PAGE電子會計檔案室管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司電子會計檔案管理，規(guī)范電子會計檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保電子會計檔案的真實、完整、可用、安全，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》、《會計檔案管理辦法》等法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門形成的電子會計檔案的管理。（三）定義1.電子會計檔案：是指公司在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計憑證、電子會計賬簿、電子財務(wù)會計報告等。2.元數(shù)據(jù)：是指描述電子會計檔案的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、大小、創(chuàng)建時間、修改時間、作者等信息，用于支持電子會計檔案的管理和利用。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司電子會計檔案管理工作由財務(wù)部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，實行集中管理，確保電子會計檔案的完整性和一致性。2.安全保密原則：采取有效措施，確保電子會計檔案的安全，防止電子會計檔案被篡改、丟失、泄露等。對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密的電子會計檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。3.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮電子會計檔案的利用需求，提供便捷的查詢、借閱等服務(wù)，提高電子會計檔案的利用效率。二、電子會計檔案的收集與整理（一）收集范圍1.電子會計憑證：包括原始憑證和記賬憑證的電子影像、電子數(shù)據(jù)等，并確保與紙質(zhì)會計憑證內(nèi)容一致。2.電子會計賬簿：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬等各類會計賬簿的電子數(shù)據(jù)。3.電子財務(wù)會計報告：包括月度、季度、年度財務(wù)會計報告的電子數(shù)據(jù)，以及相關(guān)的附注、審計報告等。4.其他電子會計資料：如銀行對賬單、稅務(wù)申報表、財務(wù)分析報告等與會計核算相關(guān)的電子資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照會計核算的要求，及時將形成的電子會計資料傳遞給財務(wù)部門。傳遞過程中應(yīng)確保電子會計資料的完整性和準(zhǔn)確性，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、損壞等情況。2.對于從外部接收的電子會計資料，如發(fā)票、銀行回單等，應(yīng)確保其來源合法、真實有效，并按照規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和數(shù)據(jù)錄入，使其符合公司電子會計檔案管理的要求。（三）整理方法1.分類：按照會計檔案的類別，將電子會計檔案分為電子會計憑證、電子會計賬簿、電子財務(wù)會計報告、其他電子會計資料等類別，并在每類下進(jìn)一步細(xì)分具體的檔案類型。2.編號：為每一份電子會計檔案賦予唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序號等信息，便于管理和查詢。3.元數(shù)據(jù)錄入：對每份電子會計檔案錄入詳細(xì)的元數(shù)據(jù)，包括文件名稱、格式、大小、日期、來源、保管期限等信息，確保元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。4.存儲：將整理好的電子會計檔案按照分類和編號順序存儲在電子存儲設(shè)備中，并建立相應(yīng)的存儲目錄結(jié)構(gòu)，便于快速查找和訪問。三、電子會計檔案的保管（一）保管方式1.電子存儲設(shè)備：采用磁帶、磁盤、光盤、移動硬盤等電子存儲設(shè)備對電子會計檔案進(jìn)行保管。存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.云存儲：可根據(jù)實際情況，選擇安全可靠的云存儲服務(wù)提供商，將電子會計檔案存儲在云端。使用云存儲時，應(yīng)與云服務(wù)提供商簽訂詳細(xì)的服務(wù)協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保電子會計檔案的安全。（二）保管期限1.會計憑證：保管期限為30年。2.會計賬簿：保管期限為30年。3.財務(wù)會計報告：月度、季度財務(wù)會計報告保管期限為10年，年度財務(wù)會計報告永久保管。4.其他會計資料：銀行對賬單、稅務(wù)申報表等保管期限為10年。（三）保管要求1.存儲設(shè)備應(yīng)妥善保管，避免受到損壞、丟失、被盜等情況。存儲設(shè)備應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲的環(huán)境中。2.定期對電子會計檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保存儲設(shè)備的正常運行和數(shù)據(jù)的完整性。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理，并做好記錄。3.對超過保管期限的電子會計檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。鑒定工作應(yīng)由財務(wù)部門牽頭，會同檔案管理部門等相關(guān)人員共同進(jìn)行，確保銷毀的電子會計檔案符合規(guī)定要求。四、電子會計檔案的利用（一）查詢1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢電子會計檔案的，應(yīng)填寫《電子會計檔案查詢申請表》，注明查詢的內(nèi)容、目的、時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交給財務(wù)部門。2.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，及時提供電子會計檔案的查詢服務(wù)。查詢時應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保電子會計檔案的安全。3.對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密的電子會計檔案，未經(jīng)公司授權(quán)，不得對外提供查詢服務(wù)。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱電子會計檔案的，應(yīng)填寫《電子會計檔案借閱申請表》，注明借閱的內(nèi)容、目的、時間、歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交給財務(wù)部門。2.財務(wù)部門應(yīng)對借閱申請進(jìn)行審核，審核通過后，應(yīng)將電子會計檔案提供給借閱人員，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱登記應(yīng)包括借閱日期、借閱人姓名、部門、借閱內(nèi)容、歸還日期等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的電子會計檔案，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借、涂改、損壞等。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還電子會計檔案。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱申請手續(xù)。（三）復(fù)制1.公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制電子會計檔案的，應(yīng)填寫《電子會計檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制的內(nèi)容、目的、數(shù)量等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交給財務(wù)部門。2.財務(wù)部門應(yīng)對復(fù)制申請進(jìn)行審核，審核通過后，應(yīng)按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制，并辦理復(fù)制登記手續(xù)。復(fù)制登記應(yīng)包括復(fù)制日期、復(fù)制人姓名、部門、復(fù)制內(nèi)容、數(shù)量等信息。3.復(fù)制的電子會計檔案應(yīng)與原件一致，并加蓋財務(wù)部門的印章。復(fù)制人員應(yīng)妥善保管復(fù)制的電子會計檔案，不得擅自傳播、泄露等。五、電子會計檔案管理的信息化建設(shè)（一）系統(tǒng)選型1.應(yīng)選擇功能完善、安全可靠、符合公司實際需求的電子會計檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)具備電子會計檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程管理功能，并能夠與公司現(xiàn)有的會計核算系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等進(jìn)行有效集成。2.在系統(tǒng)選型過程中，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行調(diào)研、評估和測試，確保選擇的系統(tǒng)能夠滿足公司電子會計檔案管理的要求。（二）系統(tǒng)實施1.制定系統(tǒng)實施計劃，明確系統(tǒng)實施的步驟、時間節(jié)點、責(zé)任人等信息。系統(tǒng)實施計劃應(yīng)包括系統(tǒng)安裝調(diào)試、數(shù)據(jù)遷移、系統(tǒng)培訓(xùn)、系統(tǒng)上線等環(huán)節(jié)。2.在系統(tǒng)實施過程中，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)工作，確保數(shù)據(jù)的安全。同時，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，使其熟悉系統(tǒng)的操作流程和功能使用，確保系統(tǒng)的順利上線運行。（三）系統(tǒng)維護(hù)1.建立系統(tǒng)維護(hù)管理制度，定期對電子會計檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的正常運行和功能的不斷完善。2.系統(tǒng)維護(hù)人員應(yīng)及時處理系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的問題，對系統(tǒng)的故障進(jìn)行及時修復(fù)。同時，應(yīng)做好系統(tǒng)維護(hù)記錄，包括維護(hù)時間、維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)人員等信息。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司審計部門負(fù)責(zé)對電子會計檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.電子會計檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定要求。2.電子會計檔案的真實性、完整性、準(zhǔn)確性，是否存在篡改、丟失、泄露等情況。3.電子會計檔案管理系統(tǒng)的運行情況，是否存在安全隱患和故障等問題。4.電子會計檔案的鑒定和銷毀工作是否符合規(guī)定程序和要求。（三）檢查方式1.定期檢查：審計部門每年定期對電子會計檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報告，報送公司管理層。2.不定期抽查：審計部門可根據(jù)實際情況，不定期對電子會計檔案管理工作進(jìn)行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（四）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改通知書應(yīng)明確整改的內(nèi)容、要求、期限等信息。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知