PAGE工傷辦會計檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)工傷辦會計檔案管理，保證會計檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本工傷辦實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于工傷辦在會計核算過程中形成的，記錄和反映工傷辦經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等會計檔案的管理。（三）管理原則會計檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，確保會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。二、會計檔案的歸檔范圍（一）會計憑證1.原始憑證，包括工傷認(rèn)定申請材料、醫(yī)療費用報銷憑證、勞動能力鑒定費用憑證等各類與工傷業(yè)務(wù)相關(guān)的原始票據(jù)。2.記賬憑證，根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，記錄工傷辦經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會計分錄憑證。（二）會計賬簿1.總賬，按照會計科目分類登記工傷辦全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬，對總賬所屬明細(xì)分類賬戶進(jìn)行詳細(xì)記錄的賬簿，如工傷職工費用明細(xì)賬、工傷基金收支明細(xì)賬等。3.日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺賬等。（三）財務(wù)會計報告1.月度財務(wù)會計報告，反映工傷辦月度財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的報告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.年度財務(wù)會計報告，全面反映工傷辦年度財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量的報告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表及附注。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，用于核對銀行存款日記賬與銀行對賬單余額差異的調(diào)節(jié)表。2.銀行對賬單，工傷辦銀行賬戶的對賬單。3.會計檔案移交清冊，記錄會計檔案移交情況的清冊。4.會計檔案保管清冊，詳細(xì)記錄會計檔案保管情況的清冊。5.會計檔案銷毀清冊，記錄會計檔案銷毀情況的清冊。6.其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，如會計電算化數(shù)據(jù)備份、財務(wù)分析報告等。三、會計檔案的整理（一）會計憑證整理1.每月末，會計人員按照記賬憑證的編號順序，將原始憑證附在相應(yīng)記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明所附原始憑證的張數(shù)。2.對原始憑證進(jìn)行分類整理，如將工傷認(rèn)定申請材料、醫(yī)療費用報銷憑證等分別歸類。對于紙張大小不一的原始憑證，應(yīng)折疊或粘貼成與記賬憑證大小一致，并在粘貼處加蓋騎縫章。3.去除原始憑證上的訂書釘、回形針等金屬物品，防止生銹損壞檔案。4.按照記賬憑證的編號順序，將整理好的會計憑證裝訂成冊，在裝訂線處加封簽，并由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。（二）會計賬簿整理1.年度終了，將總賬、明細(xì)賬、日記賬等賬簿打印齊全，包括封面、扉頁、賬頁等。2.對賬簿中的空白頁、空行進(jìn)行劃線注銷，并由記賬人員簽名或蓋章。3.將賬簿按順序編號，加具封面，注明單位名稱、賬簿名稱、年度、月份等信息，并由記賬人員和會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會計主管人員）簽名或蓋章。（三）財務(wù)會計報告整理1.月度、年度財務(wù)會計報告編制完成后，應(yīng)依次編定頁碼，加具封面，裝訂成冊。2.封面上應(yīng)注明單位名稱、報告所屬年度、月份、報告名稱等信息，并由單位負(fù)責(zé)人、主管會計工作負(fù)責(zé)人、會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會計主管人員）簽名或蓋章。3.對于財務(wù)會計報告中的附注，應(yīng)單獨裝訂成冊，并在封面上注明“財務(wù)會計報告附注”字樣。（四）其他會計資料整理1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單應(yīng)按月或按季整理成冊，加具封面，注明單位名稱、期間等信息，并由編制人員簽名或蓋章。2.會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊應(yīng)按照規(guī)定格式填寫，內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，并由相關(guān)人員簽名或蓋章。3.其他會計核算專業(yè)資料應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和類別進(jìn)行分類整理，如將會計電算化數(shù)據(jù)備份存儲在磁性介質(zhì)上，并注明備份日期、內(nèi)容等信息。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證保管期限為30年。2.會計賬簿保管期限為30年。3.財務(wù)會計報告中，月度、季度財務(wù)會計報告保管期限為10年，年度財務(wù)會計報告永久保管。4.其他會計資料中，銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，會計檔案移交清冊保管期限為30年，會計檔案保管清冊、銷毀清冊永久保管。（二）保管地點設(shè)立專門的會計檔案保管庫，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施，確保會計檔案安全存放。保管庫應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。（三）保管要求1.會計檔案應(yīng)分類存放，按照歸檔范圍和整理要求，將會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等分別存放于不同的檔案柜中，并在檔案柜上標(biāo)明類別、年度、月份等信息，便于查找。2.建立會計檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄會計檔案的種類、數(shù)量、保管期限、存放位置等信息，以便對會計檔案進(jìn)行動態(tài)管理。3.定期對會計檔案進(jìn)行檢查和盤點，每年至少進(jìn)行一次全面盤點，檢查會計檔案的保管情況，如發(fā)現(xiàn)有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。4.會計檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)知識和技能，熟悉會計檔案管理業(yè)務(wù)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保會計檔案的安全和完整。五、會計檔案的查閱和借閱（一）查閱程序1.本工傷辦內(nèi)部人員查閱會計檔案，應(yīng)填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.申請表提交給會計檔案管理人員，由管理人員根據(jù)申請內(nèi)容提供相應(yīng)的會計檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員不得在會計檔案上涂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊，也不得擅自復(fù)制、借出會計檔案。如需復(fù)印或摘錄有關(guān)內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會計主管人員）批準(zhǔn)，并由會計檔案管理人員負(fù)責(zé)辦理。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將會計檔案歸還管理人員，并在《會計檔案查閱登記表》上簽名或蓋章，注明查閱日期、查閱內(nèi)容等信息。(二)借閱程序1.外單位因工作需要查閱或借閱本工傷辦會計檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)本工傷辦負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理查閱或借閱手續(xù)。2.借閱會計檔案時，應(yīng)填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱單位名稱、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息，并經(jīng)本工傷辦負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.申請表提交給會計檔案管理人員，管理人員根據(jù)申請內(nèi)容提供相應(yīng)的會計檔案，并與借閱人員辦理借閱登記手續(xù)，雙方在《會計檔案借閱登記表》上簽名或蓋章。4.借閱人員應(yīng)妥善保管會計檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在會計檔案上涂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊，也不得擅自復(fù)制、銷毀會計檔案。如需復(fù)印或摘錄有關(guān)內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)本工傷辦會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會計主管人員）批準(zhǔn)，并由會計檔案管理人員負(fù)責(zé)辦理。5.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還時間內(nèi)將會計檔案歸還管理人員，管理人員應(yīng)對歸還的會計檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并追究借閱人員的責(zé)任。六、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本工傷辦檔案管理部門會同會計機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制《會計檔案銷毀清冊》，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。（二）銷毀程序1.《會計檔案銷毀清冊》報經(jīng)本工傷辦負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門和會計機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。2.監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照《會計檔案銷毀清冊》所列內(nèi)容進(jìn)行清點核對；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在《會計檔案銷毀清冊》上簽名或蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本工傷辦負(fù)責(zé)人。3.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑