二）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對檔案進行分類存放，建立檔案索引和目錄，便于查找和利用。3.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。4.對電子檔案應進行備份，并存儲在不同的介質上，定期進行檢查和維護。五、檔案借閱與查閱（一）借閱權限1.因工作需要查閱檔案的，須經檔案管理部門負責人同意，并填寫《檔案借閱申請表》。2.借閱檔案的人員僅限于衛(wèi)生院內部員工，且必須是與工作相關的合理需求。3.涉及個人隱私或機密的檔案，未經本人同意，不得借閱。（二）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱檔案名稱、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請表》經所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門負責人審批。3.檔案管理部門負責人審批通過后，由檔案管理人員辦理檔案借閱手續(xù)，并將檔案交予借閱人。4.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）查閱程序1.查閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，查閱人不得擅自將檔案帶出指定地點。2.查閱人應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、抽取、撤換或損壞檔案材料。3.查閱完畢后，查閱人應將檔案及時歸還檔案管理人員，并辦理查閱登記手續(xù)。六、檔案轉遞（一）轉遞條件1.人員因工作調動、離職、退休等原因需要轉遞檔案的，應按照規(guī)定辦理檔案轉遞手續(xù)。2.檔案轉遞應確保檔案內容的完整和安全，不得擅自扣留、銷毀檔案材料。（二）轉遞程序1.檔案管理部門根據人員變動情況，開具《檔案轉遞通知單》，并將通知單及檔案材料一并密封，通過機要交通或專人送取的方式轉遞檔案。2.接收單位收到檔案后，應在《檔案轉遞通知單》回執(zhí)上簽字蓋章，并及時將回執(zhí)返回檔案管理部門。3.檔案管理部門應定期對檔案轉遞情況進行核對，確保檔案轉遞工作的順利進行。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的人員檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲、檢索、統(tǒng)計和分析。2.提高檔案管理工作的效率和準確性，為衛(wèi)生院的人力資源決策提供及時、準確的信息支持。（二）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，及時將檔案材料錄入系統(tǒng)，并確保錄入信息的準確性和完整性。2.對電子檔案應進行嚴格的安全管理，設置不同級別的訪問權限，防止電子檔案信息泄露。3.定期對電子檔案進行備份，備份數據應存儲在安全可靠的介質上，并異地存放。（三）信息化系統(tǒng)維護1.檔案信息化管理系統(tǒng)應定期進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。2.及時處理系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的問題，對系統(tǒng)數據進行定期清理和優(yōu)化，提高系統(tǒng)的運行效率。八、檔案保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案信息。2.對涉及個人隱私、商業(yè)秘密等機密的檔案，應采取嚴格的保密措施。3.在檔案整理、保管、借閱、轉遞等過程中，應確保檔案信息不被泄露。（二）安全措施1.加強檔案庫房的安全管理，安裝必要的安全監(jiān)控設備，確保庫房安全。2.對檔案管理人員進行安全教育，提高其安全意識和防范能力。3.制定檔案安全應急預案，定期進行演練，確保在突發(fā)情況下能夠及時有效地保護檔案安全。九、檔案管理人員職責（一）檔案管理部門負責人職責1.負責制定和完善檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。2.監(jiān)督檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況，及時解決檔案管理工作中存在的問題。3.負責檔案管理人員的業(yè)務培訓和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。4.負責與其他部門協(xié)調溝通，確保檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、保管、借閱、查閱、轉遞等日常管理工作。2.對檔案材料進行分類、編號、裝訂、裝盒等整理工作，確保檔案的整齊規(guī)范。3.負責檔案信息化管